Obrazac radnog vremena prema obrascima T-12 i T-13
Dnevni list je kadrovski dokument koji odražava prisustvo/odsustvo zaposlenih na njihovim radnim mjestima. Ukoliko se zaposlenik ne pojavi na poslu, navodi se razlog odsustva. Osim toga, u evidenciju radnog vremena unose se podaci o ukupnom broju dana i sati rada u mjesecu.
U te svrhe koristi se obrazac u obliku T-12 ili T-13. Potonji će se smatrati uzorkom.
Stručno mišljenje
Maria Bogdanova
Više od 6 godina iskustva Specijalizacija: ugovorno pravo, radno pravo, pravo socijalnog osiguranja, pravo intelektualne svojine, parnični postupak, zaštita prava maloljetnika, pravna psihologija
Obaveza poslodavca da vodi evidenciju radnog vremena čak je ugrađena na zakonodavnom nivou - u članu 91. Zakona o radu Ruske Federacije „Koncept radnog vremena“. U 2019. godini, kao i do sada, bit će moguće ići na 2 načina: sami sastavite dokument na osnovu dostupnih uzoraka ili koristite jedinstveni obrazac, koji je odobren Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 5. 2004 br. 1. Za budžetske državne (opštinske) institucije postoji sopstveni oblik izveštaja, odobren naredbom Ministarstva finansija Rusije od 30. marta 2015. br. 52n.
U 2019. godini kalendarski rok čuvanja tablica radnog vremena neće se mijenjati, bit će 5 godina za obične kompanije i firme i čak 75 godina za industrije koje se nalaze na krajnjem sjeveru ili potencijalno predstavljaju povećanu opasnost (teške, opasne i druge preduzeća).
Ne preporučuje se rano zatvaranje radnog lista nekoliko dana prije kraja obračunskog mjeseca. Iako se to često dešava. Na primjer, 27. se potpisuje satnica i svim zaposlenima se daju radni dani od 27. do 30. (31.). Kao rezultat toga, ako se zaposlenik razboli, uzme godišnji odmor o svom trošku itd., može se ispostaviti da mu je isplaćena “dodatna” plaća. U ovom slučaju, morat će se zadržati od obračuna za sljedeći mjesec kao nezarađena avansna isplata zaposlenom na račun plaća (2. dio člana 137. Zakona o radu Ruske Federacije).
Popunjavanje obrasca T-13
Dnevni list se može popuniti na 2 načina:
Zabilježite sve dolaske i izostanke s posla svaki dan (o čemu se govori u nastavku)
Obratite pažnju samo na izostanke, kašnjenja i druge „kršenja“ radne rutine
Na vrhu obrasca navodimo naziv organizacije ili individualnog preduzetnika, broj dokumenta i datum njegove pripreme.
Kolona "Šifra prema OKPO". Kôd OKPO je naznačen prema podacima u obavijesti Rosstata.
Kolona "Izvještajni period". Navodimo vremenski period za koji se dokument sastavlja (obično mjesec dana).
Kolone 2 i 3. Puno ime, radno mjesto i broj osoblja zaposlenog.
Kolona 4. Svi dolasci i izostanci se evidentiraju. Svaki kalendarski dan odgovara posebnoj ćeliji koja se sastoji od dvije ćelije. Gornja ćelija označava slovni kod, a donja ćelija broj radnih sati za ovaj dan, ili se ova ćelija može ostaviti prazna, pod uslovom da se radno vrijeme evidentira u danima.
Svi kodovi (abecedni i numerički) navedeni su na obrascu T-12, a najčešće korišteni kodovi su:
Ja sam radnik sa punim radnim vremenom
B – vikend ili praznik
K – službeno putovanje
B – privremeni invaliditet (bolovanje)
OT – osnovno plaćeno odsustvo
Kolona 5. Gornja ćelija pokazuje broj dana rada za svaku polovinu mjeseca. Na dnu je broj sati odrađenih u istom periodu.
Kolona 6. Prikazani su podaci za cijeli mjesec: gornja ćelija je broj odrađenih dana, donja ćelija je broj odrađenih sati.
Kolona 7-9. Dajte informacije za obračun plata. Ako je za sve zaposlene korišćena jedna vrsta naknade, onda u zaglavlju tabele nalazimo dve kolone: „Šifra vrste plate“ i „Odgovarajući račun“ - i popunjavamo ih relevantnim podacima.
U tom slučaju donji stupci 7 i 8 ostaju prazni. Popunjava se samo kolona 9. A ako je korišćeno više vrsta naknada, onda popunite kolone 7,8,9 i ne dirajte kolone u zaglavlju tabele.
Kolona 7(ako je potrebno). Šifra vrste plaćanja. Kompletna lista kodova je dostupna. Uzorak koristi: 2000 - plaćanje radnih obaveza (plata) i 2012 - regres za godišnji odmor
Kolona 8. Korespondentni račun je naznačen prema računovodstvenom kontnom planu.
