Rrjedha elektronike e dokumenteve ndërmjet organizatave. Marrëveshje për menaxhimin elektronik të dokumenteve Marrëveshje shtesë për mostrën e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Organizimi

Teknologjia

Informacioni i kontaktit

Shënim

SHA "CenterInform"

"Kontur-Extern"

Kontaktoni tel. 740-54-05 - Departamenti i lidhjes

CJSC "QENDRA CERTIFIKATAVE"

PP "Komita-Raport"

Kontaktoni tel.

LLC "Kompania "Tensor"

"Raportimi elektronik SBIS++"

Kontaktoni tel.

ARGOS LLC

www.argos-nalog.ru

EDMS "Argos - Tatimpaguesi"

Kontaktoni tel.

Taxkom LLC

PC "Sprinter"

Kontaktoni tel.

CJSC Kaluga Astral

www.astralnalog.ru

PC "Raporti Astral"

Kontaktoni tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "Sfera"

Kontaktoni tel.

LLC "Qendra e Certifikimit GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

PC "Taxnet-Referent"

Kontaktoni tel.

8-800-50-50-50-2 (telefonatë falas)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"Korrier"

Kontaktoni tel. zyrat përfaqësuese në Shën Petersburg

Rrjedha elektronike e dokumenteve midis organizatave - si funksionon? Cilat dokumente mund të shkëmbehen në mënyrë elektronike, si të hartohet një marrëveshje me një palë tjetër për të vendosur ndërveprim elektronik dhe çfarë duhet të përfshihet në rregullore? Kjo do të diskutohet në materialin tonë.

Një element i rëndësishëm i çdo administrimi të dokumenteve elektronike është një dokument elektronik. Për t'i dhënë një dokumenti të krijuar në formë elektronike fuqi juridikisht të rëndësishme, të dyja palët në rrjedhën elektronike të dokumenteve duhet t'i japin atij 3 prona të rëndësishme. Dokumenti elektronik duhet:

• Keni detajet e kërkuara.
• Pajtohuni me formatin e miratuar.
• Vërtetuar me nënshkrimin e personit përgjegjës.

Nëse ju dhe pala tjetër keni organizuar gjenerimin e dokumenteve elektronike në formate të përcaktuara në ndërmarrjet tuaja, është e nevojshme që teknikisht të sigurohet ndërveprimi juaj elektronik me to. Si ta bëni këtë?

Në mënyrë që dy sisteme të veçanta të shkëmbejnë dokumente reciproke dhe efektive, është e nevojshme të specifikohen të gjitha nuancat e rrjedhës së dokumenteve në rregullore të veçanta.

Para së gjithash, duhet të kuptoni se cilat dokumente elektronike duhet të nënshkruhen me një nënshkrim të thjeshtë elektronik, dhe cilët me një të forcuar. Llojet e lejuara ligjërisht të nënshkrimeve elektronike janë paraqitur në figurë.

Rrjedha elektronike e dokumenteve me palët mund të përfshijë dokumente me shkallë të ndryshme rëndësie dhe konfidencialiteti. Për shembull, kërkesat më të rrepta zbatohen për faturat elektronike: ato duhet të nënshkruhen ekskluzivisht nga UKEP dhe të dërgohen përmes një operatori EDI (Urdhër i Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 10 nëntor 2015 Nr. 174n). Dhe për dokumentet e brendshme të kompanisë, përdorimi i UKEP nuk është i detyrueshëm. Prandaj, vetë kompania vendos se çfarë nënshkrimi do të përdoret për të nënshkruar këtë apo atë dokument të brendshëm.

Rregulloret për menaxhimin e dokumenteve elektronike duhet të përcaktojnë procedurën për nënshkrimin e dokumenteve elektronike dhe të përshkruajnë rrethin e personave përgjegjës që kanë të drejtë t'i nënshkruajnë ato.

Pas zgjidhjes së të gjitha çështjeve rregullatore me palët, duhet të zgjidhni një operator EDF përmes të cilit do të shkëmbeni dokumente elektronike dhe do të lidhni një marrëveshje me të. Përveç kësaj, do t'ju duhet të zgjidhni probleme të tjera:

• Organizoni një arkiv elektronik të dokumenteve elektronike të pranuara dhe të dërguara.
• Bëni shtesa në politikën e kontabilitetit në lidhje me kalimin në menaxhimin elektronik të dokumenteve.
• Siguroni personat përgjegjës me nënshkrime elektronike.
• Të zgjidhë çështje të tjera organizative dhe teknike të nevojshme për funksionimin efektiv të sistemit.

Shkëmbimi i dokumenteve në formën e imazheve të skanuara: si dhe kur është e mundur kjo

Shkëmbimi elektronik i dokumenteve ndërmjet palëve në formën e imazheve të tyre të skanuara është praktikuar në kompani për një kohë të gjatë - që nga ardhja e shërbimeve të ndryshme postare në internet. Për ta bërë këtë, nuk keni nevojë për ndonjë program të veçantë ose lidhje me operatorët EDF. Sidoqoftë, lehtësia e përdorimit të kësaj metode të shkëmbimit të dokumenteve ka një numër disavantazhesh të rëndësishme:

• Pamundësia për të garantuar sigurinë e informacionit të garantuar.
• Shpenzim i konsiderueshëm i kohës dhe burimeve të punës për të kthyer një dokument letre në një imazh të skanuar elektronik.
• Nevoja për printim të mëvonshëm të dokumentit.
• Pamundësia për të shkëmbyer shpejt dokumentet e dakorduara.
• Disavantazhe të tjera (mungesa e aftësisë për të gjurmuar dokumentin, vonesa në miratimin nga hierarkia në kompani, etj.).

