Flux de documents électroniques entre les organisations. Accord sur la gestion électronique des documents Exemple d'accord complémentaire sur la gestion électronique des documents

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Flux de documents électroniques entre organisations : comment ça marche ? Quels documents peuvent être échangés par voie électronique, comment rédiger un accord avec une contrepartie pour établir une interaction électronique et que doit-on inclure dans la réglementation ? Cela sera discuté dans notre matériel.

Un élément important de toute gestion électronique de documents est un document électronique. Afin de donner à un document créé sous forme électronique une force juridiquement significative, les deux parties au flux de documents électroniques doivent lui fournir 3 propriétés importantes. Le document électronique doit :

• Avoir les détails requis.
• Respecter le format approuvé.
• Certifié par la signature de la personne responsable.

Si vous et votre contrepartie avez organisé la génération de documents électroniques dans des formats établis dans vos entreprises, il est nécessaire d'assurer techniquement votre interaction électronique avec eux. Comment faire?

Pour que deux systèmes distincts échangent mutuellement et efficacement des documents, il est nécessaire de préciser toutes les nuances du flux de documents dans des réglementations spéciales.

Tout d'abord, vous devez déterminer quels documents électroniques doivent être signés avec une signature électronique simple et lesquels avec une signature renforcée. Les types de signatures électroniques légalement autorisés sont illustrés dans la figure.

Le flux de documents électroniques avec les contreparties peut impliquer des documents plus ou moins importants et confidentiels. Par exemple, les exigences les plus strictes s'appliquent aux factures électroniques : elles doivent être signées exclusivement par l'UKEP et envoyées via un opérateur EDI (Arrêté du ministère des Finances de la Russie du 10 novembre 2015 n° 174n). Et pour les documents internes à l’entreprise, l’utilisation de l’UKEP n’est pas obligatoire. Ainsi, l'entreprise décide elle-même quelle signature sera utilisée pour signer tel ou tel document interne.

Dans la réglementation sur la gestion électronique des documents, il est nécessaire d'établir la procédure de signature des documents électroniques et de délimiter le cercle des personnes responsables qui ont le droit de les signer.

Après avoir résolu toutes les questions réglementaires avec les contreparties, vous devez sélectionner un opérateur EDF par l'intermédiaire duquel vous échangerez des documents électroniques et conclurez un accord avec eux. De plus, vous devrez résoudre d'autres problèmes :

• Organiser une archive électronique des documents électroniques reçus et envoyés.
• Apporter des compléments à la politique comptable concernant la transition vers la gestion électronique des documents.
• Fournir aux personnes responsables des signatures électroniques.
• Résoudre d'autres problèmes organisationnels et techniques nécessaires au fonctionnement efficace du système.

Échange de documents sous forme d'images numérisées : comment et quand est-ce possible

L'échange électronique de documents entre contreparties sous la forme de leurs images numérisées est pratiqué dans les entreprises depuis longtemps - depuis l'avènement de divers services postaux sur Internet. Pour ce faire, vous n'avez besoin d'aucun programme particulier ni de connexion aux opérateurs EDF. Cependant, la facilité d'utilisation de ce mode d'échange de documents présente un certain nombre d'inconvénients importants :

• Incapacité à garantir la sécurité des informations.
• Dépenses importantes en temps et en main-d'œuvre pour convertir un document papier en une image numérisée électronique.
• La nécessité d'une impression ultérieure du document.
• Incapacité d'échanger rapidement les documents convenus.
• Autres inconvénients (impossibilité de suivre le document, délais d'approbation par la hiérarchie de l'entreprise, etc.).

Cela conduit à un rétrécissement du champ d'application de cette méthode d'échange électronique de documents entre organisations. L'échange d'images numérisées est principalement utilisé pour les types de documents qui ne sont pas juridiquement significatifs pour l'entreprise. Et ils sont envoyés par voie électronique à la contrepartie uniquement pour accélérer l'interaction (respect des termes des contrats ou résolution de problèmes commerciaux actuels). Parallèlement, l'original papier est envoyé par courrier ou par service de messagerie.

Quand a-t-on besoin d’une application pour se connecter à la gestion électronique de documents ?

Parfois, aux fins d'interaction externe avec les parties prenantes, une entreprise doit remplir une demande de connexion à la gestion électronique de documents et d'un certain nombre d'autres documents à l'aide d'un formulaire spécial. La plupart des entreprises sont confrontées à la nécessité de remplir une telle demande lors de la soumission de rapports électroniques à la Caisse de pension.