Kolona 9. Broj radnih dana i sati u mjesecu koji odgovara ovoj vrsti plaćanja.
Kolona 10, 11, 12, 13. Navodi se podatak o razlozima odsustva i kašnjenja zaposlenih (šifra i broj dana, sati odsustva zaposlenog sa radnog mesta).
- Slika 1 (kliknite za povećanje) -
Zakon o radu Ruske Federacije (član 91) utvrđuje obavezu poslodavca da vodi evidenciju o vremenu rada zaposlenih. U tu svrhu predviđeni su jedinstveni obrasci radnog vremena za 2019. godinu (TURV), odobreni Rezolucijom Državnog odbora za statistiku broj 1 od 5. januara 2004. Upotreba ovih obrazaca nije obavezna, tako da poslodavac može izraditi svoju vlastiti. Obrazac broj T-13 se najčešće koristi, jer se koristi za automatsku obradu akreditiva. U nastavku se nalazi obrazac radnog vremena za 2019.
Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 30. marta 2015. godine br. 52n odobren je OKUD obrazac 0504421 za upotrebu od strane organa javne vlasti (državnih organa), organa lokalne uprave, organa upravljanja državnim vanbudžetskim fondovima, države (opštine) institucije. Istim naredbom utvrđuje se postupak za njegovo popunjavanje i primjenu. Predlažemo da odaberete odgovarajući i preuzmete satnicu (jednostavan obrazac).
Obrazac T-12
Obrazac T-13
Obrazac OKUD 0504421
Kako snimiti radno vrijeme
Za bilo koju dužinu radnog dana, bez obzira na utvrđene režime, radno vrijeme se može prikazati u računovodstvenoj tabeli na dva načina:
- način kontinuiranog evidentiranja prisustva i odsustva sa posla;
- evidentiranjem samo odstupanja (nedolazak, prekovremeni rad, itd.).
Ako je dužina radnog dana (smjene) nepromijenjena, mogu se evidentirati samo odstupanja, jer je ugovorom o radu ili pravilnikom o radu utvrđen broj radnih sati za svaki radni dan.
U slučaju da broj sati rada u različitim danima (smjenama) može biti različit, na primjer, kada se evidentira ukupno odrađeno vrijeme, treba koristiti metod kontinuirane registracije. To će omogućiti da se po isteku obračunskog perioda identifikuje mogući prekovremeni rad, kao i da se prilagodi dalje uključenje zaposlenog u rad u granicama norme za dužinu rada utvrđene za ovu kategoriju.
Zabilješke o radnom vremenu o razlozima odsustva sa posla, skraćenom radnom vremenu ili na inicijativu zaposlenog ili poslodavca, skraćenom radnom vremenu i sl. sastavljaju se na osnovu uredno sačinjene dokumentacije (potvrda o nesposobnosti za rad, uvjerenje o izvršenju državnih ili javnih dužnosti, pismeno upozorenje o zastoju, prijava za rad sa nepunim radnim vremenom, pismena saglasnost zaposlenog u slučajevima utvrđenim zakonom i dr.).
Kako popuniti kalendar radnog vremena (list) za 2019
Prilikom sastavljanja morate se rukovoditi Uputstvima za upotrebu i popunjavanje obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovog plaćanja, odobrenim Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara 2004. br. 1 (u daljem tekstu kao Uputstva). U ovom slučaju se koriste. Dakle, kada se prikazuje količina odrađenog vremena, pored prezimena zaposlenog upisuje se abecedni (I) ili numerički (01) kod, a u donjim redovima je naznačeno trajanje rada. Ako rad prema rasporedu pada noću, tada je moguće dopuniti obrazac kolonama kako biste naznačili potrebne detalje.
Uzorak popunjavanja OKUD obrasca 0504421
Ko popunjava evidenciju radnog vremena?
Dnevni list, čiji prazan obrazac možete preuzeti iznad, popunjava ovlaštena osoba. Ako se TURV za svaku diviziju organizacije vodi zasebno, onda je preporučljivo, prilikom imenovanja odgovorne osobe, izdati nalog u kojem se naznačuje radno mjesto, prezime, ime, patronimija zaposlenika odgovornog za sastavljanje radnog lista za svaki strukturnom odjeljenju i licu koje ga zamjenjuje za vrijeme njegovog odsustva.
Uzorak naloga za imenovanje odgovorne osobe
Vikendi i praznici u izvještaju za 2019
Oni se odražavaju u skladu sa, koji uzima u obzir sve utvrđene praznike i njihove transfere u skladu sa Vladinim uredbama. Slobodni dani za različite kategorije zaposlenih variraju u zavisnosti od radnog rasporeda koji je za njih utvrđen. Knjigovodstveni kod praznika u dokumentu može biti drugačiji. Zavisi od toga kako organizacija plaća ove dane i na osnovu čega su obezbijeđeni.
