Les biens et autres biens matériels sont inscrits dans un document spécial, appelé livre des biens matériels. Certaines règles de remplissage et de tenue à jour doivent être respectées. La forme du livre est approuvée par la loi, elle ne peut donc en aucun cas être modifiée.
Principales caractéristiques
Le livre peut être utilisé dans les entrepôts et autres lieux destinés au stockage de biens matériels. Il est rempli par un salarié considéré comme financièrement responsable. Les données comptables sont saisies dans le document en fonction des noms des catégories d'articles, des variétés et du nombre d'objets, et une page distincte est utilisée pour chaque type. S'il y a peu de titres, au lieu d'un livre, on utilise des cartes ayant un objectif similaire, qui ont également une forme approuvée.
En règle générale, les institutions effectuent des inspections pour contrôler la tenue des registres, la réception et la dépense des objets de valeur. Lors du contrôle, les données disponibles dans les états financiers ainsi que les écritures comptables sont comparées. Le résultat du contrôle est consigné dans le document, sur une page spécialement désignée à cet effet.
Remplissage
Il y a un certain ordre qui doit être suivi lors du remplissage du livre :
- La page de titre ou l'en-tête doit indiquer le nom de l'organisation, l'unité à laquelle appartient le livre, les coordonnées de la personne responsable, la date d'ouverture du livre et la date de clôture lorsque le livre est complètement rempli est également inscrite ici.
- Le tableau contient des informations sur les actifs matériels. Une page distincte est créée pour chaque type. Les caractéristiques, le lieu de stockage de l'article, son coût, son unité de mesure et sa norme de stock sont indiqués.
- Pour l'arrivée et la dépense d'objets de valeur, un tableau séparé est également fourni dans lequel sont saisies les informations sur ces événements. Il est indiqué d'où proviennent les objets de valeur à l'entrepôt, par exemple, dans le cadre d'un accord du fournisseur, et lors de la délivrance, des informations sont saisies sur qui a reçu ces objets et pour quels besoins.
Il y a un espace sur la dernière page pour les commentaires et les coches. Il n'y a rien de compliqué à tenir un livre, il suffit d'être prudent lors des écritures pour éviter les erreurs, car le contrôle en temps opportun des actifs reçus et dépensés au cours de l'activité est important pour toute organisation.
Auparavant, pour enregistrer la réception et le stockage des articles en stock à l'entrepôt, on utilisait le formulaire MX-5, dans lequel une section distincte était attribuée à chaque type d'article en stock.
Formulaire de magazine
L'article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité » a supprimé l'obligation d'utiliser les formulaires de documents établis. Toutefois, les formes de documents utilisés comme documents comptables primaires, établis par les organismes habilités conformément et sur la base d'autres réglementations, continuent d'être appliquées.
Un exemple est le journal d’inventaire utilisé par les magasiniers des unités militaires. En utilisant son exemple, une organisation peut développer son propre formulaire de document.
Journal des biens matériels, formulaire 26
Ces livres sont conservés indéfiniment jusqu'à ce qu'ils soient complètement remplis. La couverture indique le nom de l'organisation, le nom complet et la fonction de la personne chargée de remplir le document, la date de début et de fin de remplissage du document. Les feuilles sont numérotées et cousues, scellées du sceau de l'organisation.
Comptabilisation des articles en stock dans une entreprise
La comptabilisation des articles en stock dans une entreprise est effectuée afin de contrôler la sécurité et la pertinence de l'utilisation des biens. Les informations sur la propriété de l'entreprise sont inscrites dans le journal de l'entrepôt. La tenue des registres des biens matériels, ainsi que l'obligation de faire des inscriptions dans le document, incombent au spécialiste désigné par le directeur - le magasinier. Tous les types de biens matériels arrivés à l’entrepôt de l’entreprise sont soumis à la comptabilité. De plus, la source de leur réception et le mode d'acquisition n'ont pas d'importance.
Les MC arrivés ou quittés l'organisation sont crédités ou radiés dans le livre comptable le même jour. Les données qui y sont spécifiées doivent correspondre à la disponibilité des ressources matérielles dans l'entreprise.
Le commerçant le remet aux salariés de MC contre signature. Les informations sur tous les MC délivrés sont inscrites dans le livre.
Périodiquement, l'organisation vérifie la disponibilité des biens et l'état de la documentation comptable dans l'organisation. Les informations sur les résultats du contrôle sont vérifiées avec les données du livre, qui sont notées dans la section appropriée.