Kjo çon në një ngushtim të fushës së aplikimit të kësaj metode të shkëmbimit të dokumenteve në mënyrë elektronike ndërmjet organizatave. Shkëmbimi i imazheve të skanuara përdoret kryesisht për ato lloje dokumentesh që nuk janë ligjërisht të rëndësishme për kompaninë. Dhe ato i dërgohen në mënyrë elektronike palës tjetër vetëm për të përshpejtuar ndërveprimin (përmbushjen e kushteve të kontratave ose zgjidhjen e problemeve aktuale të biznesit). Në të njëjtën kohë, origjinali i letrës dërgohet me postë ose shërbim korrier.

Kur ju nevojitet një aplikacion për t'u lidhur me menaxhimin elektronik të dokumenteve?

Ndonjëherë, për qëllime të ndërveprimit të jashtëm me palët e interesuara, një kompani duhet të plotësojë një aplikim për lidhje me menaxhimin elektronik të dokumenteve dhe një numër dokumentesh të tjera duke përdorur një formular të veçantë. Shumica e kompanive ballafaqohen me nevojën për të plotësuar një aplikim të tillë kur dorëzojnë raporte elektronike në Fondin e Pensionit.

Në këtë rast, pjesëmarrësit në rrjedhën elektronike të dokumenteve nuk do të jenë partnerë biznesi, por kompania dhe fondi ekstra-buxhetor. Aplikacioni nuk mund të shkruhet në asnjë formë - modeli i tij i gatshëm mund të gjendet në faqen e internetit të Fondit Pensional. Ai duhet të përmbajë të dhënat e mëposhtme:

• Të dhënat e kompanisë që hyn në ndërveprim elektronik me fondin.
• Informacion rreth operatorit të telekomit dhe mjetit të mbrojtjes kriptografike të informacionit të përdorur.

Por një aplikim për ndërveprim elektronik me fondin nuk mjafton. Është gjithashtu e nevojshme:

1. Përpara se të plotësoni aplikacionin, zgjidhni një qendër certifikimi të akredituar që ofron nuancat teknike të lidhjes së rrjedhës së dokumenteve nëpërmjet TCS dhe më pas lidhjen e një kontrate (marrëveshjeje) me të për ofrimin e shërbimeve për transferimin e dokumenteve elektronike.
2. Pas paraqitjes së aplikacionit dhe kontrollit të tij nga specialistët e fondit, lidhni një marrëveshje me PRF për lidhjen me menaxhimin e dokumenteve elektronike. Formulari mund të shkarkohet nga faqja e internetit e fondacionit.

Shkëmbimi elektronik i informacionit të kompanive me Fondin e Pensionit të Federatës Ruse ju lejon të siguroni informacione të personalizuara të kontabilitetit pa vizituar fondin, të identifikoni dhe korrigjoni me kohë gabimet në raportim dhe të zgjidhni një sërë problemesh të tjera.

Për më shumë informacion rreth ndërveprimit elektronik me Fondin e Pensionit të Rusisë, shihni këtë material.

Vetë kompania përcakton se si të kalojë në menaxhimin elektronik të dokumenteve me palët. Por në çdo rast, ky është një proces negocimi. Propozimi për të kaluar në menaxhimin elektronik të dokumenteve mund të vendoset gojarisht, në formën e një ftese me shkrim nga një prej partnerëve të biznesit, ose duke nënshkruar një marrëveshje të veçantë.

Për të ftuar palën tuaj me shkrim për të krijuar menaxhimin elektronik të dokumenteve, mund t'i dërgoni një letër atyre. Dërgimi i letrave të tilla ndihmon një kompani me një fluks të madh dokumentesh për të ftuar partnerë të rinj dhe ekzistues në ndërveprim elektronik.

Në tekstin e letrës, ju duhet të informoni palën në një formë koncize:

• Për mundësinë e krijuar ligjërisht të menaxhimit elektronik të dokumenteve.
• Përparësitë e saj.
• Format e dokumenteve që planifikohen të shkëmbehen në mënyrë elektronike.
• Veprimet e nevojshme për të kaluar në këtë sistem.

Një letër shembull në lidhje me kalimin në menaxhimin e dokumenteve elektronike (ekstrakt) është paraqitur më poshtë.

Pa ndryshuar tekstin e letrës dhe duke zëvendësuar vetëm detajet e palëve, mund t'i informoni shpejt ata për dëshirën tuaj për të organizuar një shkëmbim të ndërsjellë elektronik të dokumenteve.

Marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve elektronike ndërmjet personave juridikë

Kundërpalët mund të specifikojnë nuancat e ndërveprimit pa letër në një marrëveshje të veçantë për menaxhimin e dokumenteve elektronike. Si ta kompozoni atë?

Legjislacioni nuk përcakton kërkesa të veçanta për formën dhe përmbajtjen e një marrëveshjeje për qarkullimin elektronik të dokumenteve ndërmjet personave juridikë. Prandaj, përbërja dhe përmbajtja e tij përcaktohen nga pjesëmarrësit e tij. Në këtë rast, është e nevojshme të pajtohet me stilin dhe strukturën e përbashkët për dokumente të tilla (është e nevojshme të përshkruhet lënda e marrëveshjes, periudha e vlefshmërisë, detajet e palëve dhe çështje të tjera).

Figura më poshtë tregon seksionet kryesore (të mundshme) të një marrëveshjeje të tillë.