Slobodan dan u skladu sa rasporedom zaposlenih označen je slovnom (B) ili numeričkom (26) šifrom. To ne utiče na utvrđene plate.
Ako na inicijativu kompanije zaposleni dobiju dodatni slobodan dan, a kompanija im umanji mjesečnu stopu rada, onda zaposleni primaju punu platu, a ove dane kompanija ne isplaćuje. Za takve dane, satnica sadrži alfabetski (B) ili numerički (26) kod.
Drugi slučaj da kompanija ustanovi dodatni slobodan dan je kada zaposleni odu na slobodan dan, a kompanija te dane plaća prema prosjeku. Ispada da radnici primaju platu za odrađene dane, a prosječnu platu za dodatno plaćene slobodne dane. Za takav slučaj, izvještaj sadrži alfabetski (OB) ili numerički (27) kod.
Period skladištenja za evidenciju radnog vremena
Takva računovodstvena tabela je kadrovska isprava koja se odnosi na organizaciju rada, za koju čl. 22.1 Zakona o arhivskom poslovanju utvrđuje se poseban period čuvanja i to:
- pet godina od kraja godine u kojoj je sastavljen, ako je u radnom listu uzet u obzir samo rad onih zaposlenih koji rade u normalnim uslovima rada;
- 50 godina od dana sastavljanja TURV-a, ako je uzeo u obzir rad zaposlenih na štetnim ili opasnim poslovima.
Računovodstvo i porezi
Na osnovu podataka navedenih u tabeli, računovodstvo obračunava plate i razne naknade. Ovi podaci utiču i na plaćanje poreza. Obratimo pažnju na glavne rizike.
Prilikom prolaska poreskih kontrola, uključujući i porez na dohodak, kompanija mora dati pouzdane podatke o broju dana i sati rada svakog zaposlenog kako bi potvrdila ispravnost obračuna. Ukoliko se uoče prekršaji, iznos poreza na dohodak naveden u prijavama smatraće se netačnim, što će povlačiti izricanje kazni.
Na osnovu zarade zaposlenika, organizacija kao poreski agent mora utvrditi da li je ova osoba porezni rezident Ruske Federacije kako bi koristila ispravnu poreznu stopu u obračunu. To je knjižica koja će moći da potvrdi stvarno prisustvo zaposlenog u zemlji. Ovu osobinu posebno bi trebali uzeti u obzir oni poslodavci koji šalju zaposlene na službena putovanja u Bjelorusiju ili Kazahstan, jer se prilikom prelaska ovih granica ne stavljaju oznake u pasoš građanina. Ukoliko dođe do spora, kompanija će moći dokazati da je primijenila ispravnu stopu, zadržala i naplatila porez na dohodak fizičkih lica u cijelosti.
Ispravno popunjavanje radnog lista garantuje kompaniji mogućnost da Fond socijalnog osiguranja obračuna troškove bolovanja, jer neće biti moguće zvanično potvrditi broj odrađenih dana, koji su izuzetno važni pri obračunu ovih iznosa.
Radno zakonodavstvo obavezuje poslodavce da vode evidenciju o odrađenom vremenu zaposlenih. Organizacije, bez obzira na pravni status, i individualni preduzetnici moraju uzeti u obzir odrađene sate. Posebno u tu svrhu Državni odbor za statistiku izradio je i odobrio obrasce radnog vremena N T-12 i N T-13.
Dat ćemo upute za popunjavanje, koje će vam pomoći da ispravno prikažete podatke i racionalno koristite satnicu.
Zašto vam je potreban raspored?
Radno vreme, odobreno Rezolucijom Državnog odbora za statistiku od 5. januara 2004. br. 1, pomaže kadrovskoj službi i računovodstvu preduzeća:
- uzeti u obzir vrijeme koje je zaposleni ili nije radio;
- prati poštivanje rasporeda rada (prisustvovanje, odsustvo, kašnjenje);
- imaju službene podatke o vremenu rada svakog zaposlenog za obračun plata ili izradu statističkih izvještaja.
Pomoći će računovođi da potvrdi zakonitost obračunavanja ili nenaračunavanja plata i iznosa naknada za svakog zaposlenog. Službenik za ljudske resurse mora pratiti prisustvo i, ako je potrebno, opravdati kaznu izrečenu zaposleniku.
Vremenski list se odnosi na oblike dokumenata koji se izdaju zaposleniku prilikom otpuštanja zajedno sa radnom knjižicom na njegov zahtjev (član 84.1 Poreskog zakona Ruske Federacije).
Vrijedi napomenuti da objedinjeni obrasci radnih listova N T-12 i N T-13 nisu potrebni za korištenje od 1. januara 2013. godine. Međutim, poslodavci su dužni da vode evidenciju (dio 4. člana 91. Zakona o radu Ruske Federacije). Organizacije i individualni poduzetnici mogu koristiti i druge načine za kontrolu vremena koje zaposleni provode na poslu. Ali u stvari, format obrasca koji je razvio Gostkomstat prilično je zgodan i nastavlja se svuda koristiti.