Tenir un livre des biens matériels pas difficile. Mais puisque cette procédure est prévue dans le but de contrôler la réception des matériels dans l'entreprise et leur délivrance, elle joue rôle particulièrement important. La personne responsable de l'arrivée et de l'élimination des articles en stock doit être extrêmement attentive à sa responsabilité de documenter les transactions effectuées.
Introduit depuis 2015 une nouvelle forme de journal pour enregistrer les actifs matériels de l'entreprise, et à propos de quoi certaines règles de remplissage et de tenue à jour de la documentation primaire ont été modifiées. En raison de la grande importance et de la responsabilité maximale de la propriété organisationnelle imputée, les magasiniers et autres personnes matériellement responsables doivent être conscients des changements survenus et des règles de documentation des flux de matières.
Dispositions générales
Le but de la tenue de registres des biens matériels est contrôle de la sécurité et du fonctionnement rationnel des biens de l'entreprise. Les informations sur les biens situés dans les zones de stockage sont saisies dans un journal d'entrepôt spécial.
Les responsabilités de tenue des registres des objets de valeur et de remplissage du document sont confiées à la personne financièrement responsable - magasinier, nommé directeur de la société. Tous les biens matériels arrivant à l'entrepôt sont acceptés en comptabilité, quels que soient le mode d'acquisition et la source de réception.
Les biens matériels arrivant ou sortant de l'entreprise font l'objet d'une capitalisation et d'une radiation selon le livre comptable du même jour. Les informations qu'il contient doivent correspondre pleinement à la disponibilité réelle des biens dans l'organisation.
La comptabilité immobilière est effectuée par les noms des matériaux (produits, équipements, etc.), leur quantité et leurs types. Pour ce faire, remplissez pages séparées pour chaque titre.
La délivrance des biens matériels aux salariés est effectuée par le commerçant à signer. Le fait de sa commission est enregistré dans le livre comptable.
L'entreprise organise régulièrement vérifier la disponibilité des biens matériels et l'état des documents comptables. Les données comptables sont vérifiées par rapport au contenu du journal d'entrepôt. Après rapprochement des informations obtenues à la suite de l'audit, une marque spéciale est apposée dans la section appropriée du livre comptable.
Actes réglementaires
Exigence, établi par l'article 9 de la loi fédérale « sur la comptabilité », que toutes les transactions commerciales effectuées dans l'entreprise doivent être documentées avec des pièces justificatives, c'est-à-dire les documents primaires utilisés à des fins comptables, annulé. Néanmoins, les organisations continuent de le suivre en raison des exigences d'autres actes juridiques réglementaires.
Si une transaction commerciale n'est pas documentée dans un document comptable principal, elle n'est pas acceptée en comptabilité et n'est pas reflétée dans les registres comptables. La documentation primaire est compilée sur des formulaires stricts inclus dans des albums de formulaires comptables primaires unifiés.
Le décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 835 « Sur les documents comptables primaires » exige l'utilisation de formulaires de documents primaires élaborés et approuvés par toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique.
Procédure de remplissage
Rempli en premier en-tête du document (ou page de titre), qui comprend données suivantes:
- nom complet de l'entreprise ;
- le nom de l'unité structurelle où est tenu le journal comptable ;
- fonction et nom complet de la personne financièrement responsable qui tient le livre ;
- la date de début de tenue du document (la date de sa clôture est indiquée en fin de journal comptable).
A l'étape suivante, le tableau est saisi informations sur un objet de valeur matérielle. Une fiche séparée est établie pour chaque nom. Le tableau comprend sept chefs d'accusation:
- Désignation par code du lieu de stockage des biens matériels - l'entrepôt de l'entreprise.
- Étagère.
- Cellule.
- Unité de mesure (cela peut être une pièce, un paquet, un colis, etc., selon le type de bien).
- Prix (par unité d'article stocké).
- Caractéristiques (tailles, grade, profil, marque).
- Norme d'inventaire (représente la quantité requise de biens matériels disponibles dans l'entrepôt, permettant à l'entreprise de fonctionner sans interruption).
Ensuite, entrez les informations dans la ligne "Nom du matériau", par exemple, « calculatrice », « ponceuse » ou « papier d'imprimante ». Le code article qui lui a été attribué par le service comptable est également indiqué.
Suit ensuite un tableau dans lequel sont inscrites les notes sur la réception et la sortie des matériaux. Une inscription dans le livre comptable est effectuée par le responsable pour chaque fait de réception ou de délivrance d'une certaine valeur matérielle. Le tableau est rempli prochaine commande:
- La première colonne contient le numéro de série de l'enregistrement. La numérotation commence à partir de un. En conséquence, la première entrée sera numérotée « 1 ».
- La deuxième colonne contient la date à laquelle l'entrée a été effectuée. Il doit correspondre à la réception ou à l'élimination effective du matériel.