Dans ce cas, les participants au flux électronique de documents ne seront pas les partenaires commerciaux, mais l'entreprise et le fonds extrabudgétaire. La demande ne peut être rédigée sous aucune forme - son modèle prêt à l'emploi peut être trouvé sur le site Internet de la Caisse de pension. Il doit contenir les données suivantes :

• Détails de la société qui entre en interaction électronique avec le fonds.
• Informations sur l'opérateur télécom et l'outil de protection cryptographique des informations utilisé.

Mais une seule demande d'interaction électronique avec le fonds ne suffit pas. Il faut également :

1. Avant de remplir la demande, choisissez un centre de certification accrédité qui fournit les nuances techniques de connexion du flux de documents via TCS, puis concluez un contrat (accord) avec lui pour la fourniture de services de transfert de documents électroniques.
2. Après avoir déposé le dossier et l'avoir vérifié par les spécialistes du fonds, conclure une convention avec le PRF pour la connexion à la gestion électronique des documents. Le formulaire peut être téléchargé sur le site Internet de la fondation.

L'échange électronique d'informations entre les entreprises et la Caisse de retraite de la Fédération de Russie vous permet de fournir des informations comptables personnalisées sans visiter la caisse, d'identifier et de corriger en temps opportun les erreurs de déclaration et de résoudre un certain nombre d'autres problèmes.

Pour plus d'informations sur l'interaction électronique avec la Caisse de retraite de Russie, consultez ce document.

L'entreprise détermine elle-même comment passer à la gestion électronique des documents avec les contreparties. Mais dans tous les cas, il s’agit d’un processus de négociation. La proposition de passer à la gestion électronique des documents peut être décidée oralement, sous la forme d'une invitation écrite de l'un des partenaires commerciaux, ou par la signature d'un accord particulier.

Pour inviter par écrit votre contrepartie à mettre en place une gestion électronique des documents, vous pouvez lui adresser un courrier. L'envoi de telles lettres aide une entreprise disposant d'un flux de documents important à inviter des partenaires nouveaux et existants à une interaction électronique.

Dans le texte de la lettre, vous devez informer la contrepartie sous une forme concise :

• Sur la possibilité légalement établie de gestion électronique des documents.
• Ses avantages.
• Formes de documents dont l'échange est prévu par voie électronique.
• Actions requises pour passer à ce système.

Un exemple de lettre sur le passage à la gestion électronique des documents (extrait) est présenté ci-dessous.

Sans modifier le texte de la lettre et en substituant uniquement les coordonnées des contreparties, vous pouvez rapidement les informer de votre volonté d'organiser un échange électronique mutuel de documents.

Accord sur l'échange de documents électroniques entre personnes morales

Les contreparties peuvent préciser les nuances de l'interaction sans papier dans un accord séparé sur la gestion électronique des documents. Comment le composer ?

La législation n'établit pas d'exigences particulières concernant la forme et le contenu d'un accord sur le flux électronique de documents entre personnes morales. Sa composition et son contenu sont donc déterminés par ses participants. Dans ce cas, il est nécessaire de respecter le style et la structure communs à ces documents (il est nécessaire de décrire l'objet de l'accord, la durée de validité, les coordonnées des parties et d'autres questions).

La figure ci-dessous montre les principales sections (possibles) d'un tel accord.

Pour établir une interaction électronique, il est nécessaire de se mettre d'accord sur ses nuances. Cela peut se faire verbalement, en envoyant une lettre et/ou en signant un accord séparé. Il faudra également résoudre un certain nombre de questions connexes (prescrire la procédure d'échange de documents électroniques, identifier les personnes responsables, leur fournir une signature électronique, etc.).

La gestion électronique des documents (EDF) est un moyen rapide d'échange d'informations basé sur l'utilisation de documents électroniques avec signatures virtuelles. Il est depuis longtemps reconnu dans les pays développés du monde comme un outil efficace pour les entreprises opérationnelles.

L'essence

Le flux électronique de documents entre organisations est un ensemble de processus de création, de traitement, d'envoi, de transfert, de réception, de stockage, d'utilisation et de destruction de documents. Tous ces processus sont effectués après avoir vérifié l'intégrité et confirmé la réception des documents.

