Ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ οργανισμών. Συμφωνία για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων Πρόσθετη συμφωνία για το δείγμα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων

Οργάνωση

Τεχνολογία

Στοιχεία επικοινωνίας

Σημείωμα

JSC "CenterInform"

"Kontur-Extern"

Επικοινωνία τηλ. 740-54-05 - Τμήμα σύνδεσης

CJSC "Certificate CENTER"

PP "Comita-Report"

Επικοινωνία τηλ.

LLC "Εταιρεία "Tensor"

"SBIS++ Ηλεκτρονική αναφορά"

Επικοινωνία τηλ.

ΑΡΓΟΣ Ε.Π.Ε

www.argos-nalog.ru

ΕΔΣ «Άργος - Φορολογούμενος»

Επικοινωνία τηλ.

Taxkom LLC

PC "Sprinter"

Επικοινωνία τηλ.

CJSC Kaluga Astral

www.astralnalog.ru

PC "Astral Report"

Επικοινωνία τηλ.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "Sphere"

Επικοινωνία τηλ.

LLC "Certification Center GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

Η/Υ "Taxnet-Referent"

Επικοινωνία τηλ.

8-800-50-50-50-2 (δωρεάν κλήση)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"Μεταφορέας"

Επικοινωνία τηλ. γραφεία αντιπροσωπείας στην Αγία Πετρούπολη

Ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών - πώς λειτουργεί; Ποια έγγραφα μπορούν να ανταλλάσσονται ηλεκτρονικά, πώς να συνάψετε μια συμφωνία με έναν αντισυμβαλλόμενο για τη δημιουργία ηλεκτρονικής αλληλεπίδρασης και τι πρέπει να περιλαμβάνεται στους κανονισμούς; Αυτό θα συζητηθεί στο υλικό μας.

Ένα σημαντικό στοιχείο κάθε ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων είναι ένα ηλεκτρονικό έγγραφο. Για να δοθεί νομικά σημαντική ισχύς σε ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε σε ηλεκτρονική μορφή, και τα δύο μέρη στη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων πρέπει να του παράσχουν 3 σημαντικές ιδιότητες. Το ηλεκτρονικό έγγραφο πρέπει:

• Έχετε τα απαιτούμενα στοιχεία.
• Συμμορφωθείτε με την εγκεκριμένη μορφή.
• Επικυρωμένο με την υπογραφή του υπεύθυνου.

Εάν εσείς και ο αντισυμβαλλόμενός σας έχετε οργανώσει τη δημιουργία ηλεκτρονικών εγγράφων σε καθιερωμένη μορφή στις επιχειρήσεις σας, είναι απαραίτητο να διασφαλίσετε τεχνικά την ηλεκτρονική σας αλληλεπίδραση μαζί τους. Πώς να το κάνετε αυτό;

Προκειμένου δύο χωριστά συστήματα να ανταλλάσσουν αμοιβαία και αποτελεσματικά έγγραφα, είναι απαραίτητο να καθοριστούν όλες οι αποχρώσεις της ροής εγγράφων σε ειδικούς κανονισμούς.

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να υπολογίσετε ποια ηλεκτρονικά έγγραφα πρέπει να υπογραφούν με απλή ηλεκτρονική υπογραφή και ποια με ενισχυμένη. Οι νομικά επιτρεπόμενοι τύποι ηλεκτρονικών υπογραφών φαίνονται στο σχήμα.

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων με αντισυμβαλλόμενους ενδέχεται να περιλαμβάνει έγγραφα διαφορετικού βαθμού σημασίας και εμπιστευτικότητας. Για παράδειγμα, οι πιο αυστηρές απαιτήσεις ισχύουν για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια: πρέπει να υπογράφονται αποκλειστικά από το UKEP και να αποστέλλονται μέσω χειριστή EDI (Διαταγή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 10 Νοεμβρίου 2015 Αρ. 174n). Και για τα εσωτερικά έγγραφα της εταιρείας, η χρήση UKEP δεν είναι υποχρεωτική. Επομένως, η ίδια η εταιρεία αποφασίζει ποια υπογραφή θα χρησιμοποιηθεί για την υπογραφή αυτού ή εκείνου του εσωτερικού εγγράφου.

Οι κανονισμοί για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων πρέπει να καθορίζουν τη διαδικασία υπογραφής ηλεκτρονικών εγγράφων και να περιγράφουν τον κύκλο των υπευθύνων που έχουν το δικαίωμα να τα υπογράφουν.

Αφού επιλύσετε όλα τα ρυθμιστικά ζητήματα με τους αντισυμβαλλομένους, πρέπει να επιλέξετε έναν χειριστή ΕΤΑ μέσω του οποίου θα ανταλλάξετε ηλεκτρονικά έγγραφα και θα συνάψετε συμφωνία μαζί τους. Επιπλέον, θα χρειαστεί να επιλύσετε άλλα προβλήματα:

• Οργανώστε ένα ηλεκτρονικό αρχείο ληφθέντων και απεσταλμένων ηλεκτρονικών εγγράφων.
• Κάντε προσθήκες στη λογιστική πολιτική σχετικά με τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.
• Παροχή ηλεκτρονικών υπογραφών στους υπεύθυνους.
• Επίλυση άλλων οργανωτικών και τεχνικών θεμάτων που είναι απαραίτητα για την αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος.

Ανταλλαγή εγγράφων με τη μορφή σαρωμένων εικόνων: πώς και πότε είναι δυνατό

Η ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ αντισυμβαλλομένων με τη μορφή των σαρωμένων εικόνων τους εφαρμόζεται σε εταιρείες εδώ και πολύ καιρό - από την εμφάνιση των διαφόρων ταχυδρομικών υπηρεσιών του Διαδικτύου. Για να το κάνετε αυτό, δεν χρειάζεστε ειδικά προγράμματα ή σύνδεση με χειριστές EDF. Ωστόσο, η ευκολία χρήσης αυτής της μεθόδου ανταλλαγής εγγράφων έχει ορισμένα σημαντικά μειονεκτήματα:

• Αδυναμία εξασφάλισης εγγυημένης ασφάλειας πληροφοριών.
• Σημαντικές δαπάνες χρόνου και εργατικών πόρων για τη μετατροπή ενός έντυπου εγγράφου σε ηλεκτρονική σαρωμένη εικόνα.
• Η ανάγκη για μετέπειτα εκτύπωση του εγγράφου.
• Αδυναμία γρήγορης ανταλλαγής συμφωνηθέντων εγγράφων.
• Άλλα μειονεκτήματα (έλλειψη δυνατότητας παρακολούθησης του εγγράφου, καθυστερήσεις στην έγκριση από την ιεραρχία στην εταιρεία κ.λπ.).