- La troisième colonne enregistre la date et le numéro du document qui sert de base à l'acceptation de la valeur matérielle (par exemple, une carte de limite lors du retour des soldes inutilisés à l'entrepôt) ou à sa délivrance (par exemple, une déclaration de délivrance de matériel pour le besoins de l'entreprise).
- La quatrième colonne doit refléter la source de réception du matériel (par exemple, le fournisseur) ou la division de l'entreprise à laquelle la valeur a été émise et sa personne financièrement responsable.
- La possibilité de remplir les cinquième et sixième colonnes dépend du type d'opération : réception (« Entrant » dans la cinquième colonne) ou élimination (dans la sixième colonne « Dépense »).
- La septième colonne contient la quantité de matière restant dans l'entrepôt à la fin de l'opération en cours.
- La dernière colonne est destinée à indiquer le contrôle. Il comporte la date de l'inspection effectuée et la signature de la personne qui l'a effectuée.
La dernière page du livre comptable est destinée à saisir des informations sur les inspections en cours. Il se présente également sous forme de tableau composé de trois graphiques: date de l'inspection, commentaires et suggestions, position et signature de la personne chargée de l'inspection. Cette page est établie par le comptable après la mise en œuvre effective des mesures de contrôle.
La forme du livre comptable a été approuvée par le ministère des Finances en 2015 par l'arrêté n° 52n. D'après OKUD, son numéro 0504206
. Le formulaire est obligatoire pour effectuer les opérations de comptabilité d'inventaire dans les entreprises.
Il est utilisé dans l'élaboration de la politique comptable d'une entité commerciale depuis 2015 (époque de sa mise en pratique) et s'appelle « Carte (livre) pour l'enregistrement de la délivrance de biens destinés à être utilisés ». Auparavant, la comptabilisation de la réception et du stockage des actifs matériels dans l'entreprise était formalisée selon formulaire MX-5, où une section distincte était attribuée à chaque type de matériel.
Bien que le nouveau formulaire concerne la documentation comptable primaire, il s'agit essentiellement d'un registre comptable axé uniquement sur la tenue sur papier.
Note! Chaque opération de délivrance de biens à usage personnel et de restitution doit être effectuée contre signature dans le formulaire 0504206 de la personne qui a reçu les biens matériels, avec la date d'exécution effective des actions.
Le journal est le plus largement utilisé pour la comptabilité opérationnelle de biens tels que les vêtements de travail, les équipements de protection individuelle et les chaussures de travail. Il n'est pas prévu pour son format électronique, puisque le document ne comporte pas de colonnes pour les signatures des personnes responsables. En règle générale, le journal est tenu par un employé de l'entrepôt qui le remplit manuellement. Les formulaires peuvent être obtenus en imprimant simplement la version électronique ou en les commandant auprès d'une imprimerie.
Le journal comptable est tenu indéfiniment jusqu'à ce qu'il soit complètement rempli. La couverture doit contenir le nom de l'entreprise, la fonction et le nom complet de la personne chargée de son élaboration, la date d'établissement et la fin du document. Toutes les feuilles sont soumises à une numérotation séquentielle. Ils doivent être cousus et scellés avec le sceau de l'entreprise.
Note! Il est interdit de supprimer des détails des formulaires officiels ! Le décret n° 20 de 1999 du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie sur la procédure d'application des formulaires unifiés permet aux entreprises, si nécessaire, de saisir des détails supplémentaires dans les formulaires de documentation comptable primaire. Cependant, tous les détails disponibles sur les formulaires unifiés approuvés doivent rester inchangés, y compris le nom du document, le numéro du formulaire et le code.
Lors de la prise de décision au sein de l'entreprise d'ajuster les formulaires approuvés (saisie de détails supplémentaires), toutes les modifications apportées doit être formalisé par des actes organisationnels et juridiques locaux pertinents.
Les formats des formulaires contenus dans les albums de documentation comptable primaire unifiée sont caractère consultatif. Ils peuvent être modifiés en interne en fonction des besoins de l'organisation. Par exemple, vous pouvez étendre ou réduire les lignes, les colonnes, inclure des lignes supplémentaires et des pages volantes pour un placement pratique et un traitement facile des informations nécessaires.
Ainsi, le livre des matériaux est conservé au lieu de leur réception, de leur stockage et de leur délivrance pour utilisation. Chaque opération doit être inscrite sur le document le jour où elle est réalisée. Le formulaire de journal est forme tabulaire. Il n'y a aucune difficulté à le remplir. Principal - prendre des notes à temps avec les signatures des personnes responsables. Une page distincte est attribuée à chaque type de matériel. Tous doivent être numérotés.
