Roba i druga materijalna sredstva upisuju se u poseban dokument koji se naziva knjiga materijalnih sredstava. Postoje određena pravila za popunjavanje i održavanje koja se moraju poštovati. Forma knjige je zakonom odobrena, tako da se ni na koji način ne može mijenjati.
Ključne karakteristike
Knjiga se može koristiti u skladištima i drugim mestima namenjenim za skladištenje materijalnih sredstava. Popunjava ga zaposleni koji se smatra finansijski odgovornim. Računovodstveni podaci se unose u dokument prema nazivima kategorija artikala, sorti i broju objekata, a za svaku vrstu se koristi posebna stranica. Ako ima malo naslova, tada se umjesto knjige koriste kartice slične namjene, koje također imaju odobreni obrazac.
Institucije obično vrše inspekcije koje prate vođenje evidencije, prijem i trošenje dragocjenosti. Prilikom inspekcijskog nadzora upoređuju se podaci dostupni u finansijskim izvještajima, kao i zapisi u knjizi. Rezultat provjere se bilježi u dokumentu, na stranici koja je za to posebno određena.
Punjenje
Postoji određeni redosled koji se mora pridržavati prilikom popunjavanja knjige:
- Na naslovnoj stranici ili zaglavlju treba navesti naziv organizacije, jedinicu kojoj knjiga pripada, podatke o odgovornom licu, datum otvaranja knjige, a ovdje se upisuje i datum zatvaranja kada je knjiga potpuno popunjena.
- Tabela sadrži podatke o materijalnim sredstvima. Za svaki tip se kreira posebna stranica. Navedene su karakteristike, mjesto skladištenja artikla, njegova cijena, jedinica mjere i norma zaliha.
- Za dolazak i utrošak vrijednih stvari predviđena je i posebna tabela u koju se upisuju podaci o ovim događajima. Naznačuje se odakle dragocjenosti dolaze u skladište, na primjer, po ugovoru dobavljača, a prilikom izdavanja unosi se podatak ko je te predmete primio i za koje potrebe.
Na posljednjoj stranici ima mjesta za komentare i kvačice. Nema ništa komplikovano u vođenju knjige, samo treba da budete pažljivi prilikom unosa kako biste izbegli greške, jer je za svaku organizaciju važna pravovremena kontrola primljenih i utrošenih sredstava u procesu aktivnosti.
Ranije se za evidentiranje prijema i skladištenja zaliha u magacinu koristio obrazac MX-5, u kojem je za svaku vrstu inventarnog artikla dodijeljen poseban odjeljak.
Obrazac za časopis
Član 9. Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“ ukinuo je zahtjev za korištenje utvrđenih obrazaca dokumenata. Međutim, i dalje se primjenjuju obrasci papira koji se koriste kao primarne računovodstvene isprave, a koje utvrđuju nadležni organi u skladu sa i na osnovu drugih propisa.
Primjer je evidencija inventara koju koriste skladištari u vojnim jedinicama. Koristeći njegov primjer, organizacija može razviti vlastiti obrazac dokumenta.
Dnevnik materijalnih sredstava, obrazac 26
Takve knjige se čuvaju neograničeno dok se potpuno ne popune. Na omotu se navodi naziv organizacije, puno ime i radno mjesto osobe odgovorne za popunjavanje dokumenta, datum početka i završetka popunjavanja dokumenta. Listovi su numerisani i prošiveni, zapečaćeni pečatom organizacije.
Računovodstvo zaliha u preduzeću
Računovodstvo zaliha u preduzeću vrši se u cilju praćenja sigurnosti i ispravnosti korišćenja imovine. Podaci o imovini preduzeća unose se u magacinski dnevnik. Vođenje evidencije materijalnih dobara, kao i obaveza upisa u ispravu, snosi specijalista koga imenuje direktor - magacioner. Knjigovodstvu su sve vrste materijalnih sredstava koja su pristigla u skladište preduzeća. Štaviše, izvor njihovog prijema i način nabavke nisu bitni.
