Quelque chose a-t-il changé dans les règles de remplissage des formulaires de voyage par rapport à l'année dernière ?
En mars, existe-t-il vraiment une possibilité qu'il soit nécessaire de remplir des formulaires de voyage selon les nouvelles règles ? Est-il désormais nécessaire d’apposer la signature d’un mécanicien sur chaque feuille de route attestant qu’il a effectivement inspecté le camion ou la voiture de tourisme avant le voyage ?
Ces questions et bien d’autres intéressent de nombreux conducteurs et camionneurs qui partent souvent en voyage d’affaires. À propos de ce qui est correct et précis remplir une lettre de voiture selon les nouvelles règles en 2017, modèle et formulaire Vous examinerez les informations en détail dans cet article d’information.
Nouvelles règles pour remplir les formulaires de voyage en 2017
Formulaires de voyage
Un entrepreneur individuel ou une organisation en 2017 peut utiliser et former :- Formes de formulaires de voyage auto-développées ;
- Formes unifiées de lettres de voiture, qui ont été décidées et approuvées par le Comité national des statistiques le 28 novembre 1997 n° 78.
Pourquoi les feuilles de route sont-elles nécessaires ? Afin de confirmer le caractère productif des déplacements, pour la dépréciation du carburant, l'indemnisation de l'utilisation de son propre moyen de transport, des pièces de rechange. La comptabilité est tenue dans un grand livre.
Règles de remplissage des lettres de voiture en 2017
Remplissage correct des feuilles de route en 2017
Depuis le 26 février, le ministère des Transports a ajouté plusieurs éléments supplémentaires aux mentions obligatoires (arrêté du ministre de la Fédération de Russie n° 17 du 18 janvier 2017). À compter de cette date, le titre de voyage du véhicule doit comporter une mention indiquant que le véhicule a fait l'objet d'un contrôle technique avant le déplacement. Le mécanicien doit indiquer l'heure et la date du contrôle technique du véhicule, mettre ses initiales, son nom et sa signature. Jusqu'à ce jour, de tels détails devaient être indiqués, mais ce n'était pas du tout nécessaire. Donc, à partir du 26.02. procédure de remplissage des lettres de voiture en 2017 ressemble à ça:- nom du document de voyage ;
- son numéro;
- de qui jusqu'à quelle date est-il valable ;
- des informations sur le propriétaire de la voiture ;
- modèle et type de machine ;
- Numéro d'immatriculation du véhicule;
- relevés du compteur kilométrique lors de l'envoi de la voiture et lors de l'entrée dans le garage ;
- l'heure et la date de départ et d'arrivée des véhicules au garage ;
- nom, prénom et patronyme, signature du salarié qui inscrit l'heure et la date sur la feuille, ainsi que les relevés du compteur kilométrique ;
- les initiales complètes du conducteur ;
- l’heure et la date de l’examen médical du conducteur avant et après le voyage ;
- Nom complet, signature et cachet du professionnel de la santé qui a conclu à l’état du conducteur ;
- une note d'inspection avant départ de l'état technique du véhicule avec l'heure et la date ;
- Nom complet et signature de l'inspecteur de l'état technique des véhicules.
Sceau et cachet sur les lettres de voiture en 2017
En 2017, à partir du 26 février, il n'est plus nécessaire d'apposer un cachet ou un cachet sur les documents de voyage. Des informations sur le propriétaire de la voiture suffiront. Il s'agit du nom du propriétaire ou de l'entreprise, du numéro de téléphone et de l'adresse. Ce qui est également indiqué dans l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 janvier 2017 n° 17. Toutefois, il n’y aura pas d’erreur si le cachet est apposé après la date indiquée.
Les lettres de voiture peuvent être émises pour un ou plusieurs jours, mais pas plus d'un mois. Si plusieurs conducteurs utilisent un même véhicule, mais en équipes, vous pouvez immédiatement émettre autant de feuilles de route qu'il y a de conducteurs travaillant sur ce véhicule.