Ko vodi evidenciju radnog vremena u organizaciji
Prema Uputstvu za upotrebu i popunjavanje obrazaca primarnih računovodstvenih isprava:
- radnog vremena za 2019. godinu sastavlja i vodi ovlašćeno lice;
- dokument potpisuju šef odjeljenja i zaposlenik za ljudske resurse;
- nakon čega se prenosi u računovodstvo.
Kao što vidimo, pravilnik ne utvrđuje položaj radnika koji vodi evidenciju radnog vremena. Uprava ima pravo imenovati bilo koga da obavlja ovaj zadatak. Za to se izdaje nalog u kojem se navodi položaj i ime odgovorne osobe. Ako se ne izda naredba o imenovanju takvog radnika, obaveza vođenja evidencije mora biti navedena u ugovoru o radu. U suprotnom, nezakonito je zahtijevati od zaposlenika da vodi evidenciju. U velikim organizacijama, takav zaposlenik se imenuje u svakom odjelu. On popunjava obrazac u roku od mjesec dana, daje ga šefu odjela na potpis, koji zauzvrat, nakon provjere podataka, prosljeđuje obrazac kadrovskom službeniku. Zaposlenik odjela za ljudske resurse provjerava podatke, na osnovu njih popunjava dokumentaciju potrebnu za njegov rad, potpisuje radni list i prosljeđuje ga računovođi.
U malim kompanijama se ne prati tako dug lanac - računovodstveni list vodi zaposlenik, a zatim se odmah prenosi u računovodstvo.
Koja je razlika između obrazaca N T-12 i N T-13 Timesheets?
Razlikuju se dva odobrena oblika tema, od kojih se jedan (T-13) koristi u ustanovama i preduzećima u kojima je ugrađena posebna okretnica – automatski sistem koji kontroliše prisustvo zaposlenih. A obrazac T-12 se smatra univerzalnim i sadrži, osim toga, dodatni odjeljak 2. Može odražavati obračune sa zaposlenima u vezi s plaćama. Ali ako kompanija obavlja obračune sa osobljem kao posebnu vrstu računovodstva, odjeljak 2 jednostavno ostaje prazan.
Popunjavanje radnog vremena
Postoje dva načina za popunjavanje radnog lista:
- kontinuirano popunjavanje - sva javljanja i izostanci se evidentiraju svaki dan;
- popunjavanje po odstupanjima - bilježe se samo kašnjenje i nedolazak.
Navedimo kao primjer upute za popunjavanje obrasca T-13 metodom kontinuiranog popunjavanja.
Korak 1 - naziv organizacije i strukturne jedinice
Na vrhu unesite naziv firme (pun naziv individualnog preduzetnika) i naziv strukturne jedinice. To može biti odjel prodaje, odjel marketinga, odjel proizvodnje itd.
Korak 2 - OKPO kod
OKPO je sveruski klasifikator preduzeća i organizacija. Sadržan u bazama podataka Rosstata, sastoji se od:
- 8 cifara za pravna lica;
- 10 cifara za individualne preduzetnike.
Korak 3 - broj dokumenta i datum pripreme
- Broj dokumenta se dodjeljuje redom.
- Datum sastavljanja je obično zadnji dan izvještajnog mjeseca.
Korak 4 - izvještajni period
Radni listovi se dostavljaju mjesečno – u našem slučaju period od prvog do posljednjeg dana avgusta.
Korak 5 - informacije o zaposlenima
Za svakog službenika odjeljenja popunjava se poseban red.
- Serijski broj u izvještaju.
- Prezime i položaj zaposlenog.
- Kadrovski broj se dodjeljuje svakom zaposlenom i koristi se u svim internim računovodstvenim dokumentima. Zaposlenik ga zadržava za cijeli period rada u organizaciji i ne prenosi se na drugu osobu nekoliko godina nakon otpuštanja.
Korak 6 - informacije o prisustvu i broju sati
Za popunjavanje informacija o prisustvu i odsustvu zaposlenika koriste se skraćeni simboli. Naći ćete njihovu listu na kraju članka u posebnom pasusu. U našem primjeru za zaposlenika Petrov A.A. 4 korištene skraćenice:
- I - prisustvo (u slučaju prisustva, broj odrađenih sati se upisuje u donju ćeliju);
- Na vikend;
- K - službeno putovanje;
- OT - odmor.
Korak 7 - ukupan broj dana i sati u mjesecu
- U 5. koloni navedite broj dana i sati rada za svakih pola mjeseca.
- U 6. koloni - ukupan broj dana i sati za mjesec.
Korak 8 - informacije za platni spisak
Šifra vrste plaćanja određuje konkretnu vrstu gotovinskog plaćanja, šifriranu brojevima. Za kompletnu listu kodova pogledajte kraj članka. Primjer koristi:
- 2000 - plata (plate);
- 2012 - godišnji odmor.