MC koji su stigli ili napustili organizaciju se priznaju ili otpisuju u knjigovodstvenoj knjizi istog dana. Podaci navedeni u njemu moraju odgovarati raspoloživosti materijalnih resursa u preduzeću.
Skladištar ga daje zaposlenima u MC uz potpis. Podaci o svim izdatim MC-ima se unose u knjigu.
Organizacija povremeno provjerava dostupnost imovine i stanje računovodstvene dokumentacije u organizaciji. Informacija o rezultatima provjere provjerava se podacima u knjizi, što je zabilježeno u odgovarajućem dijelu.
Vodite knjigu materijalnih sredstava nije teško. Ali pošto je ovaj postupak predviđen u svrhu praćenja prijema materijala u preduzeće i njihovog izdavanja, on igra posebno važnu ulogu. Osoba odgovorna za prijem i odlaganje zaliha mora biti izuzetno pažljiva prema svojoj odgovornosti za dokumentovanje izvršenih transakcija.
Uveden od 2015 novi oblik dnevnika za evidentiranje materijalnih sredstava u preduzeću, u vezi s kojim su promijenjena neka pravila za popunjavanje i vođenje primarne dokumentacije. Zbog velikog značaja i maksimalne odgovornosti za imputiranu organizacionu imovinu, skladištari i druga materijalno odgovorna lica moraju biti svjesni nastalih promjena i pravila za dokumentovanje materijalnih tokova.
Opće odredbe
Svrha vođenja evidencije o materijalnim sredstvima je kontrolu sigurnosti i racionalnog rada imovine preduzeća. Podaci o imovini koja se nalazi u skladišnim prostorima unose se u poseban magacin.
Odgovornosti za vođenje evidencije o vrijednim stvarima i popunjavanje isprave su dodijeljene materijalno odgovornom licu - magacioner, imenovan za direktora kompanije. Sva materijalna sredstva koja pristižu u skladište se prihvataju u računovodstvo, bez obzira na način njihovog pribavljanja i izvor prijema.
Materijalna sredstva koja pristižu ili napuštaju preduzeće podležu kapitalizaciji i otpisu prema knjigovodstvenoj knjizi istog dana. Informacije sadržane u njemu moraju u potpunosti odgovarati stvarnoj dostupnosti imovine u organizaciji.
Knjigovodstvo imovine vrši se prema nazivima materijala (proizvoda, opreme i sl.), njihovoj količini i vrsti. Da biste to učinili, popunite odvojene stranice za svaki naslov.
Izdavanje materijalnih sredstava zaposlenima vrši skladištar za potpis. Činjenica njegovog izvršenja evidentira se u knjigovodstvenoj knjizi.
Kompanija redovno sprovodi provjera raspoloživosti materijalnih sredstava i stanja knjigovodstvene dokumentacije. Računovodstveni podaci se verificiraju prema sadržaju skladišnog dnevnika. Nakon usaglašavanja podataka dobijenih kao rezultat revizije, stavlja se posebna oznaka u odgovarajući odjeljak računovodstvene knjige.
Regulatorni akti
Requirement, utvrđeno članom 9. Federalnog zakona „O računovodstvu“, da sve poslovne transakcije koje se sprovode u preduzeću moraju biti dokumentovane pratećom dokumentacijom, tj. primarni dokumenti koji se koriste u računovodstvene svrhe, otkazan. ipak, organizacije nastavljaju da ga prate zbog zahtjeva drugih regulatornih pravnih akata.
Ako poslovna transakcija nije dokumentovana u primarnoj računovodstvenoj ispravi, ona se ne prihvata u računovodstvo i ne odražava se u računovodstvenim registrima. Primarna dokumentacija se sastavlja na strogim obrascima uključenim u albume jedinstvenih primarnih računovodstvenih obrazaca.
Uredba Vlade Ruske Federacije br. 835 “O primarnim računovodstvenim dokumentima” zahtijeva korištenje razvijenih i odobrenih obrazaca primarnih dokumenata od strane svih kompanija, bez obzira na njihovu pravnu formu.