Les règles de circulation des documents entre personnes morales sont exécutées d'un commun accord entre les parties. Les informations sont échangées par télécommunications et les documents sont stockés sur des supports électroniques. La durée de conservation des informations comptables ne doit pas dépasser celle fixée par la loi.

Les organisations peuvent échanger entre elles des documents formels et informels portant les signatures des participants. Dans le domaine de l'activité entrepreneuriale, il peut s'agir de : factures, accords, factures, commandes, notifications, procurations, etc. Les informations peuvent être transmises sous forme de fichiers texte, tableaux et graphiques.

Le but de la mise en œuvre de l’EDI

Les conditions préalables à la mise en œuvre de l’EDI peuvent être :

• réduction du travail de routine;
• réduction de la perte de documents ;
• travail « transparent » avec des documents ;
• accroître la discipline de performance - fournir les documents dans les délais spécifiés, etc.

Certains des objectifs quantitatifs comprennent :

• Réduire de 10 fois le temps de traitement des documents.
• Réduisez les coûts de bureau de moitié.

Flux de documents électroniques entre organisations : comment ça marche

Conformément à la législation nationale, le flux électronique de documents entre les organisations s'effectue avec l'accord des deux parties. Pour échanger des données, il est nécessaire que tous les participants soient connectés à l'équipement d'un seul opérateur. Ensuite, l'utilisateur doit envoyer une demande pour être ajouté à la liste des contreparties. Après avoir confirmé la demande, les participants au système peuvent échanger des données.

Le module EDI devra remplir les fonctions suivantes :

• Invitez les contreparties à échanger des données.
• Créez un carnet d'adresses.
• Intégrez-le à un logiciel de comptabilité, par exemple 1C.
• Signez et cryptez la documentation.
• Correspondance structurelle.
• Suivez les statuts des e-mails.

Le flux de documents électroniques entre les organisations s'effectue à l'aide de certificats. La connexion au serveur et l'authentification s'effectuent via un certificat numérique personnel. Une signature numérique électronique est délivrée à chaque utilisateur du système, stockée sur le support électronique Token et protégée par un code PIN. L'utilisateur doit renseigner son identifiant et son mot de passe pour son compte personnel. Ce n'est qu'après cela qu'il aura accès à ses documents.

Tout employé de l'organisation connecté au système peut lancer le processus d'échange. Avant d'envoyer un document à une contrepartie, celui-ci doit être signé avec une signature numérique électronique. Cette opération est réalisée à l'aide du programme Cryptopro. Le document est envoyé via EDF. L'employé de la contrepartie reçoit une notification concernant la réception d'un nouveau document. S'il l'accepte, il appose également une signature électronique. S'il est nécessaire d'apporter des modifications au document, une nouvelle version électronique est créée. Une fois l'édition terminée, vous devez enregistrer toutes les modifications à l'aide d'une signature numérique. Ensuite, le document avec la modification est envoyé à la contrepartie. Si nécessaire, une coordination électronique des informations est effectuée.

S'il est nécessaire d'apporter à nouveau des modifications, toute la procédure est répétée. S'il n'y a aucune plainte concernant la nouvelle version, alors le document est respecté. L'échantillon final est considéré comme signé de deux signatures numériques. Toutes les versions du document sont stockées sur le serveur et peuvent être consultées. Une fois que l'échantillon a obtenu un statut valide, il ne sera plus possible d'apporter des modifications au document. Les contrats infructueux se voient attribuer le statut « Annulé ». C'est ainsi que s'effectue le flux électronique de documents entre les organisations.

Équipement

Que faut-il pour le flux électronique de documents entre les organisations ? Tout d'abord, vous devez sélectionner un opérateur télécom et installer un logiciel spécial pour échanger des informations. Deuxièmement, avec chaque contrepartie avec laquelle l'organisation envisage d'effectuer une correspondance électronique, il est nécessaire de conclure un « Accord sur l'échange de documents électroniques ».

Il faut également installer un serveur EDF sur lequel tous les documents seront stockés. Il peut s'agir d'un équipement client ou d'un stockage cloud. L’accès aux données du système de l’extérieur s’effectue via une application installée sur les équipements des employés de l’organisation. L'interaction des ordinateurs avec le serveur s'effectue via le protocole HTTP avec un cryptage supplémentaire SSL 128. L'accès aux documents s'effectue uniquement via l'interface de l'application et après authentification.