- Korespondentni račun je računovodstveni račun sa kojeg se otpisuju troškovi za određenu vrstu naknade. U našem slučaju račun za otpis plata, putnih naknada i regresa je isti.
- Kolona 9 pokazuje broj dana ili sati rada za svaku vrstu naknade. U našem slučaju u gornju ćeliju se upisuju dani pohađanja i službena putovanja, a u donju ćeliju dani odmora.
Ako je jedna vrsta naknade (plate) primjenjiva na sve zaposlene u toku mjeseca, tada se na vrhu ispisuje šifra vrste plaćanja i broj računa, kolone 7 i 8 se ostavljaju prazni, ukazujući samo na odrađene dane ili sate. u koloni 9. Ovako:
Korak 9 – informacije o razlozima i vremenu nedolaska
Kolone 10-12 sadrže šifru razloga izostanka i broj sati odsustva. U našem primjeru, zaposlenik je bio odsutan 13 dana:
- 3 dana - zbog službenog puta;
- Bio sam na odmoru 10 dana.
Korak 10 - potpisi odgovornih lica
Računovodstveni list se potpisuje na kraju mjeseca:
- zaposlenik zadužen za održavanje;
- Šef odjela;
- kadrovski radnik.
Kako označiti odmor na evidenciji radnog vremena
Prije nego što označite godišnji odmor na svom rasporedu, važno je znati sljedeće:
- koju vrstu odsustva navesti;
- period odmora - od kog datuma do kog datuma zaposlenik odmara;
- koja metoda se koristi za popunjavanje radnog lista - kontinuirano ili se bilježe samo odstupanja?
Različite vrste odsustva označene su u izvještajnom kartonu sljedećim skraćenicama:
|
redovno plaćeno odsustvo |
|
|
dodatno plaćeno |
|
|
administrativno (bez uštede plate) |
|
|
obrazovni sa zadržanom platom |
|
|
obuka na radnom mjestu (skraćeni dan) |
|
|
obrazovne bez uštede plate |
|
|
za trudnoću i porođaj |
|
|
čuvanje djece do 3 godine |
|
|
bez uštede plate u slučajevima predviđenim zakonom |
|
|
dodatno bez uštede plate |
Kada koristite oba načina popunjavanja radnog lista, simbol godišnjeg odmora se stavlja za svaki dan odsustva zaposlenog. Samo što se kod kontinuirane metode preostali dani popunjavaju skretnicama (uslovna šifra “I”), a kada se koristi metoda uzimanja u obzir odstupanja ostaju prazni.
Ostale oznake i šifre u tabeli
Slovne oznake koje se koriste u radnom listu prikazujemo u obliku tabela.
Prisustvo na radnom mestu:
Odsustvo sa posla:
|
privremeni invaliditet (bolovanje) uz isplatu naknade |
|
|
privremeni invaliditet bez isplate naknade |
|
|
skraćeno radno vrijeme u slučajevima predviđenim zakonom |
|
|
prisilni izostanak zbog nezakonitog udaljenja (otpuštanja) |
|
|
nedolazak u vezi sa vršenjem državnih (javnih) dužnosti |
|
|
izostanak bez opravdanog razloga |
|
|
skraćeno radno vrijeme |
|
|
vikendom i državnim praznicima |
|
|
dodatno plaćeni slobodan dan |
|
|
dodatni neplaćeni slobodan dan |
|
|
štrajk |
|
|
nepoznat razlog odsustva |
|
|
zastoja zbog krivice poslodavca |
|
|
zastoja zbog razloga van bilo čije kontrole |
|
|
zastoja zbog krivice zaposlenog |
|
|
suspenzija sa posla (plaćena) |
|
|
otpuštanje bez zadržavanja plate |
|
|
obustava rada u slučaju kašnjenja plate |
Mi ćemo samo dati osnovni digitalni kodovi vrsta naknada(Puna lista nalazi se u Naredbi Federalne poreske službe Rusije od 13. oktobra 2006. N SAE-3-04/):
Popunjen uzorak radnog vremena
Razmotrimo u članku šta je tablica radnog vremena i koji se obrasci koriste. Pravila za popunjavanje radnog lista, primjer popunjavanja. Identificirat ćemo glavne poteškoće prilikom popunjavanja radnih listova, što može dovesti do grešaka pri obračunu plaća.
Tablica radnog vremena je dokument koji odražava broj sati koje je svaki zaposlenik odradio i broj odsutnosti mjesečno za svakog zaposlenog u organizaciji. Na osnovu toga se vrše proračuni.
Sve organizacije su obavezne da vode evidenciju radnog vremena.
Za evidentiranje radnog vremena postoje dva jedinstvena obrasca T-12 i T-13, odobrena od strane Državnog komiteta za statistiku Rusije.
Obrazac T-12 koristi se ne samo za evidentiranje radnih sati, već i za obračun zarada. Stoga, u malim preduzećima, kada računovođa vodi i kadrovsku službu, koriste ovaj obrazac T-12.