Nouveau formulaire de voyage pour 2017
Certains entrepreneurs individuels et organisations, du fait de l'augmentation de la liste des informations obligatoires, ajustent leurs documents de voyage. Si les inspecteurs ne trouvent pas les détails requis sur la feuille après le 29 février 2017, un tel document sera alors considéré comme « incomplet ». En conséquence, des difficultés peuvent survenir lors de la comptabilisation des coûts des carburants et lubrifiants.Exemple de remplissage d'une feuille de route. Vous trouverez ci-dessous un exemple de remplissage d'une feuille de route, qui contient tous les détails requis à partir du 26 février 2017. Voici à quoi cela ressemble :
Vous pouvez également télécharger au format Word un nouveau formulaire de lettre de voiture pour les voitures particulières pour 2017. De la même manière, vous pouvez modifier les feuilles de route des camions afin de prendre des notes sur le contrôle technique avant départ.
Dans de nombreuses entreprises, le mécanicien, le chauffeur et l’organisateur ne forment qu’une seule personne. Dans ce cas, après avoir lu règles pour remplir une feuille de route en 2017. il appose lui-même l'heure, la date et la signature de l'inspection avant départ.
« Sur l'approbation des mentions obligatoires et la procédure de remplissage des lettres de voiture » (ci-après arrêté n° 152). Toutes les modifications s'appliquent aux lettres de voiture émises après le 25/02/2017.
La nouvelle procédure d'établissement des feuilles de route doit être appliquée par les personnes morales et les entrepreneurs individuels exploitant des voitures et camions, des bus, des trolleybus et des tramways.
Examinons de plus près les modifications approuvées.
Changement n°1
Dans la partie en-tête de la lettre de voiture, les organisations et les entrepreneurs individuels ont désormais le droit de ne pas apposer leur sceau ou leur cachet (article 12 de l'arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie n° 152).
Changement n°2
Les organisations et les entrepreneurs individuels sur la feuille de route, en plus de la note d'examen médical, doivent faire une note sur le contrôle avant le départ de l'état technique du véhicule (en indiquant la date et l'heure). Une telle marque est apposée soit par l'inspecteur de l'état technique des véhicules, soit par l'inspecteur de l'état technique des transports électriques terrestres urbains et est certifiée par sa signature indiquant le nom et les initiales (article 16.1 de l'arrêté du ministère des Transports). de la Fédération de Russie n° 152).
Mentions obligatoires de la lettre de transport
Les mentions obligatoires de la feuille de route n'ont pas changé.
Afin d'amortir les carburants et lubrifiants sur la base d'une feuille de route, il est nécessaire d'indiquer les détails suivants (article 3 de l'arrêté n° 152) :
- nom et numéro ;
- des informations sur la période de validité ;
- des informations sur le propriétaire (détenteur) du véhicule ;
- des informations sur le véhicule ;
- informations sur le conducteur.
Les informations sur la période de validité doivent inclure la date (jour, mois, année) pendant laquelle vous pouvez voyager avec la lettre de transport émise. Le document peut être délivré pour plusieurs jours, mais pas plus d'un mois (article 10 de l'arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie n° 152) - dans ce cas, vous devez indiquer les dates de début et de fin de la période. quand la feuille de route peut être utilisée.
Dans la ligne concernant le propriétaire du véhicule, vous devez indiquer :
- pour une personne morale - nom, forme juridique, localisation, numéro de téléphone ;
- pour les entrepreneurs individuels - nom, prénom, patronyme, adresse postale, numéro de téléphone.
La feuille de route doit inclure des informations sur le véhicule :
- type de véhicule (voiture ou camion, bus ou trolleybus, etc.) ;
- modèle de véhicule (VAZ-2101, Audi A3, etc.) ;
- plaque d'immatriculation nationale du véhicule ;
- relevés du compteur kilométrique (kilomètres complets) lorsque le véhicule quitte le garage (dépôt) et entre dans le garage (dépôt) ;
- date (jour, mois, année) et heure (heures, minutes) de la sortie du véhicule de son emplacement de stationnement permanent et de son retour.
Les informations sur le conducteur doivent contenir :
- nom, prénom, patronyme du conducteur ;
- date (jour, mois, année) et heure (heures, minutes) de l'examen médical avant et après le voyage du conducteur.
Depuis le 15 décembre 2017, la procédure de remplissage des formulaires de déplacement a de nouveau changé. Les modifications correspondantes ont été apportées par arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie . Conformément à ces modifications, la feuille de route doit indiquer :
- OGRIP- entrepreneurs individuels, OGRN— les organisations;
- jour et heure de la dernière inspection avant départ de l'état technique du véhicule (si une inspection obligatoire est établie par la loi).