Postupak punjenja
Prvo popunjeno zaglavlje dokumenta (ili naslovna stranica), što uključuje sledeći podaci:
- puni naziv kompanije;
- naziv strukturne jedinice u kojoj se vodi knjigovodstveni dnevnik;
- radno mjesto i puni naziv materijalno odgovornog lica koje vodi knjigu;
- datum početka vođenja dokumenta (datum njegovog zatvaranja je naveden na kraju knjigovodstvenog dnevnika).
U sljedećoj fazi se unosi tabela podatke o predmetu materijalne vrijednosti. Za svako ime se sastavlja poseban list. Tablica uključuje sedam tačaka:
- Šifra oznaka mjesta skladištenja materijalnih sredstava - skladište preduzeća.
- Rack.
- Cell.
- Jedinica mjere (ovo može biti komad, pakovanje, pakovanje itd., ovisno o vrsti imovine).
- Cijena (po jedinici uskladištenog artikla).
- Karakteristike (veličine, klasa, profil, marka).
- Inventarna norma (predstavlja potrebnu količinu raspoloživih materijalnih sredstava u skladištu, omogućavajući preduzeću da radi bez prekida).
Zatim unesite informacije u red "Naziv materijala", na primjer, "kalkulator", "mašina za brušenje" ili "papir za štampač". Navedena je i šifra materijala koju mu je dodijelila računovodstvena služba.
Zatim slijedi tabela u koju se upisuju napomene o prijemu i puštanju materijala. Za svaku činjenicu prijema ili izdavanja određene materijalne vrijednosti odgovorno lice vrši upis u knjigovodstvenu knjigu. Tabela je popunjena sledeća narudžba:
- Prva kolona sadrži serijski broj unosa. Numeracija počinje od jedan. U skladu s tim, prvi unos će biti označen brojem “1”.
- Druga kolona sadrži datum unosa. Mora odgovarati stvarnom prijemu ili odlaganju materijala.
- U trećoj koloni upisuje se datum i broj dokumenta koji je osnov za prihvatanje materijalne vrijednosti (npr. limit kartice pri vraćanju neiskorištenih salda u skladište) ili izdavanje istog (npr. izjava o izdavanju materijala za potrebe kompanije).
- Četvrta kolona treba da odražava izvor prijema materijala (na primjer, dobavljač) ili odjeljenje preduzeća kojem je vrijednost izdata i njegovu financijsku odgovornu osobu.
- Mogućnost popunjavanja pete i šeste kolone ovisi o vrsti operacije: prijem („Dolazni” u petoj koloni) ili odlaganje (u šestom stupcu „Rashod”).
- Sedma kolona sadrži količinu materijala koji je preostao u skladištu na kraju tekuće operacije.
- Završna kolona je namijenjena za označavanje kontrole. Sadrži datum izvršene inspekcije i potpis lica koja ga je izvršila.
Posljednja stranica knjigovodstvene knjige je namijenjena unos podataka o inspekcijama koje su u toku. Takođe ima tabelarni oblik koji se sastoji od tri grafikona: datum uvida, komentari i prijedlozi, položaj i potpis osobe koja vrši inspekciju. Ovu stranicu sastavlja računovođa nakon stvarne implementacije kontrolnih mjera.
Obrazac računovodstvene knjige odobrilo je Ministarstvo finansija 2015. godine Naredbom broj 52n. Prema OKUD-u njen broj 0504206
. Obrazac je obavezan za obavljanje računovodstvenih poslova zaliha u preduzećima.
Koristi se u formiranju računovodstvene politike privrednog subjekta od 2015. godine (vrijeme uvođenja u praksu) i naziva se “Knjiga (knjižica) za evidentiranje izdavanja imovine na korištenje”. Ranije je računovodstvo prijema i skladištenja materijalnih sredstava u preduzeću formalizovano prema obrazac MX-5, gdje je za svaku vrstu materijala dodijeljen poseban odjeljak.
Uprkos činjenici da se novi obrazac odnosi na primarnu računovodstvenu dokumentaciju, u svojoj osnovi je računovodstveni registar koji je fokusiran samo na vođenje na papiru.