Kada su potrebne informacije samo o broju odrađenih sati i izostanaka, onda koristite ili prvi dio obrasca T-12 ili obrazac T-13.
Za evidentiranje radnog vremena možete koristiti bilo koji obrazac.
Pravila za popunjavanje radnog lista
Dnevni list popunjava službenik za ljudske resurse, a ako preduzeće nema odjel za ljudske resurse, tada tabelu vodi službenik računovodstva.
Prilikom popunjavanja radnog lista, ne zaboravite navesti naziv organizacije i strukturne jedinice.
“Broj dokumenta” i “Datum sastavljanja” moraju biti popunjeni
U ćeliju “Period izvještaja” upisujemo početak i kraj mjeseca za koji se vodi obračun radnog vremena.
- serijski broj;
– prezime, inicijale, položaj (specijalnost ili profesija);
- Broj osoblja;
– napomene o dolasku i odsustvu sa posla po danima u mjesecu
Gornji red tabele sadrži alfabetsku ili numeričku šifru radnog vremena za svaki dan u mesecu (pojavljivanje, službeno putovanje, itd.). Broj sati za njih je zabilježen na dnu. Na primjer, ako je zaposlenik 3. jula 2014. godine radio punu smjenu, onda se u radni list za juli, u ćeliju sa brojem 3 nasuprot prezimena zaposlenog, upisuje šifra „I“ i 8 radnih sati. Ako je zaposlenik tog dana bolestan, onda je potrebno upisati „B“, a pošto nije imao radno vrijeme, donja ćelija se ne popunjava ili se upisuje kao 0.
– srednji i konačni rezultati;
– ako nema dolazaka, napomene o nedolasku su naznačene iz razloga.
Na kraju radnog lista vodimo računa da postoji potpis osobe odgovorne za popunjavanje radnog lista, kao i potpis rukovodioca strukturne jedinice i službenika za ljudske resurse.
Osnovni kodovi za popunjavanje radnog lista
| Vrsta radnog vremena | Slovni kod | Digitalni kod |
| Radni dan | I | 01 |
| Poslovno putovanje | TO | 06 |
| Godišnje osnovno plaćeno odsustvo | OD | 09 |
| R | 14 | |
| Roditeljsko odsustvo do navršene tri godine života djeteta | rashladna tečnost | 15 |
| Neplaćeno odsustvo odobreno zaposlenom uz dozvolu poslodavca | PRIJE | 16 |
| Privremeni invaliditet sa dodjelom naknada u skladu sa zakonom | B | 19 |
| IN | 26 | |
| Izostanci iz nepoznatih razloga (dok se ne razjasne okolnosti) | NN | 30 |
Nestandardne situacije prilikom popunjavanja radnog lista
1. Zaposleni se razbolio na godišnjem odmoru.
Nakon godišnjeg odmora, zaposleni se vratio na posao i obezbijedio bolovanje za vrijeme bolovanja. U knjižicu se umjesto odsustva (OT) upisuje oznaka privremene nesposobnosti (B) od prvog dana bolovanja, a samo odsustvo se produžava za vrijeme bolovanja.
Postoje slučajevi kada zaposlenik nastavi da bude bolestan i nakon završetka godišnjeg odmora, nakon što je upozorio poslodavca. S obzirom da riječi zaposlenika nisu osnova za popunjavanje radnog lista, stoga nakon godišnjeg odmora postavljamo izostanke iz nepoznatih razloga (NU). Nakon što zaposlenik pruži bolovanje, period korigujemo na šifru B.
2. Zaposleni je imao praznike tokom perioda godišnjeg odmora.
Zaposleni je, na primjer, bio na godišnjem odmoru od 1. juna do 29. juna 2014. godine. U tablicu radnog vremena upisujemo šifru OT za period glavnog godišnjeg odmora, dok je 12. jun označen šifrom B (neradni praznik), pošto se ovaj dan ne uračunava u plaćeni godišnji odmor.
U svakoj organizaciji obavezno je voditi evidenciju radnog vremena. Pravila za dizajn ovog dokumenta, njegova svrha i gotov primjer koji se može koristiti kao uzorak - sve je to objašnjeno u nastavku.
Uzorak obrasca možete preuzeti na kraju članka.
Planirano trajanje smjene i ukupan broj radnih dana u mjesecu gotovo uvijek će se razlikovati od stvarno odrađenih sati i dana. Da bi se zabilježila činjenica, vodi se evidencija radnog vremena: ona vam omogućava da prikupite sve informacije o radnom vremenu koje je stvarno odrađeno.
Svrha ovog dokumenta je dvostruka:
- Dobijte informacije o cijelom radnom periodu.
- Dobijte podatke o nedolasku za isti period.