En plus des détails spécifiés, la lettre de voiture, en tant que document principal, doit contenir les détails obligatoires établis pour tous les documents primaires, paragraphe 2 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité » (ci-après dénommée comme la loi n° 402-FZ). Cette loi, ainsi que l'arrêté du ministère des Transports n° 152, incluent le « Nom du document » comme mentions obligatoires.
Mentions obligatoires, selon la loi n° 402-FZ :
- Titre du document ;
- date de préparation du document ;
- nom de l'entité économique qui a rédigé le document ;
- contenu du fait de la vie économique ;
- la valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire d'un fait de la vie économique, en indiquant les unités de mesure ;
- le nom du poste de la ou des personnes qui ont réalisé la transaction, l'opération et la ou les personnes responsables de son exécution, ou le nom du poste de la ou des personnes responsables de l'exécution de l'événement accompli ;
- les signatures des personnes responsables indiquant leurs noms et initiales ou d'autres détails nécessaires pour identifier ces personnes.
Les employés de l’entreprise utilisent souvent leur voiture personnelle pour leurs déplacements professionnels. Par exemple, un directeur utilise une voiture pour ses déplacements professionnels et un responsable peut conduire une voiture personnelle pour se rendre à des réunions avec des partenaires.
Pour confirmer le coût du carburant et des lubrifiants, chaque voyage doit être reflété sur le titre de transport. Un certificat médical est-il nécessaire dans ce cas ?
Détails supplémentaires de la feuille de route
Les organisations et les entrepreneurs individuels peuvent indiquer dans la feuille de route des détails supplémentaires qui tiennent compte des spécificités de leurs activités liées au transport de marchandises, de passagers et de bagages par différents modes de transport (article 8 de la section II de l'arrêté n° 152).
Ces détails supplémentaires, selon l'auteur, peuvent être :
- consommation de carburant standard ;
- économie de carburant par rapport à la consommation standard ;
- consommation de carburant excédentaire par rapport à la consommation standard.
Les détails répertoriés sont contenus dans.
Ces détails permettent à l'organisation d'exercer un contrôle interne sur la validité de la radiation du carburant.
En plus de tous les détails énumérés ci-dessus, la feuille de route doit indiquer la date et l'heure du relevé du compteur kilométrique à la sortie et au retour du véhicule du stationnement permanent. La date et l'heure sont estampillées par les personnes habilitées désignées par décision du chef d'entreprise/entrepreneur individuel, et certifiées par leurs cachets ou signatures indiquant leurs initiales et leurs noms, sauf dans les cas où l'entrepreneur individuel cumule les fonctions de gérant et de conducteur.
Il est également nécessaire d'apposer le cachet et la signature du professionnel de la santé qui a procédé à l'examen médical correspondant du conducteur, en indiquant le nom, le prénom et le patronyme (article 16 de l'arrêté n° 152).
Formulaire de lettre de transport et procédure comptable
Les formes des documents comptables primaires dans une organisation commerciale sont déterminées par le dirigeant. Les formes des documents comptables primaires des organisations du secteur public sont établies conformément à la législation budgétaire de la Fédération de Russie (article 4 de la loi n° 402-FZ).
L'utilisation du formulaire de lettre de transport développé dans l'organisation doit être approuvée par la politique comptable. Les exigences relatives à l'élaboration des politiques comptables sont fixées par le Règlement comptable «Politiques comptables de l'organisation» () - les politiques comptables sont formées par le chef comptable ou une autre personne effectuant la comptabilité dans l'organisation, sur la base de ce PBU et approuvées par le chef de l'organisation.
Les organisations doivent élaborer un formulaire de lettre de transport en tenant compte des exigences énoncées et approuver son utilisation par les politiques comptables.
Il convient de noter que conformément à l'arrêté du ministère des Transports n° 152, les propriétaires (possédants) de véhicules sont tenus d'enregistrer les lettres de voiture émises lors de l'enregistrement des lettres de voiture.
Ci-dessous, nous vous proposons un exemple de remplissage d'une feuille de route.
Taux de consommation de carburant
Les normes de consommation de carburant et de lubrifiant dans le transport routier ont été introduites par l'arrêté du ministère des Transports de Russie « Sur la mise en œuvre des recommandations méthodologiques « Normes pour la consommation de carburants et de lubrifiants dans le transport routier ».