Projet EDI

Un projet d’automatisation de processus peut durer de plusieurs mois à plusieurs années. La période dépend directement du nombre de processus à automatiser, des ressources et des capacités financières de l'organisation. Un bref schéma de mise en œuvre de l’EDI est le suivant :

• Création d'un groupe de travail.
• Formation des objectifs, des délais et du budget du projet.
• Recherche de procédés existants.
• Développer des tâches.
• Conception du système EDI.
• Signature d'un accord pour la mise en œuvre d'EDMS.
• Approbation du règlement de travail.
• Remplir les répertoires système.
• Entraînement.
• Réalisation de tests préliminaires.
• Émission d'un arrêté relatif à la mise en œuvre de l'EDS.
• Amélioration des logiciels et des procédures opérationnelles.
• Lancement d'un projet pilote.
• Transition à grande échelle vers le flux de documents électroniques.

Erreurs dans la mise en œuvre de l'EDI

Au cours du processus, une attention particulière doit être accordée aux processus pour lesquels le papier est requis par la loi. Vous ne pouvez pas dupliquer un document papier avec un document électronique. Cela ralentit considérablement le processus de travail et provoque une attitude négative envers le processus d'automatisation dans son ensemble. Personne ne paie de supplément pour faire un double travail.

Au cours du processus de mise en œuvre, il est nécessaire d'élaborer de nouvelles réglementations pour travailler avec des documents, de former le personnel et ensuite seulement de procéder à une mise en œuvre complète. Cela ne peut être réalisé que si les salariés sont sensibilisés aux avantages de l’utilisation des nouvelles technologies.

Une autre erreur courante est le mauvais développement des exigences pour l'EDMS. Si les utilisateurs doivent travailler dans un système non configuré, le processus EDI diffère de ce qui est accepté dans l'organisation.

Flux de documents électroniques entre organisations : avantages et inconvénients

Avantages :

• Réduire le coût d’envoi des documents originaux par courrier.
• Gain de place pour stocker la documentation. Tout est sauvegardé électroniquement.
• Facilité d'utilisation. Le document est envoyé depuis un seul poste de travail. Une recherche rapide d'un document s'effectue par statut (envoyé, reçu, accepté, etc.).
• Livraison instantanée. Toutes les informations envoyées parviennent au destinataire en quelques secondes.
• Un document ne peut pas être perdu avant l'expiration de sa période de conservation dans le système.

Défauts:

• Pour utiliser l'équipement, vous devez acheter une licence, ce qui coûte très cher.
• Les données ne peuvent le plus souvent être échangées qu'entre les participants d'un même système.
• Le flux de documents électroniques entre organisations en 1C ou utilisant tout autre logiciel diffère du schéma précédemment utilisé. Avec l’introduction du nouvel algorithme, tous les employés se poseront des questions sur la manière d’effectuer leur travail.
• Equipement technique. Avant de mettre en œuvre l'EDI, une organisation doit acheter du matériel et préparer les employés à gérer le nouveau système.
• EDF s'effectue à l'aide d'une signature électronique, valable 1 an. Les certificats doivent être surveillés et mis à jour rapidement. Il est également nécessaire de contrôler les durées de validité des attestations de contrepartie pour éviter des problèmes avec le fisc.

Réglementation légale

Quelles réglementations régissent le flux de documents électroniques entre les organisations ? La législation de la Fédération de Russie comprend la loi fédérale n° 63 « sur les signatures électroniques », les règles de soumission des documents au Service fédéral des impôts sont prescrites dans l'arrêté du ministère des Finances n° MMV-7-2/168. L'EDI entre organisations est réalisé sur la base de l'arrêté n° 50n du ministère des Finances. Les règles relatives à l'échange de documents comptables primaires sous forme électronique sont prescrites dans l'arrêté du Service fédéral des impôts n° ММВ-7-6/36@. Tous les opérateurs d'EDF en cours d'activité doivent être guidés par l'arrêté du Service fédéral des impôts n° ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Le flux électronique de documents entre les organisations SBIS offre aux clients les avantages suivants :

• Vous pouvez envoyer des documents à n'importe quelle organisation enregistrée dans la Fédération de Russie. Si la contrepartie ne participe pas au système SBIS, l'employé de l'entreprise contactera simplement un représentant de l'organisation et enverra des invitations à participer au système à son adresse e-mail. Immédiatement après confirmation de la demande, l'échange d'informations entre les participants s'effectuera sans intermédiaires.
• Il n'est pas nécessaire d'installer un logiciel sur votre ordinateur. Tout ce dont vous avez besoin est un navigateur à jour et un accès Internet.
• Vous n'avez pas besoin d'un programme spécial pour travailler avec des données. Si le rapport est initialement préparé dans un logiciel tiers, par exemple 1C, vous pouvez alors configurer l'intégration des données avec le système SLSIS.
• La forme standard du document n'a pas été établie. Vous pouvez envoyer du texte, des feuilles de calcul, des images, etc.