Për të vendosur ndërveprimin elektronik, është e nevojshme të bini dakord për nuancat e tij. Kjo mund të bëhet verbalisht, duke dërguar një letër dhe/ose duke nënshkruar një marrëveshje të veçantë. Do të jetë gjithashtu e nevojshme të zgjidhen një sërë çështjesh të ndërlidhura (përshkruani procedurën për shkëmbimin elektronik të dokumenteve, identifikoni personat përgjegjës, pajisni me një nënshkrim elektronik, etj.).

Menaxhimi elektronik i dokumenteve (EDF) është një mënyrë e shpejtë për të shkëmbyer informacione bazuar në përdorimin e dokumenteve elektronike me nënshkrime virtuale. Ajo ka fituar prej kohësh njohjen në vendet e zhvilluara të botës si një mjet efektiv për biznesin operacional.

Thelbi

Rrjedha elektronike e dokumenteve midis organizatave është një grup procesesh për krijimin, përpunimin, dërgimin, transferimin, marrjen, ruajtjen, përdorimin dhe shkatërrimin e dokumenteve. Të gjitha këto procese kryhen pasi kontrollohet integriteti dhe konfirmohet që dokumentet janë marrë.

Rregullat për rrjedhën e dokumenteve ndërmjet personave juridikë kryhen me marrëveshje të palëve. Informacioni shkëmbehet duke përdorur telekomunikacionin dhe dokumentet ruhen në media elektronike. Periudha e ruajtjes së informacionit kontabël nuk duhet të kalojë atë të përcaktuar me ligj.

Organizatat mund të shkëmbejnë dokumente formale dhe joformale me njëra-tjetrën me nënshkrimet e pjesëmarrësve. Në fushën e veprimtarisë sipërmarrëse mund të jenë: fatura, marrëveshje, fatura, urdhra, njoftime, prokura etj. Informacioni mund të transmetohet në formën e tekstit, tabelës dhe skedarëve grafikë.

Qëllimi i zbatimit të EDI

Parakushtet për zbatimin e EDI mund të jenë:

• reduktimi i punës rutinë;
• zvogëlimi i humbjes së dokumentit;
• punë “transparente” me dokumente;
• rritja e disiplinës së performancës - sigurimi i dokumenteve brenda kornizës kohore të caktuar, etj.

Disa nga qëllimet sasiore përfshijnë:

• Ulja e kohës për përpunimin e dokumenteve me 10 herë.
• Përgjysmoni kostot e zyrës.

Rrjedha elektronike e dokumenteve midis organizatave: si funksionon

Në përputhje me legjislacionin e brendshëm, qarkullimi elektronik i dokumenteve ndërmjet organizatave kryhet me marrëveshje të dy palëve. Për të shkëmbyer të dhëna, është e nevojshme që të gjithë pjesëmarrësit të jenë të lidhur me pajisjet e një operatori. Më pas, përdoruesi duhet të dërgojë një kërkesë për t'u shtuar në listën e palëve. Pas konfirmimit të kërkesës, pjesëmarrësit e sistemit mund të shkëmbejnë të dhëna.

Moduli EDI do të duhet të kryejë funksionet e mëposhtme:

• Ftoni palët që të shkëmbejnë të dhëna.
• Krijoni një libër adresash.
• Integroni me softuerin e kontabilitetit, për shembull, 1C.
• Nënshkruani dhe kriptoni dokumentacionin.
• Korrespondenca e strukturës.
• Ndiqni statuset e postës elektronike.

Rrjedha elektronike e dokumenteve midis organizatave kryhet duke përdorur certifikata. Lidhja me serverin dhe vërtetimi kryhet nëpërmjet një certifikate dixhitale personale. Një nënshkrim elektronik dixhital lëshohet për çdo përdorues të sistemit, i ruajtur në mediumin elektronik Token dhe i mbrojtur nga një kod PIN. Përdoruesi duhet të vendosë hyrjen dhe fjalëkalimin e tij për llogarinë e tij personale. Vetëm pas kësaj ai do të ketë akses në dokumentet e tij.

Çdo punonjës i organizatës i lidhur me sistemin mund të iniciojë procesin e shkëmbimit. Para se të dërgoni një dokument te një palë tjetër, ai duhet të nënshkruhet me një nënshkrim elektronik dixhital. Ky operacion kryhet duke përdorur programin Cryptopro. Dokumenti dërgohet përmes EDF. Punonjësi i palës tjetër merr një njoftim për marrjen e një dokumenti të ri. Nëse e pranon, atëherë vendos edhe nënshkrimin elektronik. Nëse është e nevojshme të bëhen ndryshime në dokument, krijohet një version i ri elektronik. Pas përfundimit të redaktimit, duhet të ruani të gjitha ndryshimet duke përdorur një nënshkrim dixhital. Pastaj dokumenti me ndryshimin i dërgohet palës tjetër. Nëse është e nevojshme, kryhet koordinimi elektronik i informacionit.

Nëse është e nevojshme të bëhen ndryshime përsëri, e gjithë procedura përsëritet përsëri. Nëse nuk ka ankesa për versionin e ri, atëherë dokumenti respektohet. Mostra përfundimtare konsiderohet të jetë e nënshkruar me dy nënshkrime dixhitale. Të gjitha versionet e dokumentit ruhen në server dhe janë të disponueshëm për t'u parë. Pasi mostrës t'i caktohet statusi i vlefshëm, nuk do të jetë e mundur të ndryshohet dokumenti. Kontratat e anuluara u jepet statusi "Anuluar". Kështu kryhet qarkullimi elektronik i dokumenteve ndërmjet organizatave.