La base structurelle du livre peut être modifiée. Toutefois, il est obligatoire de conserver les détails initialement établis dans la version unifiée.
Afin de comptabiliser les matériaux et autres éléments de stock dans le secteur budgétaire, le ministère des Finances de la Fédération de Russie a approuvé un document spécial - « Le livre de comptabilité des actifs matériels ». L'objectif principal du document est de contrôler le mouvement et les restes des articles en stock dans leurs lieux de stockage. La responsabilité de remplir le registre est confiée à des personnes financièrement responsables.
Caractéristiques de l'utilisation du livre
«Le livre de comptabilité des biens matériels» sous la forme 0504042 est un document obligatoire pour les agences gouvernementales. Les organisations opérant dans le secteur commercial peuvent utiliser ce registre à leur propre discrétion. La forme du document a été approuvée par arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 30 mars 2015 n° 52n.
Lorsque vous remplissez le formulaire, veuillez noter qu'une page distincte est attribuée à chaque article de l'inventaire. La comptabilité doit être tenue par nom, qualité et quantité des articles en stock. Tous les matériaux et produits reçus à l'entrepôt sont acceptés pour la comptabilité. La source de leur réception et la méthode d'acquisition n'ont pas d'importance. L'inventaire et les matériaux reçus ou quittés de l'organisation doivent être reflétés dans le formulaire 0504042 « Livre des registres des biens matériels ». Il est important que les informations contenues dans le registre correspondent pleinement à la disponibilité réelle des biens dans l'organisation.
Les organisations effectuent périodiquement des inspections dont le but est de contrôler la réception des marchandises et des matériaux ainsi que leurs dépenses. Lors des contrôles, les personnes responsables comparent les écritures du livre avec les données comptables. Les résultats sont enregistrés dans un tableau spécial sur la dernière page du livre.
Le « Livre de comptabilité du patrimoine », dont un exemple est présenté ci-dessous, se compose de deux types de pages. Les pages principales affichent des données sur les articles en stock (chaque type sur une page séparée) et la deuxième page de vérification (dernière du livre) est remplie par les personnes effectuant la vérification.
Chaque page du document contient les informations suivantes :
nom de l'institution, unité structurelle, nom complet responsable;
des données sur l'emplacement de stockage des articles en stock (entrepôt, rack, cellule) ;
nom des articles en stock ;
unité de mesure;
prix unitaire;
marque, qualité, taille.
Vous trouverez ci-dessous un tableau qui affiche directement des informations sur le mouvement des articles en stock. Ici, vous devez indiquer :
la date à laquelle l'inscription a été faite ;
numéro et date d'établissement du document qui est devenu la base de l'opération ;
nom de l'organisation ou nom complet les personnes auprès desquelles les articles en stock ont été reçus ou à qui ils ont été délivrés ;
réception, dépense et solde des articles en stock à une date précise ;
date de contrôle, nom complet et signature de la personne responsable.
Le formulaire 0504042 « Livre des registres des biens matériels » est généralement rempli par le commerçant (ou toute autre personne matériellement responsable). Les pages du livre doivent être numérotées et entrelacées. Sur la dernière page indiquez le nombre total de feuilles du livre. Les signatures du chef de l'établissement et du chef comptable, ainsi que le sceau de l'établissement, doivent également figurer ici.
Comment remplir le « Livre de comptabilité du patrimoine »
Certaines règles doivent être respectées lors du remplissage du document. Le formulaire du registre étant approuvé au niveau législatif, vous ne pouvez pas y apporter de modifications, supprimer ou ajouter des colonnes. Il ne devrait y avoir aucune difficulté à remplir le livre, l'essentiel est d'y faire des inscriptions fiables en temps opportun et d'y apposer les signatures des personnes responsables.
Le remplissage du « Livre des biens matériels » s'effectue de la manière suivante :
Tout d’abord, remplissez « l’en-tête » du document. Cela comprend des informations sur l'institution et l'unité structurelle dans lesquelles les registres d'inventaire sont conservés. Vous devez également indiquer votre poste et votre nom complet. la personne chargée de tenir les registres et de remplir le livre.
La date de début de la tenue du registre est indiquée dans la colonne correspondante. La date de clôture n'est indiquée qu'à la fin de la comptabilité.
Vous devez maintenant remplir le premier tableau, composé de 11 colonnes. Cela comprend des informations détaillées sur les articles en stock (prix, caractéristiques, unité de mesure, norme de stock) et l'emplacement de leur stockage (nom de l'entrepôt, numéro de rack et de cellule).