Conformément au paragraphe 1 des présentes Recommandations méthodologiques, elles sont destinées aux entreprises de transport automobile, aux organismes impliqués dans le système de gestion et de contrôle, aux entrepreneurs, etc., quelle que soit leur forme de propriété, exploitant des équipements automobiles et du matériel roulant spécial sur châssis de véhicule sur le territoire de la Fédération de Russie.
Il convient de noter que le Code des impôts de la Fédération de Russie ne contient pas de dispositions sur le rationnement des coûts des carburants et lubrifiants. Parallèlement, l'application de ces normes permettra aux organisations de confirmer la justification économique des dépenses engagées en cas de désaccord avec l'administration fiscale (article du Code des impôts de la Fédération de Russie).
Qu'est-ce qui a changé dans le remplissage des formulaires de voyage depuis le 26 février 2017 ? Est-il nécessaire de délivrer des documents de voyage via le nouveau formulaire en mars ? Est-il vrai que chaque feuille de route exige désormais la signature d'un mécanicien indiquant qu'une voiture ou un camion a subi une inspection avant le départ ? Comment prendre en compte les évolutions depuis le 15 décembre 2017 dans les documents de voyage ? Dans cet article, vous trouverez des réponses à ces questions et à d'autres, et vous pourrez également télécharger de nouveaux formulaires de formulaires de voyage.
Formulaires de lettre de transport
En 2017, une organisation ou un entrepreneur individuel peut constituer et utiliser :
- ou des formes unifiées de lettres de voiture (approuvées par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n° 78) ;
- formes de feuilles de route développées de manière indépendante.
Si des exemples de lettres de voiture unifiées ne conviennent soudainement pas à une entreprise ou à un entrepreneur individuel (par exemple, s'ils contiennent des détails « supplémentaires » ou s'il n'y en a pas de nécessaires), vous pouvez alors développer indépendamment des formes de lettres de voiture. Mais dans ce cas, vous devez garder à l'esprit que le formulaire élaboré de manière indépendante doit contenir toutes les informations obligatoires prévues à la section II de l'arrêté n° 152 du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008.
Des lettres de voiture sont nécessaires pour confirmer le caractère productif des voyages et amortir le carburant, les pièces de rechange et l'indemnisation pour l'utilisation des transports personnels dans la comptabilité fiscale.
Nouvelles mentions obligatoires à partir du 26 février
Depuis le 26 février, le ministère des Transports a élargi la liste des mentions obligatoires de la feuille de route (arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 janvier 2017 n° 17). A partir de cette date, il est nécessaire d'apposer une marque sur la feuille de route pour vérifier l'état technique de la voiture avant le voyage. Le mécanicien doit indiquer la date et l'heure de l'inspection du véhicule, sa signature, son nom et ses initiales. Auparavant, de telles marques pouvaient également être placées, mais ce n'était pas du tout nécessaire. Ainsi, depuis le 26 février 2017, les mentions obligatoires des fiches de voyage élaborées de manière indépendante comprennent :
- Titre - feuille de route ;
- Nombre;
- Validité;
- Informations sur le propriétaire de la voiture ;
- Type et modèle de machine ;
- Plaque d'immatriculation nationale de la voiture ;
- Relevés du compteur kilométrique à la sortie du garage et à l'entrée dans le garage ;
- Date et heure de sortie du garage et d'entrée dans le garage ;
- Signature et nom complet un employé qui inscrit les relevés du compteur kilométrique, la date et l'heure sur la feuille ;
- NOM ET PRÉNOM. conducteur;
- Date et heure de l'examen médical du conducteur avant et après le voyage ;
- Cachet, signature et nom complet. un professionnel de la santé qui procède à un examen médical ;
- Une note sur l'inspection avant départ de l'état technique du véhicule avec date et heure ;
- Signature et nom complet contrôleur de l'état technique de la machine.
Annuler l'impression
À partir du 26 février 2017, vous n'aurez peut-être plus besoin d'apposer un sceau ou un cachet sur vos feuilles de route. Il y a suffisamment d'informations sur le propriétaire de la voiture. Il s'agit du nom, de l'adresse et du numéro de téléphone de l'entreprise ou du propriétaire. Cela découle également de l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 janvier 2017 n° 17). Cependant, le cachet peut être apposé après la date indiquée - il n'y aura pas d'erreur.
Émettez une feuille de route pour chaque jour ou une autre période - pas plus d'un mois. Lorsqu'un véhicule est utilisé par plusieurs conducteurs en équipe, il est possible d'émettre plusieurs feuilles de route pour un véhicule à la fois - pour chaque conducteur.