Bilješka! Svaka radnja izdavanja imovine za ličnu upotrebu i njenog vraćanja mora se izvršiti uz potpis na obrascu 0504206 lica koje je primilo materijalna dobra, sa datumom stvarnog izvršenja radnji.
Časopis se najčešće koristi za operativno računovodstvo imovine kao što su radna odjeća, osobna zaštitna oprema i radna obuća. Nije predviđen za elektronski format, jer dokument nema kolone za potpise odgovornih lica. Dnevnik u pravilu vodi djelatnik skladišta, popunjavajući ga ručno. Obrasci se mogu dobiti jednostavnim štampanjem elektronske verzije ili naručivanjem u štampariji.
Vodi se knjigovodstveni dnevnik na neodređeno vreme dok se potpuno ne popuni. Omot mora sadržavati naziv kompanije, poziciju i puno ime osobe odgovorne za njenu izradu, datum osnivanja i završetak dokumenta. Svi listovi podliježu redoslednom numerisanju. Moraju biti ušiveni i zapečaćeni pečatom kompanije.
Bilješka! Zabranjeno je brisanje bilo kakvih detalja iz službenih obrazaca! Uredba Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije br. 20 iz 1999. godine o postupku primjene jedinstvenih obrazaca omogućava preduzećima, ako je potrebno, da unesu dodatne detalje u obrasce primarne računovodstvene dokumentacije. Međutim, svi detalji dostupni na odobrenim obrascima moraju ostati nepromijenjeni, uključujući naziv dokumenta, broj obrasca, šifru.
Prilikom donošenja odluke u preduzeću za prilagođavanje odobrenih obrazaca (unošenje dodatnih detalja), izvršene su sve promene moraju biti formalizovane relevantnim lokalnim organizacionim i pravnim aktima.
Formati obrazaca sadržani u albumima jedinstvene primarne računovodstvene dokumentacije su savjetodavne prirode. Mogu se interno mijenjati u skladu sa potrebama organizacije. Na primjer, možete proširiti ili suziti linije, kolone, uključiti dodatne linije i labave stranice za praktično postavljanje i jednostavnu obradu potrebnih informacija.
Dakle, knjiga materijala se vodi na mjestu njihovog prijema, skladištenja i izdavanja na korištenje. Svaka operacija mora biti upisana u dokument na dan kada je izvršena. Forma dnevnika je tabelarni oblik. Nema poteškoća u popunjavanju. Glavni - na vrijeme praviti bilješke sa potpisima odgovornih lica. Za svaku vrstu materijala dodijeljena je posebna stranica. Svi oni moraju biti numerisani.
Strukturalna osnova knjige može se mijenjati. Međutim, obavezno je očuvanje detalja koji su prvobitno utvrđeni u objedinjenoj verziji.
Za obračun materijala i drugih inventara u budžetskom sektoru, Ministarstvo finansija Ruske Federacije odobrilo je poseban dokument - „Knjigu računovodstva materijalnih sredstava“. Osnovna svrha dokumenta je kontrola kretanja i ostataka inventara na njihovim skladišnim lokacijama. Odgovornost za popunjavanje registra je dodijeljena materijalno odgovornim licima.
Karakteristike korištenja knjige
“Knjiga računovodstva materijalnih sredstava” u obrascu 0504042 je obavezan dokument za državne organe. Organizacije koje posluju u komercijalnom sektoru mogu koristiti ovaj registar po sopstvenom nahođenju. Obrazac dokumenta odobren je Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 30. marta 2015. br. 52n.
Prilikom popunjavanja obrasca imajte na umu da je za svaku stavku inventara dodijeljena posebna stranica. Knjigovodstvo se mora voditi po nazivu, razredu i količini zaliha. Svi materijali i proizvodi primljeni u skladište se prihvataju u računovodstvo. Izvor njihovog prijema i način nabavke nisu bitni. Inventar i materijali koji su primljeni ili otišli iz organizacije moraju biti prikazani u obrascu 0504042 “Knjiga evidencije materijalnih sredstava”. Važno je da informacije sadržane u registru u potpunosti odgovaraju stvarnoj dostupnosti imovine u organizaciji.