SKB "Contour"

L'un des premiers développeurs de logiciels en Russie s'occupe également de la fourniture d'équipements permettant d'effectuer le flux de documents électroniques entre les organisations. Kontur a développé le système Diadoc, utilisé pour échanger des documents électroniques. Une particularité du système est que l'accès aux données peut être obtenu à l'étranger. L'entreprise a développé des tarifs de roaming spécifiquement à cet effet. Si vous le souhaitez, vous pouvez accéder aux données via l'API.

De quoi avez-vous besoin?

Pour connecter l'EDI, une organisation doit acheter :

• logiciels sous licence;
• serveur;
• mettre à jour l'équipement ;
• former le personnel;
• configurer et intégrer l'EDMS pour travailler avec des applications internes.

De tels investissements doivent-ils être réalisés afin de connecter le flux de documents électroniques entre l'organisation ? L'inclusion des consultations d'assistance technique, de l'EDMS et des mises à jour logicielles dans les dépenses constitue la deuxième étape de l'investissement. Ces frais devront être payés mensuellement.

Conclusion

Le flux de documents papier est remplacé par un flux électronique. Cela réduit non seulement les coûts de maintenance des processus de l’organisation, mais augmente également l’efficacité de l’entreprise dans son ensemble. Pour que l'EDI fonctionne avec succès, vous devez formuler clairement les objectifs de mise en œuvre du système et configurer correctement l'équipement.

Ekaterina Mikheeva, DIRECTUM

Le flux de documents interne de la plupart des entreprises est automatisé depuis longtemps ; par quels moyens et dans quelle mesure est une autre question, mais il n'est plus nécessaire de prouver les avantages du travail avec des documents électroniques. Aujourd'hui, les entreprises s'intéressent à l'interaction « sans papier » au niveau interentreprises, et le plus important en la matière est de convenir avec la contrepartie d'une nouvelle procédure d'échange.

Dans ce processus, il est important de faire deux pas en avant :

1. Fournir des informations sur les échanges électroniques aux contreparties.
2. Donner une signification juridique aux échanges électroniques.

Délation. Hé, les entrepreneurs !

Tout d'abord, il est nécessaire d'informer les partenaires de la possibilité de transmettre des documents par voie électronique via le service EDI.

Travail de masse

Bien entendu, personne n'obligera les partenaires à un nouveau format de travail sans explication. Dans un premier temps, en règle générale, les initiateurs de la transition vers l'échange électronique envoient massivement des lettres les invitant à démarrer l'échange et publient des communiqués de presse pertinents sur le site Internet. Mais tous les détails sont déjà discutés lors de réunions personnelles ou de conversations téléphoniques.

Exemple d'actualité sur le passage à la gestion électronique de documents

Invitation individuelle

L'opérateur EDF lui-même peut aider à inviter des contreparties, surtout s'il s'agit d'un partenaire stratégiquement important. Si nécessaire, des réunions d'affaires avec des présentations sont organisées, des améliorations individuelles, des solutions d'intégration et techniques sont discutées.

Consolidation organisationnelle, ou où télécharger un exemple d'accord sur l'échange électronique de documents ?

L'étape suivante consiste à garantir une procédure organisationnelle pour l'échange de documents par voie électronique. Bien que cette mesure ne soit pas du tout obligatoire, une compréhension claire des processus et une orientation en termes n'est pas superflue. En règle générale, les entreprises concluent un accord ou un accord pour l'échange de documents électroniques ou ajoutent une clause supplémentaire à l'accord existant.

Inutile de préparer vous-même un nouveau document, il suffit de demander un modèle de convention ou de contrat à votre opérateur EDF. Le plus souvent, les documents standards sont déjà mis en ligne sur leurs sites Internet, comme c'est le cas avec Synerdocs, il vous suffit de télécharger et de saisir vos données.