Pajisjet

Çfarë nevojitet për rrjedhën elektronike të dokumenteve ndërmjet organizatave? Së pari, duhet të zgjidhni një operator telekomi dhe të instaloni softuer special për shkëmbimin e informacionit. Së dyti, me secilën palë me të cilën organizata synon të kryejë korrespondencë elektronike, është e nevojshme të lidhet një "Marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve elektronike".

Është gjithashtu e nevojshme të instaloni një server EDF në të cilin do të ruhen të gjitha dokumentet. Kjo mund të jetë ose pajisje klienti ose ruajtje në renë kompjuterike. Qasja në të dhënat e sistemit nga jashtë kryhet përmes një aplikacioni që është i instaluar në pajisjet e punonjësve të organizatës. Ndërveprimi i kompjuterëve me serverin kryhet përmes protokollit HTTP me kriptim shtesë SSL 128 Qasja në dokumente kryhet vetëm përmes ndërfaqes së aplikacionit dhe pas vërtetimit.

Projekti EDI

Një projekt i automatizimit të procesit mund të zgjasë nga disa muaj deri në disa vjet. Periudha varet drejtpërdrejt nga numri i proceseve që duhet të automatizohen, burimet dhe aftësitë financiare të organizatës. Një skemë e shkurtër për zbatimin e EDI është si më poshtë:

• Krijimi i një grupi pune.
• Formimi i qëllimeve, afateve dhe buxhetit të projektit.
• Hulumtimi i proceseve ekzistuese.
• Zhvilloni detyra.
• Projektimi i sistemit EDI.
• Nënshkrimi i një marrëveshjeje për zbatimin e EDMS.
• Miratimi i rregullores së punës.
• Plotësimi i drejtorive të sistemit.
• Trajnimi i personelit.
• Kryerja e testeve paraprake.
• Lëshimi i një urdhri për zbatimin e EDS.
• Përmirësimi i softuerit dhe procedurave të funksionimit.
• Nisja e një projekti pilot.
• Kalimi në shkallë të plotë në rrjedhën elektronike të dokumenteve.

Gabime në zbatimin e EDI

Në këtë proces, vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet proceseve që kërkohet me ligj të kenë media letre. Nuk mund të kopjoni një dokument letre me një dokument elektronik. Kjo ngadalëson ndjeshëm procesin e punës dhe shkakton një qëndrim negativ ndaj procesit të automatizimit në tërësi. Askush nuk paguan ekstra për të bërë punë të dyfishtë.

Gjatë procesit të zbatimit, është e nevojshme të hartohen rregullore të reja për punën me dokumente, të trajnohet stafi dhe vetëm atëherë të përfshihet në zbatimin e plotë. Kjo mund të arrihet vetëm nëse punonjësit ndërgjegjësohen për përfitimet e përdorimit të teknologjive të reja.

Një gabim tjetër popullor është zhvillimi i dobët i kërkesave për EDMS. Nëse përdoruesit duhet të punojnë në një sistem të pakonfiguruar, atëherë procesi EDI ndryshon nga ai që pranohet në organizatë.

Rrjedha elektronike e dokumenteve midis organizatave: të mirat dhe të këqijat

Përparësitë:

• Ulja e kostos së dërgimit të dokumenteve origjinale me postë.
• Kursimi i hapësirës për ruajtjen e dokumentacionit. Gjithçka ruhet në mënyrë elektronike.
• Lehtësia e përdorimit. Dokumenti dërgohet nga një stacion pune. Një kërkim i shpejtë për një dokument kryhet sipas statusit (dërguar, marrë, pranuar, etj.).
• Dorëzimi i menjëhershëm. Të gjitha informacionet e dërguara arrijnë te marrësi brenda pak sekondash.
• Një dokument nuk mund të humbet përpara se të skadojë periudha e ruajtjes së tij në sistem.

Të metat:

• Për të përdorur pajisjen, duhet të blini një licencë, e cila kushton shumë para.
• Të dhënat më së shpeshti mund të shkëmbehen vetëm ndërmjet pjesëmarrësve në të njëjtin sistem.
• Rrjedha elektronike e dokumenteve midis organizatave në 1C ose përdorimi i ndonjë softueri tjetër ndryshon nga skema e përdorur më parë. Me prezantimin e algoritmit të ri, të gjithë punonjësit do të kenë pyetje se si të kryejnë punën e tyre.
• Pajisje teknike. Përpara se të zbatojë EDI, një organizatë duhet të blejë pajisje dhe të përgatisë punonjësit për të menaxhuar sistemin e ri.
• EDI kryhet duke përdorur një nënshkrim elektronik, i cili është i vlefshëm për 1 vit. Certifikatat duhet të monitorohen dhe përditësohen menjëherë. Është gjithashtu e nevojshme të kontrollohen periudhat e vlefshmërisë së certifikatave të palëve në mënyrë që të shmangen problemet me autoritetet tatimore.

Rregullimi ligjor

Cilat rregullore rregullojnë rrjedhën elektronike të dokumenteve ndërmjet organizatave? Legjislacioni i Federatës Ruse përfshin Ligjin Federal Nr. 63 "Për nënshkrimin elektronik" rregullat për dorëzimin e dokumenteve në Shërbimin Federal të Taksave janë të përcaktuara me Urdhrin e Ministrisë së Financave Nr. MMV-7-2/168. EDI ndërmjet organizatave kryhet në bazë të Urdhrit Nr. 50n të Ministrisë së Financave. Rregullat për shkëmbimin e dokumenteve të kontabilitetit parësor në formë elektronike përcaktohen në urdhrin e Shërbimit Federal të Taksave Nr. ММВ-7-6/36@. Të gjithë operatorët e EDF në procesin e aktivitetit duhet të udhëhiqen nga urdhri i Shërbimit Federal të Taksave Nr. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Rrjedha elektronike e dokumenteve ndërmjet organizatave SBIS u jep klientëve avantazhet e mëposhtme:

• Ju mund të dërgoni dokumente në çdo organizatë që është e regjistruar në Federatën Ruse. Nëse pala tjetër nuk është pjesëmarrëse në sistemin SBIS, atëherë një punonjës i kompanisë thjesht do të kontaktojë një përfaqësues të organizatës dhe do të dërgojë ftesa për të marrë pjesë në sistem në emailin e tij. Menjëherë pas konfirmimit të kërkesës, shkëmbimi i informacionit ndërmjet pjesëmarrësve do të kryhet pa ndërmjetës.
• Nuk ka nevojë të instaloni softuer në kompjuterin tuaj. Gjithçka që ju nevojitet është një shfletues i përditësuar dhe akses në internet.
• Ju nuk keni nevojë për një program të veçantë për të punuar me të dhëna. Nëse raporti përgatitet fillimisht në softuer të palëve të treta, për shembull, 1C, atëherë mund të konfiguroni integrimin e të dhënave me sistemin SLSIS.
• Forma standarde e dokumentit nuk është krijuar. Mund të dërgoni tekst, skedarë fletëllogaritëse, imazhe, etj.

SKB "Kontur"

Një nga zhvilluesit e parë të softuerit në Rusi është gjithashtu i angazhuar në furnizimin e pajisjeve me ndihmën e të cilave kryhet qarkullimi elektronik i dokumenteve midis organizatave. Kontur ka zhvilluar sistemin Diadoc, i cili përdoret për shkëmbimin e dokumenteve elektronike. Një veçori e veçantë e sistemit është se qasja në të dhëna mund të merret gjatë qëndrimit jashtë vendit. Kompania ka zhvilluar tarifa roaming posaçërisht për këtë qëllim. Nëse dëshironi, mund të përdorni të dhënat përmes API-së.

Çfarë ju duhet?

Për të lidhur EDI, një organizatë duhet të blejë:

• softuer i licencuar;
• server;
• pajisjet e përditësimit;
• trajnon personelin;
• konfiguroni dhe integroni EDMS për të punuar me aplikacione të brendshme.

Duhet të bëhen investime të tilla për të lidhur rrjedhën elektronike të dokumenteve ndërmjet organizatës? Përfshirja e konsultimeve për mbështetjen teknike, EDMS dhe përditësimet e softuerit në shpenzime është faza e dytë e investimit. Këto kosto do të duhet të paguhen çdo muaj.

konkluzioni

Rrjedha e dokumenteve në letër po zëvendësohet me atë elektronike. Ai jo vetëm që redukton kostot e organizatës për mirëmbajtjen e proceseve, por gjithashtu rrit efikasitetin e biznesit në tërësi. Që EDI të funksionojë me sukses, duhet të formuloni qartë qëllimet e zbatimit të sistemit dhe të konfiguroni siç duhet pajisjet.

Ekaterina Mikheeva, DIRECTUM

Rrjedha e brendshme e dokumenteve të shumicës së kompanive është automatizuar prej kohësh me çfarë mjetesh dhe sa thellë është një pyetje tjetër, por nuk ka më nevojë të provohen avantazhet e punës me dokumente elektronike. Sot, biznesi është i interesuar për ndërveprimin "pa letër" në nivelin ndër-korporativ, dhe gjëja më e rëndësishme në këtë çështje është të pajtohet me palën tjetër për një procedurë të re shkëmbimi.

Në këtë proces, është e rëndësishme të bëhen dy hapa përpara:

1. Jepni palëve informacion në lidhje me shkëmbimin elektronik.
2. Jepini rëndësi juridike shkëmbimit elektronik.

Duke informuar. Hej, kontraktorë!

Para së gjithash, është e nevojshme të informohen partnerët për mundësinë e transmetimit të dokumenteve në mënyrë elektronike përmes shërbimit EDI.

Punë masive

Sigurisht, askush nuk do t'i detyrojë partnerët në një format të ri pune pa shpjegim. Në fazën e parë, si rregull, iniciatorët e kalimit në shkëmbimin elektronik dërgojnë postime masive letrash duke i ftuar ata të fillojnë shkëmbimin dhe publikojnë njoftimet përkatëse për shtyp në faqen e internetit. Por të gjitha detajet tashmë diskutohen gjatë takimeve personale apo bisedave telefonike.

Shembull i lajmeve në lidhje me kalimin në menaxhimin elektronik të dokumenteve

Ftesë individuale

Vetë operatori EDF mund të ndihmojë në ftimin e palëve, veçanërisht nëse po flasim për një partner të rëndësishëm strategjik. Nëse është e nevojshme, mbahen takime biznesi me prezantime, diskutohen përmirësime individuale, integrim dhe zgjidhje teknike.

Konsolidimi organizativ, apo ku të shkarkohet një mostër e marrëveshjes për shkëmbimin elektronik të dokumenteve?

Hapi tjetër është të sigurohet një procedurë organizative për shkëmbimin elektronik të dokumenteve. Edhe pse kjo masë nuk është aspak e detyrueshme, një kuptim i qartë i proceseve dhe orientimi në terma nuk është i tepërt. Si rregull, kompanitë lidhin një marrëveshje ose marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve elektronike ose shtojnë një klauzolë shtesë në marrëveshjen ekzistuese.

Nuk ka nevojë të përgatisni vetë një dokument të ri, thjesht kërkoni një model të një marrëveshjeje ose kontrate nga operatori juaj EDF. Më shpesh, dokumentet standarde janë postuar tashmë në faqet e tyre të internetit, siç bëhet me Synerdocs, thjesht duhet të shkarkoni dhe futni të dhënat tuaja.