Organizacije povremeno provode inspekcije, čija je svrha praćenje prijema robe i materijala i njihovog trošenja. Prilikom inspekcijskog nadzora, odgovorna lica upoređuju unose u knjigu sa računovodstvenim podacima. Rezultati se bilježe u posebnoj tabeli na posljednjoj stranici knjige.
“Knjiga računovodstva bogatstva”, čiji je uzorak predstavljen u nastavku, sastoji se od dvije vrste stranica. Na glavnim stranicama se prikazuju podaci o inventarnim stavkama (svaka vrsta na posebnoj stranici), a na drugoj - verifikacionoj (poslednjoj u knjizi) stranici popunjavaju lica koja vrše verifikaciju.
Svaka stranica dokumenta sadrži sljedeće informacije:
naziv ustanove, strukturne jedinice, puni naziv odgovorna osoba;
podaci o lokaciji skladištenja inventara (magacin, regal, ćelija);
naziv inventara;
mjerna jedinica;
cijena po jedinici;
marka, klasa, veličina.
Ispod je tabela koja direktno prikazuje informacije o kretanju artikala zaliha. Ovdje trebate navesti:
datum unosa;
broj i datum sastavljanja dokumenta koji je postao osnova za operaciju;
naziv organizacije ili puni naziv lica od kojih su predmeti inventara primljeni ili kojima su izdati;
prijem, trošak i stanje inventara na određeni datum;
datum kontrole, puno ime i potpis odgovornog lica.
Obrazac 0504042 „Knjiga evidencije materijalnih sredstava“, po pravilu, popunjava skladištar (ili drugo materijalno odgovorno lice). Stranice knjige treba da budu numerisane i vezane. Na posljednjoj stranici navedite ukupan broj listova knjige. Ovdje se moraju pojaviti i potpisi rukovodioca ustanove i glavnog računovođe, kao i pečat ustanove.
Kako popuniti "Knjigu knjigovodstva bogatstva"
Postoje određena pravila koja se moraju poštovati prilikom popunjavanja dokumenta. Budući da je obrazac registra odobren na zakonodavnom nivou, ne možete ga mijenjati, brisati ili dodavati kolone. Prilikom popunjavanja knjige ne bi trebalo biti poteškoća, najvažnije je da se u nju na vrijeme upisuju pouzdani zapisi i potpisi odgovornih osoba.
Popunjavanje “Knjige knjigovodstva bogatstva” vrši se na sljedeći način:
Prije svega, popunite "zaglavlje" dokumenta. Ovo uključuje podatke o instituciji i strukturnoj jedinici u kojoj se vodi evidencija inventara. Takođe treba da navedete svoju poziciju i puno ime. lice odgovorno za vođenje evidencije i popunjavanje knjige.
Datum početka održavanja registra naveden je u odgovarajućoj koloni. Datum zatvaranja se naznačuje tek kada se knjigovodstvo završi.
Sada treba da nastavite sa popunjavanjem prve tabele koja se sastoji od 11 kolona. Ovo uključuje detaljne informacije o stavkama zaliha (cijena, karakteristike, mjerna jedinica, norma zaliha) i lokaciji njihovog skladištenja (naziv skladišta, stalka i broj ćelije).
U redu „Naziv materijala“ navedite naziv određene vrste robe i materijala. U red “Šifra” unesite šifru koju je materijalu dodijelila računovodstvena služba.
Ispod je druga tabela, koja se sastoji od 9 kolona. Namijenjen je za evidenciju prijema i puštanja inventara. Za svaku činjenicu prijema ili izdavanja određenih artikala inventara mora se voditi evidencija. Svaki unos ima svoj serijski broj.
U prvoj koloni navesti broj upisa, zatim datum kada je izvršen, zatim upisati broj i datum sastavljanja dokumenta koji je osnov za izdavanje ili prijem materijalnih sredstava. Ovo može biti uslov - faktura za izdavanje materijala ili limit kartica.