Exemple de clause d'échange électronique

Vous pouvez télécharger:

• Exemple d'accord sur l'échange électronique avec les contreparties

La convention doit contenir des informations sur les conditions et la procédure de gestion électronique des documents : quels documents et sous quel format sont transmis via le service, le type de signature électronique, quelles entreprises sont sélectionnées comme(s) opérateur(s) EDF. De plus, les conditions de modification de cet accord, la procédure d'examen des questions controversées et diverses restrictions sont indiquées.

Les entreprises ajoutent ou suppriment certains éléments à leur discrétion, mais les grandes organisations décrivent tous les détails de manière aussi complète que possible. Cette approche vous permet de gagner du temps sur la discussion de nombreuses questions qui surviennent inévitablement lors de la mise en relation des contreparties. Et en cas de concours de circonstances défavorables et de poursuites judiciaires, un accord d'échange permettra au tribunal de se faire rapidement une idée globale et objective de cet aspect de la coopération commerciale.

Par voie électronique ou sur papier, un accord est-il vraiment nécessaire ?

Il existe une opinion selon laquelle sans la conclusion d'un contrat ou d'un accord complémentaire, l'échange de documents électroniques via le service n'aura pas de force juridique. C'est faux! La portée juridique de l'échange est assurée par la législation en vigueur en la matière : respect de la réglementation, respect des formats de documents et de la réglementation des échanges, et recours à une signature électronique qualifiée.

Un accord est un indicateur de la priorité de l'échange de documents électroniques en interaction avec les contreparties. Si vous décidez de l’utiliser, vous pouvez signer l’accord lui-même sur papier, si cela est plus courant pour l’entreprise. Qu'il s'agisse d'un document séparé ou d'une clause de l'accord principal n'a pas d'importance.

Si l'accord est conclu par voie électronique, le moyen le plus simple est un accord d'offre. Dans ce cas, le document est publié sur le site Internet au nom de l'entreprise et les contreparties adhèrent simplement à l'offre. La deuxième option est bien entendu un accord individuel signé par une signature électronique.

L’entreprise et ses partenaires peuvent également travailler dans le cadre de l’offre de l’opérateur EDF, s’ils sont tous déjà utilisateurs du service, et ne signent rien de supplémentaire, comme évoqué ci-dessus.

De plus, les conditions de modification de cet accord, la procédure d'examen des questions controversées et diverses restrictions sont indiquées. Les entreprises ajoutent ou suppriment certains éléments à leur discrétion, mais les grandes organisations décrivent tous les détails de manière aussi complète que possible. Cette approche vous permet de gagner du temps sur la discussion de nombreuses questions qui surviennent inévitablement lors de la mise en relation des contreparties. Et en cas de concours de circonstances défavorables et de poursuites judiciaires, un accord d'échange permettra au tribunal de se faire rapidement une idée globale et objective de cet aspect de la coopération commerciale. Par voie électronique ou sur papier, un accord est-il vraiment nécessaire ? Il existe une opinion selon laquelle sans la conclusion d'un contrat ou d'un accord complémentaire, l'échange de documents électroniques via le service n'aura pas de force juridique.

Gestion électronique des documents avec les contreparties : par où commencer

De quelle procédure s'agit-il pour l'échange de documents électroniques ? Quel type de signature électronique faut-il signer un document électronique ? Nous remercions Olga Vladimirovna Saltykova, de Moscou, chef comptable de la SARL « Firme ANIS-98 » pour le sujet d'interview proposé. I.V. Murashkintsev : Cet ordre sera différent selon les documents. Les factures électroniques ont des exigences particulières et plus strictes.
Ils doivent être signés avec une signature électronique qualifiée renforcée et transmis par l'intermédiaire d'un opérateur de gestion électronique de documents. Procédure, approuvée. Par Arrêté du Ministère des Finances du 25 avril 2011 n°50n. Une signature électronique qualifiée renforcée est un analogue du sceau d’une organisation accompagné de la signature de la personne responsable. Il est accompagné d'un certificat de clé de vérification qualifiée.
Seuls les centres de certification accrédités peuvent délivrer de telles signatures électroniquesLoi n° 63-FZ du 06/04/2011.