Αυτό οδηγεί σε περιορισμό του πεδίου εφαρμογής αυτής της μεθόδου ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων μεταξύ οργανισμών. Η ανταλλαγή σαρωμένων εικόνων χρησιμοποιείται κυρίως για εκείνους τους τύπους εγγράφων που δεν είναι νομικά σημαντικά για την εταιρεία. Και αποστέλλονται ηλεκτρονικά στον αντισυμβαλλόμενο μόνο για την επιτάχυνση της αλληλεπίδρασης (εκπλήρωση των όρων των συμβολαίων ή επίλυση τρεχόντων επιχειρηματικών προβλημάτων). Ταυτόχρονα, το πρωτότυπο σε χαρτί αποστέλλεται με ταχυδρομείο ή υπηρεσία ταχυμεταφορών.

Πότε χρειάζεστε μια εφαρμογή για να συνδεθείτε σε ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων;

Μερικές φορές, για τους σκοπούς της εξωτερικής αλληλεπίδρασης με τα ενδιαφερόμενα μέρη, μια εταιρεία πρέπει να συμπληρώσει μια αίτηση σύνδεσης με τη διαχείριση ηλεκτρονικής εγγράφων και μια σειρά άλλων εγγράφων χρησιμοποιώντας μια ειδική φόρμα. Οι περισσότερες εταιρείες αντιμετωπίζουν την ανάγκη να συμπληρώσουν μια τέτοια αίτηση κατά την υποβολή ηλεκτρονικών εκθέσεων στο Ταμείο Συντάξεων.

Στην περίπτωση αυτή, οι συμμετέχοντες στη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων δεν θα είναι επιχειρηματικοί εταίροι, αλλά η εταιρεία και το ταμείο εκτός προϋπολογισμού. Η αίτηση δεν μπορεί να γραφτεί σε οποιαδήποτε μορφή - το έτοιμο υπόδειγμά της βρίσκεται στον ιστότοπο του Ταμείου Συντάξεων. Θα πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα δεδομένα:

• Στοιχεία της εταιρείας που συνάπτει ηλεκτρονική αλληλεπίδραση με το ταμείο.
• Πληροφορίες σχετικά με τον πάροχο τηλεπικοινωνιών και το εργαλείο κρυπτογραφικής προστασίας πληροφοριών που χρησιμοποιείται.

Όμως μια αίτηση για ηλεκτρονική αλληλεπίδραση με το ταμείο δεν αρκεί. Είναι επίσης απαραίτητο:

1. Πριν συμπληρώσετε την αίτηση, επιλέξτε ένα διαπιστευμένο κέντρο πιστοποίησης που παρέχει τις τεχνικές αποχρώσεις της σύνδεσης ροής εγγράφων μέσω TCS και στη συνέχεια σύναψης σύμβασης (συμφωνίας) μαζί του για την παροχή υπηρεσιών για τη μεταφορά ηλεκτρονικών εγγράφων.
2. Αφού υποβάλετε την αίτηση και τον ελέγξετε από τους ειδικούς του ταμείου, συνάψτε συμφωνία με το PRF για τη σύνδεση με τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Μπορείτε να κατεβάσετε το έντυπο από τον ιστότοπο του ιδρύματος.

Η ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών των εταιρειών με το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας σάς επιτρέπει να παρέχετε εξατομικευμένες λογιστικές πληροφορίες χωρίς να επισκεφθείτε το ταμείο, να εντοπίζετε και να διορθώνετε έγκαιρα σφάλματα στην αναφορά και να επιλύετε μια σειρά άλλων προβλημάτων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ηλεκτρονική αλληλεπίδραση με το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσίας, δείτε αυτό το υλικό.

Η ίδια η εταιρεία καθορίζει τον τρόπο μετάβασης σε ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων με αντισυμβαλλόμενους. Αλλά σε κάθε περίπτωση, αυτή είναι μια διαδικασία διαπραγμάτευσης. Η πρόταση για μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μπορεί να αποφασιστεί προφορικά, με τη μορφή γραπτής πρόσκλησης από έναν από τους επιχειρηματικούς εταίρους ή με την υπογραφή ειδικής συμφωνίας.

Για να προσκαλέσετε εγγράφως τον αντισυμβαλλόμενό σας να δημιουργήσει ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, μπορείτε να του στείλετε μια επιστολή. Η αποστολή τέτοιων επιστολών βοηθά μια εταιρεία με μεγάλη ροή εγγράφων να προσκαλεί νέους και υπάρχοντες συνεργάτες σε ηλεκτρονική αλληλεπίδραση.

Στο κείμενο της επιστολής, πρέπει να ενημερώσετε τον αντισυμβαλλόμενο σε συνοπτική μορφή:

• Για τη νομικά θεσπισμένη δυνατότητα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
• Τα πλεονεκτήματά του.
• Έντυπα εγγράφων που προγραμματίζεται να ανταλλάσσονται ηλεκτρονικά.
• Απαιτούμενες ενέργειες για τη μετάβαση σε αυτό το σύστημα.

Ένα δείγμα επιστολής σχετικά με τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (απόσπασμα) παρουσιάζεται παρακάτω.

Χωρίς να αλλάξετε το κείμενο της επιστολής και να αντικαταστήσετε μόνο τα στοιχεία των αντισυμβαλλομένων, μπορείτε να τους ενημερώσετε γρήγορα για την επιθυμία σας να οργανώσετε μια αμοιβαία ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων.

Συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ νομικών προσώπων

Οι αντισυμβαλλόμενοι μπορούν να καθορίσουν τις αποχρώσεις της αλληλεπίδρασης χωρίς χαρτί σε μια ξεχωριστή συμφωνία για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Πώς να το συνθέσετε;

Η νομοθεσία δεν θεσπίζει ειδικές απαιτήσεις για τη μορφή και το περιεχόμενο μιας συμφωνίας για τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ νομικών προσώπων. Επομένως, η σύνθεση και το περιεχόμενό του καθορίζονται από τους συμμετέχοντες. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι απαραίτητο να συμμορφωθείτε με το ύφος και τη δομή που είναι κοινά σε τέτοια έγγραφα (είναι απαραίτητο να περιγραφεί το αντικείμενο της συμφωνίας, η περίοδος ισχύος, οι λεπτομέρειες των μερών και άλλα θέματα).

Το παρακάτω σχήμα δείχνει τα κύρια (πιθανά) τμήματα μιας τέτοιας συμφωνίας.

Για να δημιουργηθεί η ηλεκτρονική αλληλεπίδραση, είναι απαραίτητο να συμφωνήσουμε για τις αποχρώσεις της. Αυτό μπορεί να γίνει προφορικά, με αποστολή επιστολής ή/και υπογραφή ξεχωριστής συμφωνίας. Θα χρειαστεί επίσης να επιλυθούν ορισμένα σχετικά ζητήματα (να προδιαγράψετε τη διαδικασία για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων, να εντοπίσετε υπεύθυνα πρόσωπα, να τους παράσχετε ηλεκτρονική υπογραφή κ.λπ.).