Shembull i një klauzole të shkëmbimit elektronik

Ju mund të shkarkoni:

• Shembull i marrëveshjes për shkëmbimin elektronik me palët

Marrëveshja duhet të përmbajë informacion në lidhje me kushtet dhe procedurën për menaxhimin e dokumenteve elektronike: cilat dokumente dhe në çfarë formati transmetohen përmes shërbimit, llojin e nënshkrimit elektronik, cilat kompani zgjidhen si operator(ët) EDF. Për më tepër, tregohen kushtet për të bërë ndryshime në këtë marrëveshje, procedura për shqyrtimin e çështjeve të diskutueshme dhe kufizime të ndryshme.

Kompanitë shtojnë ose heqin disa artikuj sipas gjykimit të tyre, por organizatat e mëdha i përshkruajnë të gjitha detajet sa më plotësisht të jetë e mundur. Kjo qasje ju lejon të kurseni kohë për të diskutuar shumë çështje që lindin në mënyrë të pashmangshme kur lidhni palët. Dhe në rast të një kombinimi të pafavorshëm të rrethanave dhe procedurave ligjore, një marrëveshje shkëmbimi do t'i lejojë gjykatës të krijojë shpejt një pamje të përgjithshme objektive të këtij aspekti të bashkëpunimit të biznesit.

Në mënyrë elektronike apo në letër, dhe a është e nevojshme një marrëveshje fare?

Ekziston një mendim se pa lidhur një kontratë ose marrëveshje shtesë, shkëmbimi i dokumenteve elektronike përmes shërbimit nuk do të ketë fuqi ligjore. Kjo është e gabuar! Rëndësia juridike e shkëmbimit sigurohet nga legjislacioni aktual në këtë fushë: respektimi i rregulloreve, pajtueshmëria me formatet e dokumenteve dhe rregulloret e shkëmbimit, dhe përdorimi i një nënshkrimi elektronik të kualifikuar.

Një marrëveshje është një tregues i përparësisë së shkëmbimit të dokumenteve elektronike në ndërveprim me palët. Nëse vendosni ta përdorni, mund ta nënshkruani vetë marrëveshjen në letër, nëse kjo është më e zakonshme për kompaninë. Nuk ka rëndësi nëse është një dokument i veçantë apo një klauzolë e marrëveshjes kryesore.

Nëse marrëveshja është lidhur në mënyrë elektronike, atëherë mënyra më e lehtë është një marrëveshje oferte. Në këtë rast, dokumenti publikohet në faqen e internetit në emër të kompanisë dhe palët thjesht i bashkohen ofertës. Opsioni i dytë, natyrisht, është një marrëveshje individuale e nënshkruar me një nënshkrim elektronik.

Kompania dhe partnerët e saj mund të punojnë gjithashtu brenda kuadrit të ofertës së operatorit EDF, nëse të gjithë janë tashmë përdorues të shërbimit dhe nuk nënshkruajnë asgjë shtesë, siç u përmend më lart.

Për më tepër, tregohen kushtet për të bërë ndryshime në këtë marrëveshje, procedura për shqyrtimin e çështjeve të diskutueshme dhe kufizime të ndryshme. Kompanitë shtojnë ose heqin disa artikuj sipas gjykimit të tyre, por organizatat e mëdha i përshkruajnë të gjitha detajet sa më plotësisht të jetë e mundur. Kjo qasje ju lejon të kurseni kohë për të diskutuar shumë çështje që lindin në mënyrë të pashmangshme kur lidhni palët. Dhe në rast të një kombinimi të pafavorshëm të rrethanave dhe procedurave ligjore, një marrëveshje shkëmbimi do t'i lejojë gjykatës të krijojë shpejt një pamje të përgjithshme objektive të këtij aspekti të bashkëpunimit të biznesit. Në mënyrë elektronike apo në letër, dhe a është fare e nevojshme një marrëveshje? Ekziston një mendim se pa lidhur një kontratë ose marrëveshje shtesë, shkëmbimi i dokumenteve elektronike përmes shërbimit nuk do të ketë fuqi ligjore.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve me palët: ku të filloni

Çfarë lloj procedure është kjo për shkëmbimin e dokumenteve elektronike? Cili lloj i nënshkrimit elektronik duhet të nënshkruhet një dokument elektronik? Falënderojmë Olga Vladimirovna Saltykova, Moskë, llogaritare kryesore e LLC "Firma "ANIS-98"" për temën e propozuar të intervistës. I.V. Murashkintsev: Ky renditje do të jetë i ndryshëm për dokumente të ndryshme. Faturat elektronike kanë kërkesa të veçanta, më të rrepta.
Ato duhet të nënshkruhen me një nënshkrim të kualifikuar elektronik dhe të dërgohen përmes një Procedure elektronike të menaxhimit të dokumenteve, të miratuara. Me Urdhër të Ministrisë së Financave, datë 25.04.2011 Nr. 50n. Një nënshkrim elektronik i kualifikuar i përmirësuar është një analog i vulës së një organizate së bashku me nënshkrimin e personit përgjegjës. Ajo shoqërohet me një certifikatë të kualifikuar të çelësit të verifikimit.
Vetëm qendrat e akredituara të certifikimit mund të lëshojnë nënshkrime të tilla elektronike Ligji Nr. 63-FZ, datë 04/06/2011.

Marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve elektronike

• Kush është përgjegjës për nënshkrimin elektronik?, Nr. 21
• Dokumentet elektronike: a duhet të printohen?, Nr. 18
• Si mund të konfirmojë një thjeshtëzues pagesën e shpenzimeve në para të gatshme për një sipërmarrës, nr. 18
• Kërkohet vula në prokurën gjyqësore nr.15
• Kryerja e punës në bazë të një marrëveshje pagese, nr.15
• LLC vendosi të ndryshojë emrin e saj: udhëzime hap pas hapi, Nr. 13
• Nënshkrimi i dokumentit: çfarë, ku dhe si, Nr. 11
• Refuzimi i shtypjes së rrumbullakët: a ia vlen të nxitosh?, Nr. 10
• Dua të di gjithçka: marrëveshjet me persona përgjegjës, nr.8
• Reduktimi i fluksit të dokumenteve në magazinë, nr.8
• Dorëshkrimet nuk digjen falas... Marrim parasysh kostot e asgjësimit të dokumenteve, nr 8
• Fatura nuk është marrë në kohë: a do të ketë vonesë në pagesë, nr.7
2014

Marrëveshje me palën tjetër për shkëmbimin ligjor të faturave elektronike

Një tregues i procedurës së ruajtjes së dokumenteve elektronike do t'i mbrojë ato nga shkatërrimi i parakohshëm Procedura për ruajtjen e dokumenteve elektronike nuk ndryshon nga procedura e ruajtjes së dokumenteve në letër. Kështu, faturat elektronike duhet të ruhen për periudhën e parashikuar për ruajtjen e dokumenteve në letër (klauzola 1.13 e Procedurës për lëshimin dhe marrjen e faturave në formë elektronike përmes kanaleve të telekomunikacionit duke përdorur një nënshkrim elektronik dixhital, të miratuar me urdhër të Ministrisë së Financave të Rusisë datë 25 Prill 2011 Nr 50n). Ju kujtojmë se për qëllime të kontabilitetit, dokumentet parësore ruhen për pesë vjet, dhe për qëllime tatimore - për katër vjet.

Por në praktikë, ekziston rreziku i humbjes së një dokumenti (për shembull, në rast të dështimit të kompjuterit ose zjarrit). Prandaj, këshillohet që në marrëveshje të përcaktohet procedura për marrjen e kopjeve të dokumenteve nga pala tjetër (shih komentin e ekspertit më poshtë).

Marrëveshje për qarkullimin elektronik të dokumenteve ndërmjet personave juridikë

Kujdes

Si rezultat, gjykata ra dakord që zbritjet e kontestuara u pretenduan në mënyrë të ligjshme, për mendimin tim, një tregues në marrëveshjen për menaxhimin elektronik të dokumentit për mundësinë e marrjes së një kopjeje të një dokumenti elektronik nga pala tjetër do të ketë një ndikim pozitiv në zgjidhjen. të mosmarrëveshjeve tatimore në situata të tilla, përveç kësaj, procedura për ruajtjen e dokumenteve elektronike do të sigurojë mbrojtje kundër futjes së korrigjimeve dhe shtrembërimeve në to. Ju kujtojmë se korrigjimet mund të bëhen vetëm në marrëveshje me pjesëmarrësit në transaksionet e biznesit. Kjo duhet të konfirmohet me nënshkrimet e atyre personave që kanë nënshkruar dokumentet, duke treguar datën e korrigjimeve (letra e Ministrisë së Financave të Rusisë e datës 25 janar 2012 nr. 07-02-06/9).

Prandaj, këshillohet që në marrëveshje të tregohet edhe procedura për të bërë korrigjime në dokumentet elektronike. Në veçanti, tregoni se kompania nuk ka të drejtë të bëjë ndryshime në dokument në mënyrë të njëanshme. 6.

E rëndësishme

Nuk ka rëndësi nëse dërgoni fatura letre apo elektronike dhe nëse përdorni një ose më shumë transportues. Sa është kostoja e përafërt e dërgimit dhe marrjes së një dokumenti elektronik? I.V. Murashkintsev: Një çmim i qëndrueshëm tregu për këto shërbime është ende duke u shfaqur.

Sot mund të shkojë nga 1 deri në 5 rubla. për dërgimin e një dokumenti elektronik. Disa operatorë paguajnë gjithashtu një tarifë abonimi. Marrja e dokumenteve elektronike zakonisht është falas.

Në çdo rast, është më e lirë se dërgimi i dokumenteve me postë të rregullt, veçanërisht në distanca të gjata. Plus, duke reduktuar koston e printimit dhe ruajtjes së dokumenteve në letër. Sipas rishikimeve nga kompanitë që kanë filluar zbatimin e menaxhimit të dokumenteve elektronike, kursimet kur kaloni në shkëmbimin e dokumenteve me palët në mënyrë elektronike mund të arrijnë në rreth 2% të xhiros bruto të kompanisë.

Kjo është e gabuar! Rëndësia juridike e shkëmbimit sigurohet nga legjislacioni aktual në këtë fushë: respektimi i rregulloreve, pajtueshmëria me formatet e dokumenteve dhe rregulloret e shkëmbimit, dhe përdorimi i një nënshkrimi elektronik të kualifikuar. Një marrëveshje është një tregues i përparësisë së shkëmbimit të dokumenteve elektronike në ndërveprim me palët. Nëse vendosni ta përdorni, mund ta nënshkruani vetë marrëveshjen në letër, nëse kjo është më e zakonshme për kompaninë.

Nuk ka rëndësi nëse është një dokument i veçantë apo një klauzolë e marrëveshjes kryesore. Nëse marrëveshja është lidhur në mënyrë elektronike, atëherë mënyra më e lehtë është një marrëveshje oferte. Në këtë rast, dokumenti publikohet në faqen e internetit në emër të kompanisë dhe palët thjesht i bashkohen ofertës.