Dans la ligne « Nom du matériau », indiquez le nom d'un type spécifique de biens et de matériaux. Dans la ligne « Code », indiquez le code qui a été attribué au matériel par le service comptable.
Ci-dessous se trouve le deuxième tableau, composé de 9 colonnes. Il est destiné aux enregistrements de réception et de sortie des articles en stock. Des enregistrements doivent être effectués pour chaque fait de réception ou de sortie d'articles spécifiques en stock. Chaque entrée possède son propre numéro de série.
Dans la première colonne indiquez le numéro de l'inscription, puis la date à laquelle elle a été effectuée, puis notez le numéro et la date d'établissement du document qui sert de base à la délivrance ou à l'acceptation des biens matériels. Cela peut être une exigence - une facture pour la délivrance du matériel ou une carte de limite.
Les trois colonnes suivantes sont destinées à afficher les transactions de réception et de dépense d'articles en stock. Sur cette base, le solde des actifs matériels dans l'entrepôt est calculé.
Dans la dernière colonne, des coches sont placées sur la mise en œuvre du contrôle. Indiquez ici la date de l'inspection, le nom complet. et la signature de la personne qui l'a réalisé.
La deuxième page du document ressemble à un tableau composé de trois colonnes. Après avoir effectué les activités de contrôle, la personne responsable prend ici une note correspondante. Le tableau indique les éléments suivants : la date de l'inspection, les commentaires et suggestions, la fonction et la signature de l'inspecteur.
Exemple de livre d'inventaire
Vous pouvez télécharger le « Livre de comptabilité du patrimoine » à partir du lien ci-dessous.
Les institutions publiques (municipales) doivent tenir des registres budgétaires à l'aide de registres comptables, dont l'un est le livre des biens matériels (article 3 de l'arrêté du ministère des Finances du 30 mars 2015 N 52n).
Ce registre est destiné à comptabiliser les stocks de matériaux dans les lieux de leur stockage (par exemple, dans un entrepôt) et reflète les informations sur leur localisation et leur mouvement (réception, élimination) séparément pour chaque nom d'article ().
Livre de comptabilité des biens matériels
Le livre de comptabilité des biens matériels (code formulaire selon OKUD 0504042), ainsi que les instructions méthodologiques pour sa constitution, ont été approuvés par arrêté du ministère des Finances du 30 mars 2015 N 52n.
La comptabilité des stocks de matériaux est tenue dans un livre selon le formulaire 0504042 par une personne financièrement responsable (par exemple, un magasinier) par le nom, la qualité et la quantité de matériaux, marchandises, produits finis, médicaments, aliments, équipements matériels, vaisselle, collections de bibliothèque et autres objets de valeur en utilisant des pages séparées pour chaque nom de l'objet comptable (article 2 de l'annexe n° 5 à l'arrêté du ministère des Finances du 30 mars 2015 n° 52n).
Composition du livre de comptabilité du patrimoine
La forme unifiée du livre de comptabilité des biens matériels se compose d'un titre, d'un contenu et de parties de conception (article 1 de l'annexe n° 5 à l'arrêté du ministère des Finances du 30 mars 2015 n° 52n) :
- La partie en-tête contient des détails généraux - le nom de l'établissement indiquant son code OKPO, le nom de l'unité structurelle, la date d'ouverture et de fermeture du livre ;
- La partie contenu contient des informations sur l'objet de valeur - le nom du matériau, ses caractéristiques (marque, qualité, profil, taille), l'unité de mesure, la norme de stock, l'emplacement exact (entrepôt de stockage, rack, cellule) et le prix. Également dans la partie contenu, les opérations de mouvement des biens matériels sont enregistrées (réception, cession, date, données du document comptable primaire, solde) ;
- La partie formelle contient les signatures de la personne financièrement responsable avec un relevé de notes et une indication de sa fonction.
En outre, l'institution doit vérifier régulièrement la disponibilité des biens matériels dans l'entrepôt, l'exactitude et la ponctualité de l'enregistrement des transactions de mouvement des matériaux, ainsi que la conformité des écritures comptables avec les données de la comptabilité comptable, dont les résultats sont réfléchi sur la dernière feuille du livre (article 2 de l'annexe n° 5 à l'arrêté du ministère des Finances du 30 mars 2015 N 52n).
Est-il possible de ne pas tenir un livre des biens matériels ?
En plus du livret sous formulaire 0504042, pour enregistrer la disponibilité des réserves matérielles et les opérations de réception et d'élimination (avec un petit volume de matériels), les établissements peuvent utiliser une carte d'enregistrement des biens matériels (code formulaire selon OKUD 0504043 ) (