Sljedeće tri kolone namijenjene su za prikaz transakcija za prijem i trošenje artikala zaliha. Na osnovu njih se obračunava stanje materijalnih sredstava u magacinu.
U posljednjoj koloni stavljene su kvačice o provedbi kontrole. Ovdje navedite datum inspekcije, puno ime. i potpis osobe koja ga je izvršila.
Druga stranica dokumenta izgleda kao tabela koja se sastoji od tri kolone. Nakon izvršenih kontrolnih radnji, odgovorno lice ovdje pravi odgovarajuću zabilješku. U tabeli je navedeno: datum uvida, komentari i prijedlozi, pozicija i potpis inspektora.
Uzorak knjige inventara
Možete preuzeti „Knjigu knjigovodstva bogatstva“ sa linka ispod.
Državne (opštinske) institucije dužne su da vode budžetsku evidenciju koristeći računovodstvene registre, od kojih je jedna knjiga materijalnih dobara (tačka 3 Naredbe Ministarstva finansija od 30. marta 2015. godine N 52n).
Ovaj registar je namijenjen za obračun zaliha materijala na mjestima njihovog skladištenja (na primjer, u skladištu) i odražava informacije o njihovoj lokaciji i kretanju (prijem, odlaganje) posebno za svaki naziv artikla ().
Knjiga knjigovodstva materijalnih sredstava
Knjiga računovodstva materijalnih sredstava (šifra obrasca prema OKUD 0504042), kao i metodološka uputstva za njeno formiranje, odobreni su Naredbom Ministarstva finansija od 30.03.2015.godine br.52n.
Računovodstvo zaliha materijala u knjizi po obrascu 0504042 vodi materijalno odgovorno lice (npr. skladištar) po imenu, vrsti i količini materijala, robe, gotovih proizvoda, lijekova, hrane, meke opreme, posuđa, bibliotečke zbirke i druge dragocjenosti na posebnim stranicama za svaki naziv knjigovodstvenog objekta (tačka 2. Priloga br. 5 Naredbe Ministarstva finansija od 30.03.2015. godine br. 52n).
Sastav knjige knjigovodstva bogatstva
Jedinstvenu formu knjige računovodstva materijalnih sredstava čine naslovni, sadržajni i dizajnerski delovi (tačka 1. Priloga br. 5 Naredbe Ministarstva finansija od 30.03.2015. godine broj 52n):
- Dio zaglavlja sadrži opšte podatke - naziv institucije sa naznačenom šifrom OKPO, naziv strukturne jedinice, datum otvaranja i zatvaranja knjige;
- U sadržajnom dijelu se navode podaci o objektu vrijednosti - naziv materijala, njegove karakteristike (marka, klasa, profil, veličina), jedinica mjere, norma zaliha, tačna lokacija (skladište, regal, ćelija) i cijena. Takođe u sadržajnom dijelu evidentiraju se poslovi kretanja materijalnih sredstava (prijem, otuđenje, datum, podaci primarne knjigovodstvene isprave, stanje);
- Formalni dio sadrži potpise materijalno odgovornog lica sa prepisom i naznakom njegovog položaja.
Takođe, ustanova mora redovno provjeravati raspoloživost materijalnih sredstava u magacinu, ispravnost i blagovremenost evidentiranja transakcija kretanja materijala, kao i usklađenost knjigovodstvenih knjiženja sa podacima na računovodstvenim računima čiji su rezultati prikazano na poslednjem listu knjige (tačka 2. Priloga br. 5 Naredbe Ministarstva finansija od 30. marta 2015. godine N 52n).
Da li je moguće ne voditi knjigu materijalnih dobara?
Pored knjige na obrascu 0504042, za evidentiranje raspoloživosti materijalnih rezervi i poslova na njihovom prijemu i odlaganju (sa malim obimom predmeta materijala), ustanove mogu koristiti karticu za evidentiranje materijalnih sredstava (šifra obrasca prema OKUD 0504043 ) (