Opsioni i dytë, natyrisht, është një marrëveshje individuale e nënshkruar me një nënshkrim elektronik.

Marrëveshja EDO me mostrën e palës tjetër

Një person juridik mund të bjerë dakord gojarisht ose me shkrim me palën e tij dhe të fillojë të shkëmbejë dokumente elektronike të rëndësishme ligjore me të përmes Diadoc. Për ta bërë këtë, mjafton që organizatat të lidhen me Diadok dhe të nënshkruajnë një marrëveshje licence me SKB Kontur. Në këtë rast, nuk është e nevojshme të lidhni ndonjë marrëveshje shtesë për EDI ndërmjet dy palëve.
Fakti është se të gjitha dokumentet e transmetuara përmes Diadoc nënshkruhen me një nënshkrim elektronik të kualifikuar. Në paragrafin 1 të Artit. 6 i Ligjit Federal 63-FZ "Për Nënshkrimet Elektronike" thotë: "Informacioni në formë elektronike i nënshkruar me një nënshkrim elektronik të kualifikuar (CES) njihet si një dokument elektronik i barabartë me një dokument letre të nënshkruar me një nënshkrim të shkruar me dorë".
Ju lutemi vini re se me një rrjedhë të tillë dokumentesh, origjinalet krijohen në formë elektronike, dhe jo vetëm kopje elektronike të dokumenteve në letër. Dokumentet elektronike në formate të miratuara mund të përpilohen në shumicën e programeve të kontabilitetit. Por, që një dokument elektronik të jetë ligjërisht i rëndësishëm, ai jo vetëm duhet të jetë në përputhje me formatet e miratuara dhe të ketë detaje të detyrueshme, por edhe të nënshkruhet me nënshkrim elektronik.
Pasi të keni krijuar një dokument, mund ta nënshkruani menjëherë me një nënshkrim elektronik në shumë, megjithëse jo të gjitha, programet e kontabilitetit. Nëse një dokument elektronik i dërgohet një pale, ai duhet të dërgohet në përputhje me procedurën e shkëmbimit të dokumenteve elektronike.

• Garancitë në kontratë: kundër humbjeve tatimore dhe më shumë, nr.4
• Hartojmë saktë një prokurë, nr.3
• UPD-në e kemi përdorur që nga mesi i vitit, nr 2
• Numërimi i dokumenteve nga viti i ri Nr.1
2017

1. Rreziqet e dorëzimit jokontraktual: nëse kontrata dhe fatura nuk janë në kushte miqësore, nr. 11

1. Rrjedha e dokumentit, nr 24
2. Rikuperimi i dokumenteve të humbura, nr 20
3. Dokumentet kontabël: përgatit, plotëso, firmos, nr 20
4. Këshillohet që në nënshkrimin elektronik të përfshihet një vulë kohore, nr.15
5. Shërbimi Federal i Taksave mund të pranojë dokumente elektronike vetëm në formate të miratuara, nr. 13
6. Korrigjimi i sistemit parësor të kontabilitetit, nr.10
7. Një dokument elektronik nuk krijohet vetëm në një kompjuter, nr. 5
8. Ne nxjerrim një urdhër që i caktojmë detyrat e shefit të kontabilitetit drejtorit, nr.4
9. Ne transferojmë kontabilitetin te një kontraktues, nr. 3

2015
Kompania dhe partnerët e saj mund të punojnë gjithashtu në kuadrin e ofertës së operatorit EDF, nëse të gjithë janë tashmë përdorues të shërbimit dhe nuk nënshkruajnë asgjë shtesë, siç u përmend më lart. *** Lidhja e palëve me bursë nuk është gjithmonë e lehtë. Nëse kompetencat e kompanisë suaj nuk janë të mjaftueshme për të zgjidhur çështjet që lindin, gjithmonë mund të përdorni ndihmën e një operatori - merrni këshilla për procedurën ose delegoni plotësisht punën, përfshirë përfundimin e të gjitha marrëveshjeve. Ka edhe më shumë informacion në lidhje me organizimin e shkëmbimit elektronik në seksionin Bazat e rrjedhës së dokumenteve ndërkorporative dhe projekti Ideal EDI. Etiketa: Më shumë materiale nga autorja Ekaterina Mikheeva E ardhmja e menaxhimit të përmbajtjes dhe inteligjencës artificiale Mjetet inteligjente ECM.
Një kopje në letër, nëse është ekzekutuar siç duhet, domethënë e vërtetuar me nënshkrimin dhe vulën e organizatës ose e noterizuar, mund të përdoret në të njëjtën mënyrë si një kopje e dokumentit origjinal në letër. A mund të krijohen të gjitha dokumentet në mënyrë elektronike? I.V. Murashkintsev: Dokumentet mund të krijohen si në formë letre ashtu edhe në formë elektronike.
Nëse një dokument elektronik nënshkruhet me një nënshkrim elektronik të kualifikuar, ai është i barabartë me një dokument letre të nënshkruar me dorë. 5 lugë gjelle. 9 i Ligjit të 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ; klauzola 1 neni. 6 i Ligjit të 04/06/2011 Nr. 63-FZ. Ekzistojnë formate elektronike të miratuara nga Shërbimi Federal i Taksave për faturën, fletëngarkesën TORG-12 dhe certifikatën e përfundimit të punës. Dokumentet e tjera mund të krijohen në çdo format, si tekst ose pdf. Por ka një dokument që duhet të hartohet në letër. Ky është një fletëdërgesë.