Takve informacije bit će korisne, prije svega, računovođi. Nekim inspektorima će također biti potrebne informacije - odgovarajući opis je dat u tabeli.
| računovođa | obračun svih isplata koje je potrebno prenijeti zaposlenima: plata, regres, putni dodatak itd. |
| predstavnik Federalne poreske službe | inspektore zanima ispravnost obračuna uplata i poreza na njih: često se u firmi provjeravaju da li je podcijenjena poreska osnovica |
| Službenik FSS | odrađeno vrijeme je od interesa za fond u vezi s obračunom socijalnih davanja (na primjer, čuvanje djece) |
| inspektor rada | inspektore zanima da li su povrijeđena prava radnika |
| Predstavnik Rosstata | Zaposlenici Rosstata prikupljaju statističke podatke - na primjer, koristeći informacije iz izvještaja, sastavljaju jedan |
Forma: obrazac i uzorak
Svaka kompanija ima pravo koristiti ili svoj uzorak ili voditi evidenciju radnog vremena putem posebnog obrasca T-12. Njegov oblik možete uzeti kao osnovu (dat je u nastavku) i prilagoditi ga potrebama kompanije.
Dokument se sastoji od 3 glavna dijela:
- Naslovna strana pruža jedinstven sistem šifri, koje se koriste za označavanje, na primjer, dodatnih slobodnih dana (za prekovremeni rad), bolovanja, zastoja zbog krivnje poslodavca itd. Svaka okolnost ima alfabetsku i numeričku šifru.
- Drugi (tabelarni) dio je stvarno evidentiranje radnog vremena. Obavlja se svakodnevno (uključujući vikende i praznike).
- I treći dio je također predstavljen u obliku tabele. Daje informacije o isplatama plata (iznosi, sati i dani, stopa).
Ovako izgleda prazan obrazac T-12.
Uz obrazac T-12, postoji i T-13. Nedostaje mu posljednji (treći) dio – odnosno ovaj dokument je običan satnica za evidentiranje radnog vremena, bez obračuna plata. Završeni primjer dokumenta prikazan je ispod.
Procedura
Dokument vode posebno imenovani zaposleni: oni evidentiraju radno vrijeme za svaki dan. Po pravilu, osoba odgovorna za ispravnu registraciju je direktor strukturne jedinice (na primjer, odjela prodaje). Njegov zamjenik također može dijeliti odgovornost. Ako je kompanija dovoljno velika, uvode posebnu poziciju mjeritelja vremena, koji bilježi sve podatke.
U svakom slučaju, odgovorne osobe uvijek imenuje rukovodilac, o čemu se izdaje odgovarajuća naredba (besplatan uzorak) - na primjer dokument prikazan ispod.
BILJEŠKA. Sva odgovorna lica moraju pročitati tekst naredbe i potpisati je i datirati.
Općenito, redoslijed izgleda ovako:
- Odgovorno lice evidentira podatke za svaki dan.
- Nakon što je završen (nakon mjesec dana), dokument se šalje u HR odjel.
- Nakon odjela za ljudske resurse ulazi u odjel računovodstva.
- Posljednji potpis ostaje kod rukovodioca strukturne jedinice.
BILJEŠKA. Kada je dokument kompletiran i potpisan od strane svih odgovornih lica, on se arhivira i šalje u arhiv na čuvanje. Minimalni rok trajanja je 5 godina. Ali ako se rad u poduzeću obavlja u opasnim i štetnim uvjetima, vrijeme skladištenja se značajno povećava - najmanje 75 godina.
Kako popuniti satnicu: upute korak po korak
Prilikom popunjavanja koristi se jedinstveni sistem notacije. U evidenciji radnog vremena evidentira se odrađeno vrijeme u skladu s pravilom „jedna pozicija se dodjeljuje jednoj poziciji“. U obzir se uzimaju samo oni zaposlenici koji imaju ugovor o radu, uključujući interne radnike sa skraćenim radnim vremenom - za njih se, posebno, podaci moraju unijeti dva puta.
Podaci za sljedeće zaposlene se ne uzimaju u obzir:
- radnici nezvanično;
- vanjski radnici sa skraćenim radnim vremenom;
- rad na osnovu građanskog ugovora.
Postupak popunjavanja zahtjeva pravilan dizajn naslovne stranice i stvarnog tabelarnog dijela.
Naslovna strana
Ovdje su zabilježene sljedeće informacije:
- Naziv kompanije (kratka verzija je dozvoljena, na primjer, Alpha LLC).
- Šifre za OKUD i OKPO.
- Broj – kompanija bira sopstveni sistem numerisanja. Na primjer, uobičajena opcija je dodjeljivanje brojeva uzastopno tokom kalendarske godine.
- Izvještajni period – tj. mjesec sa datumom početka i završetka održavanja dokumenata.
- Pod datumom sastavljanja podrazumijevamo posljednji dan nakon kojeg ga moraju potpisati svi odgovorni zaposleni. Zatim dokument ide u arhivu.
Tablični dio
Ovdje morate popuniti sva polja:
Informacije za obračun plate
Ako se vodi obrazac T-12, popunjava se i ova rubrika. Ovdje se bilježe podaci uglavnom o 2 oblika plaćanja:
- Stvarna plata (označena 4-cifrenom šifrom 2000).