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (EDF) είναι ένας γρήγορος τρόπος ανταλλαγής πληροφοριών με βάση τη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων με εικονικές υπογραφές. Έχει κερδίσει από καιρό την αναγνώριση στις ανεπτυγμένες χώρες του κόσμου ως αποτελεσματικό εργαλείο για επιχειρησιακές επιχειρήσεις.

Η ουσία

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών είναι ένα σύνολο διαδικασιών για τη δημιουργία, επεξεργασία, αποστολή, μεταφορά, λήψη, αποθήκευση, χρήση και καταστροφή εγγράφων. Όλες αυτές οι διαδικασίες εκτελούνται αφού ελεγχθεί η ακεραιότητα και επιβεβαιωθεί ότι τα έγγραφα έχουν παραληφθεί.

Οι κανόνες για τη ροή εγγράφων μεταξύ νομικών προσώπων διενεργούνται με συμφωνία των μερών. Οι πληροφορίες ανταλλάσσονται μέσω τηλεπικοινωνιών και τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικά μέσα. Η περίοδος αποθήκευσης των λογιστικών πληροφοριών δεν πρέπει να υπερβαίνει αυτή που ορίζει ο νόμος.

Οι οργανισμοί μπορούν να ανταλλάσσουν επίσημα και άτυπα έγγραφα μεταξύ τους με υπογραφές των συμμετεχόντων. Στον τομέα της επιχειρηματικής δραστηριότητας, αυτά μπορεί να είναι: τιμολόγια, συμφωνίες, τιμολόγια, παραγγελίες, γνωστοποιήσεις, πληρεξούσια κ.λπ. Οι πληροφορίες μπορούν να μεταδοθούν με τη μορφή κειμένου, πίνακα και αρχείων γραφικών.

Ο σκοπός της εφαρμογής EDI

Προϋποθέσεις για την εφαρμογή του EDI μπορεί να είναι:

• μείωση της συνήθους εργασίας·
• μείωση της απώλειας εγγράφων·
• "διαφανή" εργασία με έγγραφα.
• αύξηση της πειθαρχίας απόδοσης - παροχή εγγράφων εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου κ.λπ.

Μερικοί από τους ποσοτικούς στόχους περιλαμβάνουν:

• Μείωση του χρόνου επεξεργασίας εγγράφων κατά 10 φορές.
• Μειώστε τα έξοδα γραφείου στο μισό.

Ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ οργανισμών: πώς λειτουργεί

Σύμφωνα με την εσωτερική νομοθεσία, η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών πραγματοποιείται κατόπιν συμφωνίας των δύο μερών. Για την ανταλλαγή δεδομένων, είναι απαραίτητο όλοι οι συμμετέχοντες να είναι συνδεδεμένοι με τον εξοπλισμό ενός χειριστή. Στη συνέχεια, ο χρήστης πρέπει να στείλει ένα αίτημα για προσθήκη στη λίστα των αντισυμβαλλομένων. Μετά την επιβεβαίωση του αιτήματος, οι συμμετέχοντες στο σύστημα μπορούν να ανταλλάξουν δεδομένα.

Η μονάδα EDI θα πρέπει να εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Προσκαλέστε τους αντισυμβαλλομένους να ανταλλάξουν δεδομένα.
• Δημιουργήστε ένα βιβλίο διευθύνσεων.
• Ενσωματώστε το λογιστικό λογισμικό, για παράδειγμα, 1C.
• Υπογράψτε και κρυπτογραφήστε την τεκμηρίωση.
• Αλληλογραφία δομής.
• Παρακολούθηση καταστάσεων email.

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών πραγματοποιείται με τη χρήση πιστοποιητικών. Η σύνδεση με τον διακομιστή και ο έλεγχος ταυτότητας πραγματοποιείται μέσω προσωπικού ψηφιακού πιστοποιητικού. Εκδίδεται ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή σε κάθε χρήστη του συστήματος, που αποθηκεύεται στο ηλεκτρονικό μέσο Token και προστατεύεται από κωδικό PIN. Ο χρήστης πρέπει να εισάγει τα στοιχεία σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασης για τον προσωπικό του λογαριασμό. Μόνο μετά από αυτό θα έχει πρόσβαση στα έγγραφά του.

Οποιοσδήποτε υπάλληλος του οργανισμού που είναι συνδεδεμένος στο σύστημα μπορεί να ξεκινήσει τη διαδικασία ανταλλαγής. Πριν από την αποστολή ενός εγγράφου σε έναν αντισυμβαλλόμενο, πρέπει να υπογραφεί με ηλεκτρονική υπογραφή. Αυτή η λειτουργία εκτελείται χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα Cryptopro. Το έγγραφο αποστέλλεται μέσω EDF. Ο υπάλληλος του αντισυμβαλλομένου λαμβάνει ειδοποίηση σχετικά με τη λήψη νέου εγγράφου. Αν το δεχτεί, τότε βάζει και ηλεκτρονική υπογραφή. Εάν είναι απαραίτητο να γίνουν αλλαγές στο έγγραφο, δημιουργείται μια νέα ηλεκτρονική έκδοση. Μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας, πρέπει να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές χρησιμοποιώντας μια ψηφιακή υπογραφή. Στη συνέχεια, το έγγραφο με την αλλαγή αποστέλλεται στον αντισυμβαλλόμενο. Εφόσον χρειαστεί, πραγματοποιείται ηλεκτρονικός συντονισμός πληροφοριών.

Εάν χρειαστεί να κάνετε ξανά αλλαγές, ολόκληρη η διαδικασία επαναλαμβάνεται ξανά. Εάν δεν υπάρχουν παράπονα για τη νέα έκδοση, τότε το έγγραφο τηρείται. Το τελικό δείγμα θεωρείται ότι είναι υπογεγραμμένο με δύο ψηφιακές υπογραφές. Όλες οι εκδόσεις του εγγράφου αποθηκεύονται στον διακομιστή και είναι διαθέσιμες για προβολή. Μόλις εκχωρηθεί στο δείγμα έγκυρη κατάσταση, δεν θα είναι δυνατή η τροποποίηση του εγγράφου. Στις απογοητευμένες συμβάσεις αποδίδεται το καθεστώς "Ακυρώθηκε". Έτσι πραγματοποιείται η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών.

Εξοπλισμός

Τι χρειάζεται για την ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών; Πρώτα, πρέπει να επιλέξετε έναν τηλεπικοινωνιακό φορέα και να εγκαταστήσετε ειδικό λογισμικό για την ανταλλαγή πληροφοριών. Δεύτερον, με κάθε αντισυμβαλλόμενο με τον οποίο ο οργανισμός σκοπεύει να διεξάγει ηλεκτρονική αλληλογραφία, είναι απαραίτητο να συναφθεί μια «Συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων».