Accord sur l'échange de documents électroniques

• Qui est responsable de la signature électronique ?, n°21
• Documents électroniques : faut-il les imprimer ?, n°18
• Comment un simplificateur peut-il confirmer le paiement des dépenses en espèces à un entrepreneur, n°18
• Un sceau est-il requis sur une procuration judiciaire, n° 15
• Réalisation de travaux dans le cadre d'une convention de péage, n°15
• LLC a décidé de changer de nom : instructions pas à pas, n°13
• Signer le document : quoi, où et comment, n°11
• Refus de l'impression ronde : est-ce que ça vaut le coup de se précipiter ?, n°10
• Je veux tout savoir : règlements avec les personnes responsables, n°8
• Réduire le flux de documents dans l'entrepôt, n°8
• Les manuscrits ne brûlent pas gratuitement... Nous prenons en compte les frais de destruction des documents, n°8
• La facture n'a pas été reçue à temps : y aura-t-il un retard de paiement, n°7
2014

Accord avec la contrepartie pour l'échange légal de factures électroniques

Une indication de la procédure de stockage des documents électroniques les protégera d'une destruction prématurée. La procédure de stockage des documents électroniques ne diffère pas de la procédure de stockage des documents sur papier. Ainsi, les factures électroniques doivent être conservées pendant la durée prévue pour la conservation des documents papier (article 1.13 de la Procédure d'émission et de réception des factures sous forme électronique via les canaux de télécommunication utilisant une signature numérique électronique, approuvée par arrêté du ministère des Finances de la Russie. du 25 avril 2011 n°50n). Rappelons qu'à des fins comptables, les documents primaires sont conservés pendant cinq ans et à des fins fiscales - pendant quatre ans.

Mais en pratique, il existe des risques de perte d'un document (par exemple en cas de panne informatique ou d'incendie). Il convient donc de définir dans l’accord la procédure à suivre pour obtenir des copies des documents auprès de la contrepartie (voir le commentaire de l’expert ci-dessous).

Accord sur les flux électroniques de documents entre personnes morales

Attention

En conséquence, le tribunal a reconnu que les déductions litigieuses avaient été réclamées légalement. À mon avis, une indication dans l'accord sur la gestion électronique des documents de la possibilité de recevoir une copie d'un document électronique de la contrepartie aura un impact positif sur la résolution. des litiges fiscaux dans de telles situations. En outre, la procédure de stockage des documents électroniques offrira une protection contre l'introduction de corrections et de distorsions. Rappelons que les corrections ne peuvent être apportées qu'en accord avec les participants aux transactions commerciales. Cela doit être confirmé par les signatures des personnes qui ont signé les documents, indiquant la date des corrections (lettre du ministère des Finances de la Russie du 25 janvier 2012 n° 07-02-06/9).

Il est donc conseillé d'indiquer également dans l'accord la procédure à suivre pour apporter des corrections aux documents électroniques. En particulier, indiquez que l'entreprise n'a pas le droit d'apporter unilatéralement des modifications au document. 6.

Important

Peu importe que vous envoyiez des factures papier ou électroniques et que vous utilisiez un ou plusieurs transporteurs. Quel est le coût approximatif d’envoi et de réception d’un document électronique ? I.V. Mourachkintsev : Un prix de marché stable pour ces services vient tout juste d'émerger.

Aujourd'hui, cela peut aller de 1 à 5 roubles. pour l'envoi d'un document électronique. Certains opérateurs facturent en outre des frais d'abonnement. La réception de documents électroniques est généralement gratuite.

Dans tous les cas, cela revient moins cher que l’envoi de documents par courrier ordinaire, surtout sur de longues distances. De plus, cela réduit les coûts d’impression et de stockage des documents papier. Selon les évaluations des entreprises qui ont commencé à mettre en œuvre la gestion électronique des documents, les économies réalisées lors du passage à l'échange électronique de documents avec des contreparties peuvent s'élever à environ 2 % du chiffre d'affaires brut de l'entreprise.

C'est faux! La portée juridique de l'échange est assurée par la législation en vigueur en la matière : respect de la réglementation, respect des formats de documents et de la réglementation des échanges, et recours à une signature électronique qualifiée. Un accord est un indicateur de la priorité de l'échange de documents électroniques en interaction avec les contreparties. Si vous décidez de l’utiliser, vous pouvez signer l’accord lui-même sur papier, si cela est plus courant pour l’entreprise.

Qu'il s'agisse d'un document séparé ou d'une clause de l'accord principal n'a pas d'importance. Si l'accord est conclu par voie électronique, le moyen le plus simple est un accord d'offre. Dans ce cas, le document est publié sur le site Internet au nom de l'entreprise et les contreparties adhèrent simplement à l'offre.