Nouveau formulaire pour 2017
En raison de l'élargissement de la liste des mentions obligatoires, certaines entreprises et entrepreneurs individuels devront ajuster les formes de leurs lettres de voiture. Si, après le 26 février 2017, la fiche ne contient pas tous les détails requis, les inspecteurs peuvent alors considérer un tel document primaire comme « incomplet ». Et puis, par exemple, des difficultés peuvent survenir lors de la comptabilisation des coûts de carburant et de lubrifiants. Nous avons préparé pour vous un nouveau formulaire de voyage, qui contient tous les détails requis à partir du 26 février. Voilà à quoi il ressemble.
L'enregistrement de ces documents est une procédure obligatoire pour les entreprises qui fournissent des services de transport sur différents types de transports publics et de voitures : les réglementations pertinentes sont contenues dans l'article 2 de l'art. 6 de la Charte des transports automobiles et des transports électriques terrestres urbains du 08.11.2007 n° 259-FZ. Nous notons également que conformément au sous. 2.1.1. clause 2.1 art. 2 du Code de la route, les conducteurs russes sur la route sont tenus d'avoir avec eux des feuilles de route de camion dans la cabine - au cas où la police vérifierait les documents.
Pourquoi les comptables ont-ils besoin de lettres de voiture ?
Une entreprise peut exiger une lettre de transport pour camion non seulement en raison d’exigences légales. Il est également utilisé en comptabilité - comme document principal.
À l’aide des informations enregistrées sur les feuilles de route des camions, les comptables :
- payer les salaires des chauffeurs travaillant dans l'entreprise en fonction de la quantité de travail qu'ils effectuent ;
- amortir les dépenses de l'entreprise en carburants et lubrifiants, en réduisant l'assiette fiscale des bénéfices ou le système fiscal simplifié ;
- si nécessaire, rembourser les frais d'essence pour les salariés qui utilisent une voiture personnelle pour leur travail.
Les responsabilités personnelles d'un comptable peuvent inclure d'assurer le stockage des lettres de voiture pour les camions et, dans certains cas, de tenir un journal spécialisé des documents pertinents.
Pour plus d'informations sur l'organisation du stockage et de la comptabilité des lettres de voiture, lisez les articles :
- « Quelle est la durée de conservation des lettres de transport (nuances) ? » ;
- « Quelle est la procédure pour remplir le carnet de voyage ? .
Principaux types de formulaires de lettre de transport pour camions (formulaires 4-P, 4-C)
Comme formulaire de feuille de route d'un camion, vous pouvez prendre le formulaire 4-P, introduit dans le flux de documents par décret du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n° 78. Feuille de route d'un camion, établie sur la base de ce formulaire , permet au service comptable de calculer le salaire du chauffeur dans le cadre d'un tarif au temps. En règle générale, ce document est nécessaire dans les cas où un chauffeur de camion effectue des travaux pour 1 à 2 clients par équipe.
Vous pouvez également utiliser le formulaire de lettre de transport 4-C approuvé par le Comité national des statistiques dans la résolution mentionnée ci-dessus. Il sert à rémunérer les prestations de chauffeur dans l'ordre du travail à la pièce lié au transport.
Les deux formes de lettres de transport pour camions approuvées par le Comité national des statistiques ne sont pas obligatoires. Le développement indépendant de ces formes est autorisé. Cependant, les deux formulaires - 4-P et 4-C - ont été créés en tenant compte de l'inclusion des détails requis pour les feuilles de route des camions et sont donc pratiques à utiliser.
Découvrez la préparation d'un document approuvant le formulaire sélectionné.
La liste des mentions obligatoires de la feuille de route contient l'arrêté du ministère des Transports du 18 septembre 2008 n° 152. Au cours de la période 2017-2019, elle a changé plus d'une fois.
Début 2017, les modifications suivantes ont été apportées à son texte (Arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 janvier 2017 n° 17), entré en vigueur le 26 février 2017 :
- la partie en-tête de la feuille de route ne nécessite plus le sceau ou le cachet du propriétaire du véhicule ;
- Il est devenu obligatoire d'indiquer sur la feuille de route la date et l'heure du contrôle avant départ (ou avant quart de travail) de l'état technique du véhicule par un spécialiste technique agréé avec attestation de cette inscription par la signature de l'inspecteur (avec sa transcription).