Είναι επίσης απαραίτητο να εγκαταστήσετε έναν διακομιστή EDF στον οποίο θα αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα. Αυτό μπορεί να είναι είτε εξοπλισμός πελάτη είτε αποθήκευση cloud. Η πρόσβαση στα δεδομένα του συστήματος από το εξωτερικό πραγματοποιείται μέσω μιας εφαρμογής που είναι εγκατεστημένη στον εξοπλισμό των εργαζομένων του οργανισμού. Η αλληλεπίδραση των υπολογιστών με τον διακομιστή πραγματοποιείται μέσω του πρωτοκόλλου HTTP με πρόσθετη κρυπτογράφηση SSL 128 Η πρόσβαση στα έγγραφα πραγματοποιείται μόνο μέσω της διεπαφής της εφαρμογής και μετά από έλεγχο ταυτότητας.

Έργο EDI

Ένα έργο αυτοματισμού διαδικασίας μπορεί να διαρκέσει από αρκετούς μήνες έως αρκετά χρόνια. Η περίοδος εξαρτάται άμεσα από τον αριθμό των διαδικασιών που πρέπει να αυτοματοποιηθούν, τους πόρους και τις οικονομικές δυνατότητες του οργανισμού. Ένα σύντομο σχήμα για την εφαρμογή του EDI είναι το ακόλουθο:

• Δημιουργία ομάδας εργασίας.
• Διαμόρφωση στόχων, προθεσμιών και προϋπολογισμού του έργου.
• Έρευνα υφιστάμενων διαδικασιών.
• Αναπτύξτε εργασίες.
• Σχεδιασμός συστήματος EDI.
• Υπογραφή συμφωνίας για την εφαρμογή του EDMS.
• Έγκριση κανονισμού εργασίας.
• Συμπλήρωση καταλόγων συστήματος.
• Εκπαίδευση προσωπικού.
• Διεξαγωγή προκαταρκτικών δοκιμών.
• Έκδοση διαταγής εφαρμογής ΕΔΣ.
• Βελτίωση λογισμικού και διαδικασιών λειτουργίας.
• Έναρξη πιλοτικού έργου.
• Μετάβαση σε πλήρη κλίμακα σε ηλεκτρονική ροή εγγράφων.

Σφάλματα στην υλοποίηση του EDI

Στην πορεία πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στις διαδικασίες που επιβάλλεται από τη νομοθεσία να διαθέτουν χαρτί μέσα. Δεν μπορείτε να αντιγράψετε ένα έντυπο έγγραφο με ένα ηλεκτρονικό. Αυτό επιβραδύνει σημαντικά τη διαδικασία εργασίας και προκαλεί αρνητική στάση απέναντι στη διαδικασία αυτοματισμού στο σύνολό της. Κανείς δεν πληρώνει επιπλέον για να κάνει διπλή δουλειά.

Κατά τη διαδικασία υλοποίησης, είναι απαραίτητο να αναπτυχθούν νέοι κανονισμοί για την εργασία με έγγραφα, να εκπαιδεύσετε το προσωπικό και μόνο τότε να συμμετάσχετε στην πλήρη εφαρμογή. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί μόνο εάν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τα οφέλη από τη χρήση των νέων τεχνολογιών.

Ένα άλλο δημοφιλές λάθος είναι η κακή ανάπτυξη των απαιτήσεων για το EDMS. Εάν οι χρήστες πρέπει να εργαστούν σε ένα μη διαμορφωμένο σύστημα, τότε η διαδικασία EDI διαφέρει από αυτή που είναι αποδεκτή στον οργανισμό.

Ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Φόντα:

• Μείωση του κόστους αποστολής πρωτότυπων εγγράφων μέσω ταχυδρομείου.
• Εξοικονόμηση χώρου για την αποθήκευση τεκμηρίωσης. Όλα αποθηκεύονται ηλεκτρονικά.
• Ευκολία στη χρήση. Το έγγραφο αποστέλλεται από έναν σταθμό εργασίας. Μια γρήγορη αναζήτηση για ένα έγγραφο πραγματοποιείται με βάση την κατάσταση (αποστολή, λήψη, αποδοχή κ.λπ.).
• Άμεση παράδοση. Όλες οι πληροφορίες που αποστέλλονται φτάνουν στον παραλήπτη μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
• Ένα έγγραφο δεν μπορεί να χαθεί πριν λήξει η περίοδος αποθήκευσής του στο σύστημα.

Ελαττώματα:

• Για να χρησιμοποιήσετε τον εξοπλισμό, πρέπει να αγοράσετε μια άδεια, η οποία κοστίζει πολλά χρήματα.
• Τα δεδομένα μπορούν τις περισσότερες φορές να ανταλλάσσονται μόνο μεταξύ συμμετεχόντων στο ίδιο σύστημα.
• Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών στο 1C ή η χρήση οποιουδήποτε άλλου λογισμικού διαφέρει από το σχήμα που χρησιμοποιήθηκε στο παρελθόν. Με την εισαγωγή του νέου αλγορίθμου, όλοι οι εργαζόμενοι θα έχουν ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής της εργασίας τους.
• Τεχνικός εξοπλισμός. Πριν εφαρμόσει το EDI, ένας οργανισμός πρέπει να αγοράσει εξοπλισμό και να προετοιμάσει τους υπαλλήλους για τη διαχείριση του νέου συστήματος.
• Η EDI πραγματοποιείται με χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής, η οποία ισχύει για 1 έτος. Τα πιστοποιητικά πρέπει να παρακολουθούνται και να ενημερώνονται αμέσως. Είναι επίσης απαραίτητος ο έλεγχος των περιόδων ισχύος των πιστοποιητικών αντισυμβαλλομένου για την αποφυγή προβλημάτων με τις φορολογικές αρχές.

Νομική ρύθμιση

Ποιοι κανονισμοί ρυθμίζουν τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των οργανισμών; Η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιλαμβάνει τον Ομοσπονδιακό Νόμο αριθ. Η EDI μεταξύ οργανισμών διενεργείται με βάση την εντολή υπ' αριθμ. 50n του Υπουργείου Οικονομικών. Οι κανόνες για την ανταλλαγή πρωτογενών λογιστικών εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή προβλέπονται στο διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Αρ. ММВ-7-6/36@. Όλοι οι χειριστές ΕΤΑ στη διαδικασία δραστηριότητας πρέπει να καθοδηγούνται από την εντολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Αρ. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των οργανισμών SBIS παρέχει στους πελάτες τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

• Μπορείτε να στείλετε έγγραφα σε οποιονδήποτε οργανισμό που είναι εγγεγραμμένος στη Ρωσική Ομοσπονδία. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος δεν είναι συμμετέχων στο σύστημα SBIS, τότε ένας υπάλληλος της εταιρείας θα επικοινωνήσει απλώς με έναν εκπρόσωπο του οργανισμού και θα στείλει προσκλήσεις για συμμετοχή στο σύστημα στο e-mail του. Αμέσως μετά την επιβεβαίωση του αιτήματος, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των συμμετεχόντων θα πραγματοποιηθεί χωρίς μεσάζοντες.
• Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε λογισμικό στον υπολογιστή σας. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα ενημερωμένο πρόγραμμα περιήγησης και πρόσβαση στο Διαδίκτυο.
• Δεν χρειάζεστε ειδικό πρόγραμμα για να εργαστείτε με δεδομένα. Εάν η αναφορά προετοιμάζεται αρχικά σε λογισμικό τρίτων κατασκευαστών, για παράδειγμα, 1C, τότε μπορείτε να διαμορφώσετε την ενοποίηση δεδομένων με το σύστημα SLSIS.
• Η τυπική μορφή του εγγράφου δεν έχει καθοριστεί. Μπορείτε να στείλετε κείμενο, αρχεία υπολογιστικών φύλλων, εικόνες κ.λπ.