- Uplate za dane godišnjeg odmora (označeno kodom 2012).
Svi iznosi se terete sa takozvanog korespondentnog računa - biće isti, bez obzira na vrstu plaćanja.
Kao i obično, radno vrijeme se evidentira na osnovu ukupnog broja dana i sati.
Na kraju dokumenta svi ovlašćeni radnici potpisuju:
- osoba koja vodi dokument (ako postoji)
- HR predstavnik;
- šef odjeljenja.
Video uputstva za registraciju
Video komentar popunjavanja:
Dodatni list
Postoji nekoliko slučajeva kada sam satnica nije dovoljna, jer računovodstvo uključuje evidentiranje dodatnih informacija. Zatim biste trebali nacrtati još jedan list:
- Ako zaposlenik da otkaz sredinom mjeseca ili na početku. U tom slučaju se svi stvarno odrađeni dani i sati evidentiraju na dodatnom listu. A na obrascu bilježe “Razriješen” tačno na dan kada je došlo do otkaza. Zatim se dokument dostavlja zajedno sa dodatnim listom.
- Također će biti potrebno kada zaposlenik nije radio, ali nije uspostavio kontakt i nije obavijestio razloge svog odsustva. Ako se nikada nije pojavio (ili nije uzeo dokumenta koja potvrđuju valjanost razloga), a došlo je vrijeme za predaju dokumenta, upisuje se šifra 30 (slovna oznaka “NN”).
U takvim slučajevima, bolje je sve oznake napraviti olovkom. Ako se kasnije ispostavi da je zaposlenik, na primjer, dobio bolovanje, treba staviti oznaku na šifru 19 (slovo „B“).
Sumirano računovodstvo: karakteristike obračuna
Ako se normalan broj sati (8 sati dnevno i 40 sati sedmično) ne može održati, onda se ukupna količina stvarno odrađenog vremena utvrđuje kao jednostavan zbir. Ova procedura postoji u preduzećima koja:
- rad 24 sata, u smjenama;
- koristite fleksibilan raspored;
- organizovati rotacioni rad.
Tada glavni koncept postaje obračunski period. – kalendarski mjesec, 1. kvartal ili cijela godina. Određeni interval se bira u zavisnosti od karakteristika preduzeća. Na primjer, ako se očekuje rad u opasnim i štetnim uvjetima, tada se kao osnova uzima period od 1 kvartala.
Ako zaposlenik u bilo kojem vremenskom periodu nije obavljao posao iz valjanih razloga, onda se ovo vrijeme ne uzima u obzir (tj. potpuno se isključuje).
Nestandardne situacije: šta učiniti
U većini slučajeva, sastavljanje dokumenta je prilično jednostavno, jer se računovodstvo zasniva na ravnomjernoj, ravnomjernoj raspodjeli radnog vremena za svakog zaposlenog. Međutim, ovaj red se često krši zbog određenih okolnosti, na primjer:
- Ako kolega zatraži slobodno, a menadžer se ne protivi, tada se evidentiraju samo stvarno odrađeni sati (u cijelim brojevima). Odsustvo je označeno oznakom “I” ili dva broja “01”.
- Ako je bolestan, onda stavljaju "B", a polja na dnu ostavljaju prazna. Naravno, bolovanje je obavezan uslov za takvu belešku.
- Ako je bilo planirano, a zaposleni ga je uzeo po dogovoru, u skladu sa dosadašnjom procedurom, stavili su oznaku “NV” (u digitalnoj verziji šifra “28”). Postoje trenuci kada su pravi razlozi odsustva privremeno nepoznati. Tada možete staviti "NN", ali ako situacija postane jasna, odabire se odgovarajuća oznaka, a "NN" se precrtava.
- Ako je kolega otišao na službeni put, označite „K“. Kada se službeno vrati i počne sa svojim uobičajenim dužnostima, stavili su slovo “I”.
Kako napraviti promjene
Evidentiranje radnog vremena podrazumijeva evidentiranje informacija koje se mogu mijenjati u toku dana ili sedmice, stoga je u radnom listu predviđena mogućnost izmjene. Moraju se izvršiti korekcije kako bi se odrazilo činjenično stanje, čija je istina dokumentirana.
Postoje 2 načina da izvršite ispravke:
- Netačnosti su dozvoljene, ali je dokument dopunjen takozvanim ispravnim obrascem. Oba rada se predaju na verifikaciju zajedno.
- Originalni dokument je ispravljen, ali se ne sastavlja dodatni obrazac. Zatim morate pažljivo precrtati sve netočne podatke. To se radi pomoću vodoravne linije. Ako se u susjednim poljima nalaze pogrešne informacije, jedan red se precrtava.
U tom slučaju mora se napraviti odgovarajući unos koji detaljno objašnjava situaciju, na primjer.