La deuxième option est bien entendu un accord individuel signé par une signature électronique.

Accord EDO avec échantillon de contrepartie

Une personne morale peut se mettre d'accord oralement ou par écrit avec sa contrepartie et commencer à échanger avec elle des documents électroniques juridiquement significatifs via Diadoc. Pour ce faire, il suffit aux organisations de se connecter à Diadok et de signer un accord de licence avec SKB Kontur. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de conclure un accord complémentaire sur l’EDI entre les deux contreparties.
Le fait est que tous les documents transmis via Diadoc sont signés avec une signature électronique qualifiée. Au paragraphe 1 de l'art. 6 de la loi fédérale 63-FZ « sur la signature électronique » stipule : « Les informations sous forme électronique signées avec une signature électronique qualifiée (CES) sont reconnues comme un document électronique équivalent à un document papier signé avec une signature manuscrite.
Veuillez noter qu'avec un tel flux de documents, les originaux sont créés sous forme électronique, et pas seulement des copies électroniques de documents papier. Les documents électroniques dans des formats approuvés peuvent être compilés dans la plupart des programmes de comptabilité. Mais pour qu'un document électronique ait une signification juridique, il doit non seulement respecter les formats approuvés et comporter des informations obligatoires, mais également être signé avec une signature électronique.
Après avoir créé un document, vous pouvez le signer immédiatement avec une signature électronique dans de nombreux programmes de comptabilité, mais pas tous. Si un document électronique est envoyé à une contrepartie, il doit être envoyé dans le respect de la procédure d'échange de documents électroniques.

• Garanties dans le contrat : contre les pertes fiscales et plus, n°4
• Nous rédigeons correctement une procuration, n°3
• Nous utilisons UPD depuis le milieu de l'année, n°2
• Numérotation des documents de la nouvelle année, n°1
2017

1. Risques de livraison non contractuelle : si le contrat et la facture ne sont pas à l'amiable, n°11

1. Flux de documents, n°24
2. Récupérer des documents perdus, n° 20
3. Documents comptables : préparer, remplir, signer, n°20
4. Il est conseillé d'inclure un horodatage dans la signature électronique, n°15
5. Le Service fédéral des impôts ne peut accepter les documents électroniques que dans des formats approuvés, n° 13
6. Correction du système comptable primaire, n°10
7. Un document électronique ne se crée pas seulement sur un ordinateur, n°5
8. Nous prenons un arrêté attribuant les fonctions de chef comptable au directeur, n°4
9. Nous transférons la comptabilité à un sous-traitant, n°3

2015
L’entreprise et ses partenaires peuvent également travailler dans le cadre de l’offre de l’opérateur EDF, s’ils sont tous déjà utilisateurs du service, et ne signent rien de supplémentaire, comme évoqué ci-dessus. *** Connecter les contreparties à la bourse n'est pas toujours facile. Si les compétences de votre entreprise ne suffisent pas à résoudre les problèmes qui se posent, vous pouvez toujours recourir à l'aide d'un opérateur - obtenir des conseils sur la procédure ou déléguer entièrement le travail, y compris la conclusion de tous les accords. Il y a encore plus d'informations sur l'organisation des échanges électroniques dans la section Les bases du flux de documents interentreprises et le projet Idéal EDI. Mots clés : Plus de documents de l'auteur Ekaterina Mikheeva L'avenir de la gestion de contenu et de l'intelligence artificielle Outils ECM intelligents.
Une copie papier, si elle est correctement exécutée, c'est-à-dire certifiée par la signature et le sceau de l'organisation ou notariée, peut être utilisée de la même manière qu'une copie du document papier original. Tous les documents peuvent-ils être créés électroniquement ? I.V. Murashkintsev : Les documents peuvent être créés à la fois sous forme papier et électronique.
Si un document électronique est signé avec une signature électronique qualifiée, il équivaut à un document papier signé à la main. 5 cuillères à soupe. 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ ; article 1 art. 6 de la loi du 06/04/2011 n° 63-FZ. Il existe des formats électroniques agréés par le Service fédéral des impôts pour la facture, la lettre de voiture TORG-12 et le certificat d'achèvement des travaux. D'autres documents peuvent être créés dans n'importe quel format, tel que texte ou pdf. Mais il existe un document qui doit être rédigé sur papier. Il s'agit d'une lettre de voiture.