SKB "Kontur"

Ένας από τους πρώτους προγραμματιστές λογισμικού στη Ρωσία ασχολείται επίσης με την προμήθεια εξοπλισμού με τη βοήθεια του οποίου πραγματοποιείται η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών. Η Kontur έχει αναπτύξει το σύστημα Diadoc, το οποίο χρησιμοποιείται για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων. Ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό του συστήματος είναι ότι η πρόσβαση στα δεδομένα μπορεί να αποκτηθεί ενώ βρίσκεστε στο εξωτερικό. Η εταιρεία έχει αναπτύξει τιμολόγια περιαγωγής ειδικά για το σκοπό αυτό. Εάν θέλετε, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε δεδομένα μέσω του API.

Τι χρειάζεσαι;

Για να συνδέσετε το EDI, ένας οργανισμός πρέπει να αγοράσει:

• λογισμικό με άδεια χρήσης·
• υπηρέτης;
• ενημέρωση εξοπλισμού?
• Εκπαιδεύστε το προσωπικό.
• διαμορφώστε και ενσωματώστε το EDMS ώστε να λειτουργεί με εσωτερικές εφαρμογές.

Τέτοιες επενδύσεις πρέπει να γίνουν προκειμένου να συνδεθεί η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ του οργανισμού; Η συμπερίληψη διαβουλεύσεων τεχνικής υποστήριξης, ενημερώσεων EDMS και λογισμικού στα έξοδα είναι το δεύτερο στάδιο της επένδυσης. Οι δαπάνες αυτές θα πρέπει να καταβάλλονται μηνιαίως.

Σύναψη

Η ροή εγγράφων σε χαρτί αντικαθίσταται από ηλεκτρονική. Όχι μόνο μειώνει το κόστος του οργανισμού για τη διατήρηση των διαδικασιών, αλλά αυξάνει επίσης την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης στο σύνολό της. Για να λειτουργήσει επιτυχώς το EDI, πρέπει να διαμορφώσετε με σαφήνεια τους στόχους εφαρμογής του συστήματος και να διαμορφώσετε σωστά τον εξοπλισμό.

Ekaterina Mikheeva, DIRECTUM

Η εσωτερική ροή εγγράφων των περισσότερων εταιρειών έχει από καιρό αυτοματοποιηθεί με ποια μέσα και πόσο βαθιά είναι ένα άλλο ερώτημα, αλλά δεν υπάρχει πλέον καμία ανάγκη να αποδειχθούν τα πλεονεκτήματα της εργασίας με ηλεκτρονικά έγγραφα. Σήμερα, οι επιχειρήσεις ενδιαφέρονται για «χωρίς χαρτί» αλληλεπίδραση σε διεταιρικό επίπεδο και το πιο σημαντικό σε αυτό το θέμα είναι να συμφωνήσουν με τον αντισυμβαλλόμενο για μια νέα διαδικασία ανταλλαγής.

Σε αυτή τη διαδικασία, είναι σημαντικό να κάνετε δύο βήματα προς τα εμπρός:

1. Παροχή πληροφοριών σχετικά με την ηλεκτρονική ανταλλαγή στους αντισυμβαλλομένους.
2. Δώστε νομική σημασία στην ηλεκτρονική ανταλλαγή.

Ενημέρωση. Γεια, εργολάβοι!

Πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητη η ενημέρωση των εταίρων για τη δυνατότητα ηλεκτρονικής διαβίβασης εγγράφων μέσω της υπηρεσίας EDI.

Μαζική εργασία

Φυσικά, κανείς δεν θα αναγκάσει τους εταίρους σε μια νέα μορφή εργασίας χωρίς εξήγηση. Στο πρώτο στάδιο, κατά κανόνα, οι εμπνευστές της μετάβασης στην ηλεκτρονική ανταλλαγή στέλνουν μαζικές ταχυδρομικές επιστολές καλώντας τους να ξεκινήσουν την ανταλλαγή και δημοσιεύουν σχετικά δελτία τύπου στον ιστότοπο. Όμως όλες οι λεπτομέρειες συζητούνται ήδη κατά τη διάρκεια προσωπικών συναντήσεων ή τηλεφωνικών συνομιλιών.

Παράδειγμα ειδήσεων σχετικά με τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων

Ατομική πρόσκληση

Ο ίδιος ο χειριστής του ΕΤΑ μπορεί να βοηθήσει στην πρόσκληση αντισυμβαλλομένων, ειδικά αν μιλάμε για έναν στρατηγικά σημαντικό εταίρο. Εάν χρειαστεί, πραγματοποιούνται επιχειρηματικές συναντήσεις με παρουσιάσεις, συζητούνται μεμονωμένες βελτιώσεις, ενοποίηση και τεχνικές λύσεις.

Οργανωτική ενοποίηση ή πού να κατεβάσετε ένα δείγμα συμφωνίας για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων;

Το επόμενο βήμα είναι να εξασφαλιστεί μια οργανωτική διαδικασία για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων. Αν και αυτό το μέτρο δεν είναι καθόλου υποχρεωτικό, η σαφής κατανόηση των διαδικασιών και του προσανατολισμού ως προς τους όρους δεν είναι περιττή. Κατά κανόνα, οι εταιρείες συνάπτουν συμφωνία ή συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων ή προσθέτουν μια πρόσθετη ρήτρα στην υπάρχουσα συμφωνία.

Δεν χρειάζεται να προετοιμάσετε μόνοι σας ένα νέο έγγραφο, απλώς ζητήστε ένα υπόδειγμα συμφωνίας ή σύμβασης από τον χειριστή του EDF. Τις περισσότερες φορές, τα τυπικά έγγραφα έχουν ήδη αναρτηθεί στους ιστότοπούς τους, όπως γίνεται με το Synerdocs, απλά πρέπει να κάνετε λήψη και να εισαγάγετε τα δεδομένα σας.

Παράδειγμα ρήτρας ηλεκτρονικής ανταλλαγής

Μπορείτε να κατεβάσετε:

• Δείγμα συμφωνίας ηλεκτρονικής ανταλλαγής με αντισυμβαλλομένους

Η συμφωνία πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις προϋποθέσεις και τη διαδικασία για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων: ποια έγγραφα και σε ποια μορφή διαβιβάζονται μέσω της υπηρεσίας, τον τύπο της ηλεκτρονικής υπογραφής, ποιες εταιρείες επιλέγονται ως χειριστές του ΕΤΑ. Επιπλέον, αναφέρονται οι προϋποθέσεις για την πραγματοποίηση αλλαγών σε αυτή τη συμφωνία, η διαδικασία εξέτασης αμφιλεγόμενων ζητημάτων και διάφοροι περιορισμοί.

Οι εταιρείες προσθέτουν ή αφαιρούν ορισμένα στοιχεία κατά την κρίση τους, αλλά οι μεγάλοι οργανισμοί περιγράφουν όλες τις λεπτομέρειες όσο το δυνατόν πληρέστερα. Αυτή η προσέγγιση σάς επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρόνο στη συζήτηση πολλών θεμάτων που αναπόφευκτα προκύπτουν κατά τη σύνδεση αντισυμβαλλομένων. Και σε περίπτωση δυσμενούς συνδυασμού περιστάσεων και νομικών διαδικασιών, μια συμφωνία ανταλλαγής θα επιτρέψει στο δικαστήριο να σχηματίσει γρήγορα μια συνολική αντικειμενική εικόνα αυτής της πτυχής της επιχειρηματικής συνεργασίας.

Ηλεκτρονικά ή στα χαρτιά και είναι καθόλου απαραίτητη μια συμφωνία;

Υπάρχει η άποψη ότι χωρίς τη σύναψη σύμβασης ή πρόσθετης συμφωνίας, η ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μέσω της υπηρεσίας δεν θα έχει νομική ισχύ. Αυτό είναι λάθος! Η νομική σημασία της ανταλλαγής διασφαλίζεται από την ισχύουσα νομοθεσία σε αυτόν τον τομέα: τήρηση των κανονισμών, συμμόρφωση με μορφές εγγράφων και κανονισμούς ανταλλαγής και χρήση ειδικής ηλεκτρονικής υπογραφής.

Μια συμφωνία είναι ένας δείκτης της προτεραιότητας της ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων σε αλληλεπίδραση με τους αντισυμβαλλομένους. Εάν αποφασίσετε να το χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να υπογράψετε την ίδια τη συμφωνία σε χαρτί, εάν αυτό είναι πιο συνηθισμένο για την εταιρεία. Είτε πρόκειται για ξεχωριστό έγγραφο είτε για ρήτρα της κύριας σύμβασης δεν έχει σημασία.

Εάν η συμφωνία συναφθεί ηλεκτρονικά, τότε ο ευκολότερος τρόπος είναι μια συμφωνία προσφοράς. Σε αυτή την περίπτωση, το έγγραφο δημοσιεύεται στον ιστότοπο για λογαριασμό της εταιρείας και οι αντισυμβαλλόμενοι απλώς συμμετέχουν στην προσφορά. Η δεύτερη επιλογή, φυσικά, είναι μια ατομική συμφωνία που υπογράφεται με ηλεκτρονική υπογραφή.

Η εταιρεία και οι συνεργάτες της μπορούν επίσης να εργαστούν στο πλαίσιο της προσφοράς του χειριστή του EDF, εάν όλοι είναι ήδη χρήστες της υπηρεσίας και δεν υπογράψουν κάτι επιπλέον, όπως προαναφέρθηκε.

Επιπλέον, αναφέρονται οι προϋποθέσεις για την πραγματοποίηση αλλαγών σε αυτή τη συμφωνία, η διαδικασία εξέτασης αμφιλεγόμενων ζητημάτων και διάφοροι περιορισμοί. Οι εταιρείες προσθέτουν ή αφαιρούν ορισμένα στοιχεία κατά την κρίση τους, αλλά οι μεγάλοι οργανισμοί περιγράφουν όλες τις λεπτομέρειες όσο το δυνατόν πληρέστερα. Αυτή η προσέγγιση σάς επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρόνο στη συζήτηση πολλών θεμάτων που αναπόφευκτα προκύπτουν κατά τη σύνδεση αντισυμβαλλομένων. Και σε περίπτωση δυσμενούς συνδυασμού περιστάσεων και νομικών διαδικασιών, μια συμφωνία ανταλλαγής θα επιτρέψει στο δικαστήριο να σχηματίσει γρήγορα μια συνολική αντικειμενική εικόνα αυτής της πτυχής της επιχειρηματικής συνεργασίας. Ηλεκτρονικά ή στα χαρτιά και είναι καθόλου απαραίτητη μια συμφωνία; Υπάρχει η άποψη ότι χωρίς τη σύναψη σύμβασης ή πρόσθετης συμφωνίας, η ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μέσω της υπηρεσίας δεν θα έχει νομική ισχύ.

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων με αντισυμβαλλόμενους: από πού να ξεκινήσετε

Τι είδους διαδικασία είναι αυτή για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων; Ποιος τύπος ηλεκτρονικής υπογραφής πρέπει να υπογράφεται ένα ηλεκτρονικό έγγραφο; Ευχαριστούμε την Olga Vladimirovna Saltykova, Μόσχα, επικεφαλής λογιστή της LLC "Firm "ANIS-98"" για το προτεινόμενο θέμα της συνέντευξης. I.V. Murashkintsev: Αυτή η σειρά θα είναι διαφορετική για διαφορετικά έγγραφα. Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια έχουν ειδικές, πιο αυστηρές απαιτήσεις.
Πρέπει να υπογράφονται με βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή και να αποστέλλονται μέσω Διαδικασίας ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Με Διάταξη του Υπουργείου Οικονομικών της 25ης Απριλίου 2011 Αρ. 50ν. Μια βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή είναι ανάλογο της σφραγίδας ενός οργανισμού μαζί με την υπογραφή του υπεύθυνου προσώπου. Συνοδεύεται από πιστοποιητικό πιστοποιητικού κλειδιού επαλήθευσης.
Μόνο διαπιστευμένα κέντρα πιστοποίησης μπορούν να εκδώσουν τέτοιες ηλεκτρονικές υπογραφές Νόμος αριθ. 63-FZ με ημερομηνία 04/06/2011.

Συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων

• Ποιος είναι υπεύθυνος για την ηλεκτρονική υπογραφή;, Νο 21
• Ηλεκτρονικά έγγραφα: χρειάζεται να εκτυπωθούν;, Αρ. 18
• Πώς μπορεί ένας απλοποιητής να επιβεβαιώσει την πληρωμή δαπανών σε μετρητά σε έναν επιχειρηματία, αρ. 18
• Απαιτείται σφραγίδα σε δικαστικό πληρεξούσιο, αρ. 15
• Εκτέλεση εργασιών βάσει σύμβασης διοδίων, Νο 15
• Η LLC αποφάσισε να αλλάξει το όνομά της: οδηγίες βήμα προς βήμα, Νο. 13
• Υπογραφή του εγγράφου: τι, πού και πώς, Αρ. 11
• Άρνηση στρογγυλής εκτύπωσης: αξίζει η βιασύνη;, Νο. 10
• Θέλω να μάθω τα πάντα: διακανονισμοί με υπόλογους, Νο 8
• Μείωση της ροής εγγράφων στην αποθήκη, Νο. 8
• Τα χειρόγραφα δεν καίγονται δωρεάν... Λαμβάνουμε υπόψη τα έξοδα καταστροφής εγγράφων, Νο 8
• Το τιμολόγιο δεν παρελήφθη έγκαιρα: θα υπάρξει καθυστέρηση πληρωμής, Νο 7
2014

Συμφωνία με τον αντισυμβαλλόμενο για τη νόμιμη ανταλλαγή ηλεκτρονικών τιμολογίων

Η ένδειξη της διαδικασίας αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων θα τα προστατεύσει από πρόωρη καταστροφή Η διαδικασία αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων δεν διαφέρει από τη διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων σε χαρτί. Έτσι, τα ηλεκτρονικά τιμολόγια πρέπει να αποθηκεύονται για την περίοδο που προβλέπεται για την αποθήκευση εγγράφων σε χαρτί (ρήτρα 1.13 της Διαδικασίας έκδοσης και λήψης τιμολογίων σε ηλεκτρονική μορφή μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών που χρησιμοποιούν ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή, εγκεκριμένη με εντολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 25 Απριλίου 2011 Αρ. 50ν). Σας υπενθυμίζουμε ότι για λογιστικούς σκοπούς, τα πρωτογενή έγγραφα αποθηκεύονται για πέντε χρόνια και για φορολογικούς σκοπούς - για τέσσερα χρόνια.

Αλλά στην πράξη, υπάρχουν κίνδυνοι απώλειας ενός εγγράφου (για παράδειγμα, σε περίπτωση βλάβης του υπολογιστή ή πυρκαγιάς). Επομένως, είναι σκόπιμο στη συμφωνία να καθοριστεί η διαδικασία για τη λήψη αντιγράφων εγγράφων από τον αντισυμβαλλόμενο (βλ. το σχόλιο του εμπειρογνώμονα παρακάτω).

Συμφωνία για τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ νομικών προσώπων

Προσοχή

Ως αποτέλεσμα, το δικαστήριο συμφώνησε ότι οι αμφισβητούμενες κρατήσεις διεκδικήθηκαν νόμιμα, κατά τη γνώμη μου, η ένδειξη στη συμφωνία για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων της δυνατότητας λήψης αντιγράφου ηλεκτρονικού εγγράφου από τον αντισυμβαλλόμενο θα έχει θετικό αντίκτυπο στην επίλυση. των φορολογικών διαφορών σε τέτοιες καταστάσεις Επιπλέον, η διαδικασία αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων θα παρέχει προστασία έναντι της εισαγωγής που υπάρχουν διορθώσεις και στρεβλώσεις σε αυτά. Υπενθυμίζουμε ότι διορθώσεις μπορούν να γίνουν μόνο κατόπιν συμφωνίας με τους συμμετέχοντες στις επιχειρηματικές συναλλαγές. Αυτό πρέπει να επιβεβαιωθεί από τις υπογραφές των προσώπων που υπέγραψαν τα έγγραφα, αναφέροντας την ημερομηνία των διορθώσεων (επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 25 Ιανουαρίου 2012 Αρ. 07-02-06/9).

Ως εκ τούτου, είναι σκόπιμο να αναφέρεται στη συμφωνία και η διαδικασία για την πραγματοποίηση διορθώσεων σε ηλεκτρονικά έγγραφα. Συγκεκριμένα, υποδείξτε ότι η εταιρεία δεν έχει το δικαίωμα να κάνει αλλαγές στο έγγραφο μονομερώς. 6.

Σπουδαίος

Δεν έχει σημασία αν στέλνετε έντυπα ή ηλεκτρονικά τιμολόγια και αν χρησιμοποιείτε έναν ή περισσότερους μεταφορείς. Ποιο είναι κατά προσέγγιση το κόστος αποστολής και λήψης ενός ηλεκτρονικού εγγράφου; I.V. Murashkintsev: Μια σταθερή τιμή αγοράς για αυτές τις υπηρεσίες μόλις αναδύεται.

Σήμερα μπορεί να κυμαίνεται από 1 έως 5 ρούβλια. για την αποστολή ενός ηλεκτρονικού εγγράφου. Ορισμένοι πάροχοι χρεώνουν επιπλέον μια συνδρομή. Η λήψη ηλεκτρονικών εγγράφων είναι συνήθως δωρεάν.

Σε κάθε περίπτωση, είναι φθηνότερο από την αποστολή εγγράφων με κανονικό ταχυδρομείο, ειδικά σε μεγάλες αποστάσεις. Επιπλέον, μειώνεται το κόστος εκτύπωσης και αποθήκευσης εγγράφων σε χαρτί. Σύμφωνα με κριτικές από εταιρείες που έχουν αρχίσει να εφαρμόζουν ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, η εξοικονόμηση πόρων κατά τη μετάβαση στην ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων με αντισυμβαλλομένους μπορεί να ανέλθει περίπου στο 2% του ακαθάριστου κύκλου εργασιών της εταιρείας.

Αυτό είναι λάθος! Η νομική σημασία της ανταλλαγής διασφαλίζεται από την ισχύουσα νομοθεσία σε αυτόν τον τομέα: τήρηση των κανονισμών, συμμόρφωση με μορφές εγγράφων και κανονισμούς ανταλλαγής και χρήση ειδικής ηλεκτρονικής υπογραφής. Μια συμφωνία είναι ένας δείκτης της προτεραιότητας της ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων σε αλληλεπίδραση με τους αντισυμβαλλομένους. Εάν αποφασίσετε να το χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να υπογράψετε την ίδια τη συμφωνία σε χαρτί, εάν αυτό είναι πιο συνηθισμένο για την εταιρεία.

Είτε πρόκειται για ξεχωριστό έγγραφο είτε για ρήτρα της κύριας σύμβασης δεν έχει σημασία. Εάν η συμφωνία συναφθεί ηλεκτρονικά, τότε ο ευκολότερος τρόπος είναι μια συμφωνία προσφοράς. Σε αυτή την περίπτωση, το έγγραφο δημοσιεύεται στον ιστότοπο για λογαριασμό της εταιρείας και οι αντισυμβαλλόμενοι απλώς συμμετέχουν στην προσφορά.

Η δεύτερη επιλογή, φυσικά, είναι μια ατομική συμφωνία που υπογράφεται με ηλεκτρονική υπογραφή.

Συμφωνία EDO με δείγμα αντισυμβαλλομένου

Ένα νομικό πρόσωπο μπορεί να συμφωνήσει προφορικά ή γραπτά με τον αντισυμβαλλόμενό του και να αρχίσει να ανταλλάσσει νομικά σημαντικά ηλεκτρονικά έγγραφα μαζί του μέσω του Diadoc. Για να γίνει αυτό, αρκεί οι οργανισμοί να συνδεθούν στο Diadok και να υπογράψουν μια συμφωνία άδειας χρήσης με την SKB Kontur. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν απαιτείται η σύναψη πρόσθετης συμφωνίας για την EDI μεταξύ των δύο αντισυμβαλλομένων.
Γεγονός είναι ότι όλα τα έγγραφα που διαβιβάζονται μέσω του Diadoc υπογράφονται με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή. Στην παράγραφο 1 του άρθρου. 6 του Ομοσπονδιακού Νόμου 63-FZ «Σχετικά με την Ηλεκτρονική Υπογραφή» αναφέρει: «Οι πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή υπογεγραμμένες με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (CES) αναγνωρίζονται ως ηλεκτρονικό έγγραφο ισοδύναμο με έντυπο έγγραφο υπογεγραμμένο με χειρόγραφη υπογραφή».
Λάβετε υπόψη ότι με μια τέτοια ροή εγγράφων, τα πρωτότυπα δημιουργούνται σε ηλεκτρονική μορφή και όχι μόνο ηλεκτρονικά αντίγραφα εγγράφων σε χαρτί. Ηλεκτρονικά έγγραφα σε εγκεκριμένες μορφές μπορούν να συνταχθούν στα περισσότερα λογιστικά προγράμματα. Αλλά για να είναι ένα ηλεκτρονικό έγγραφο νομικά σημαντικό, πρέπει όχι μόνο να συμμορφώνεται με εγκεκριμένες μορφές και να έχει υποχρεωτικές λεπτομέρειες, αλλά και να υπογράφεται με ηλεκτρονική υπογραφή.
Έχοντας δημιουργήσει ένα έγγραφο, μπορείτε να το υπογράψετε αμέσως με ηλεκτρονική υπογραφή σε πολλά, αν και όχι όλα, λογιστικά προγράμματα. Εάν ένα ηλεκτρονικό έγγραφο αποσταλεί σε αντισυμβαλλόμενο, πρέπει να αποσταλεί σύμφωνα με τη διαδικασία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων.

• Εγγυήσεις στη σύμβαση: έναντι φορολογικών ζημιών και όχι μόνο, Νο 4
• Συντάσσουμε πληρεξούσιο σωστά, Νο 3
• Χρησιμοποιούμε το UPD από τα μέσα της χρονιάς, Νο 2
• Αρίθμηση εγγράφων από το νέο έτος, Νο 1
2017

1. Κίνδυνοι μη συμβατικής παράδοσης: εάν η σύμβαση και το τιμολόγιο δεν είναι με φιλικούς όρους, Αρ. 11

1. Ροή εγγράφων, Νο. 24
2. Ανάκτηση χαμένων εγγράφων, Νο 20
3. Λογιστικά έγγραφα: ετοιμάζουμε, συμπληρώνουμε, υπογράφουμε, Νο 20
4. Καλό είναι να περιλαμβάνεται χρονοσφραγίδα στην ηλεκτρονική υπογραφή, Νο 15
5. Η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία μπορεί να δέχεται ηλεκτρονικά έγγραφα μόνο σε εγκεκριμένες μορφές, Νο. 13
6. Διόρθωση του πρωτογενούς λογιστικού συστήματος, Νο 10
7. Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο δεν δημιουργείται απλώς σε έναν υπολογιστή, Νο. 5
8. Εκδίδουμε διαταγή ανάθεσης καθηκόντων προϊσταμένου λογιστή στον διευθυντή Νο 4
9. Μεταφέρουμε τη λογιστική σε εξωτερικό συνεργάτη, Νο. 3

2015
Η εταιρεία και οι συνεργάτες της μπορούν επίσης να εργαστούν στο πλαίσιο της προσφοράς του χειριστή του EDF, εάν είναι όλοι ήδη χρήστες της υπηρεσίας και δεν υπογράψουν κάτι επιπλέον, όπως προαναφέρθηκε. *** Η σύνδεση αντισυμβαλλομένων στο χρηματιστήριο δεν είναι πάντα εύκολη. Εάν οι αρμοδιότητες της εταιρείας σας δεν επαρκούν για την επίλυση των ζητημάτων που προκύπτουν, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε τη βοήθεια ενός χειριστή - να λάβετε συμβουλές σχετικά με τη διαδικασία ή να αναθέσετε πλήρως την εργασία, συμπεριλαμβανομένης της σύναψης όλων των συμφωνιών. Υπάρχουν ακόμη περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την οργάνωση της ηλεκτρονικής ανταλλαγής στην ενότητα Βασικά στοιχεία της ροής ενδοεταιρικών εγγράφων και το έργο Ideal EDI. Ετικέτες: Περισσότερα υλικά από τη συγγραφέα Ekaterina Mikheeva Το μέλλον της διαχείρισης περιεχομένου και της τεχνητής νοημοσύνης Ευφυή εργαλεία ECM.
Ένα αντίγραφο σε χαρτί, εάν είναι σωστά εκτελεσμένο, δηλαδή επικυρωμένο με την υπογραφή και τη σφραγίδα του οργανισμού ή συμβολαιογραφικό, μπορεί να χρησιμοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο όπως ένα αντίγραφο του πρωτότυπου έντυπου εγγράφου. Μπορούν όλα τα έγγραφα να δημιουργηθούν ηλεκτρονικά; I.V. Murashkintsev: Τα έγγραφα μπορούν να δημιουργηθούν τόσο σε έντυπη όσο και σε ηλεκτρονική μορφή.
Εάν ένα ηλεκτρονικό έγγραφο υπογράφεται με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, ισοδυναμεί με ένα έντυπο έγγραφο υπογεγραμμένο με το χέρι. 5 κ.σ. 9 του νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 αριθ. 402-FZ· άρθρο 1 άρθρο. 6 του νόμου της 04/06/2011 αριθ. 63-FZ. Υπάρχουν ηλεκτρονικές μορφές εγκεκριμένες από την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία για το τιμολόγιο, το δελτίο αποστολής TORG-12 και το πιστοποιητικό ολοκλήρωσης της εργασίας. Άλλα έγγραφα μπορούν να δημιουργηθούν σε οποιαδήποτε μορφή, όπως κείμενο ή pdf. Υπάρχει όμως ένα έγγραφο που πρέπει να συνταχθεί σε χαρτί. Αυτό είναι δελτίο αποστολής.