Depuis le 15 décembre 2017, il est obligatoire d'indiquer le numéro d'immatriculation principal d'une personne morale ou d'un entrepreneur individuel (arrêté du ministère des Transports du 7 novembre 2017 n°476).
Où puis-je télécharger gratuitement une feuille de route pour camion à l’aide du formulaire 4-C ?
Vous pouvez télécharger la feuille de route du camion (formulaires 4-C ou 4-P) sur notre site Internet.
La nouvelle procédure de délivrance des lettres de transport est régie par les exigences de l'arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie du 18 janvier 2017 n° 17.
Comme vous le savez, il existe plusieurs innovations dans la procédure d'émission des lettres de voiture en 2017. Désormais, ce document devrait contenir des informations sur le contrôle technique avant le départ. état de la voiture. Nous en avons parlé dans notre document « Qu'est-ce qui a exactement changé dans la procédure d'émission des lettres de voiture en 2017 ? » Aujourd'hui, nous examinerons de plus près les règles de remplissage des lettres de voiture selon les nouvelles exigences.
Les nouvelles exigences sont-elles obligatoires pour tout le monde ?
La nouvelle procédure de délivrance des lettres de transport est régie par les exigences de l'arrêté n° 17 du ministère des Transports de la Fédération de Russie du 18 janvier 2017 (ci-après dénommé l'arrêté n° 17), entrée en vigueur le 26 février 2017. .
L'inclusion d'informations dans les lettres de voiture sur le contrôle avant le départ de l'état du transport est déterminée par les règles de sécurité entrées en vigueur en juillet 2014, conformément au paragraphe 29 de l'arrêté n° 7 du ministère des Transports de la Fédération de Russie du mois de janvier. 15, 2014. Cependant, jusqu'en 2017, ce détail n'était pas prévu dans les formes unifiées de lettres de voiture, de sorte que les entreprises ne faisaient pas une telle marque.
L'ordonnance n° 17 laisse un point flou : pour qui la nouvelle exigence est obligatoire et qui peut l'ignorer ? Les responsables du ministère des Transports de la Fédération de Russie n'ont jusqu'à présent exprimé qu'oralement, mais une opinion claire sur cette question : toutes les entreprises exploitant des véhicules doivent apposer une marque sur le contrôle avant le départ. Cela signifie que les nouvelles exigences s'appliquent à la fois aux organisations dont les activités sont liées au transport de passagers et de marchandises, ainsi qu'aux entreprises qui disposent simplement de transports officiels, qui sont utilisés par les employés pour des raisons professionnelles. Il est possible que des éclaircissements écrits soient bientôt reçus de la part des spécialistes du département sur cette question.
Sur cette base, il convient de comprendre que si des violations sont détectées en termes de non-respect des nouvelles exigences, les inspecteurs peuvent imposer des sanctions à l'entreprise (IP) d'un montant de 30 000 roubles (partie 3 de l'article 12.31.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie). De plus, sans faire cette marque, désormais devenue obligatoire sur la feuille de route, le fisc peut reconnaître le document comme mal rempli et ne pas confirmer les frais de carburant sur cette base. Les modifications apportées par arrêté à la politique comptable de l'établissement concernant l'utilisation du nouveau formulaire de lettre de voiture permettront d'éviter des désaccords avec les contrôleurs. Bien entendu, cela nécessite la mise à jour des feuilles de route utilisées par l’entreprise.
Dans le programme Bukhsoft : Waybills, vous pouvez télécharger le formulaire actuel d'une lettre de voiture pour voiture de tourisme.
Nous vous rappelons également que la nouvelle forme de la feuille ne nécessite pas de sceau rond obligatoire. Il n'y a aucun espace pour une empreinte sur le formulaire. Par conséquent, un sceau n'a pas besoin d'être donné à tout le monde : aussi bien à ceux qui ne l'utilisent pas qu'à ceux qui utilisent l'empreinte dans leur travail.
Règles de remplissage des documents de voyage 2017
Les lettres de voiture sont un document obligatoire pour tout véhicule utilisé. Cette exigence s’applique aussi bien aux personnes morales qu’aux commerçants.
Le document est généré quotidiennement, et s'il est impossible de travailler dans ce mode, dans un délai ne dépassant pas un mois calendaire.
Le nom du document est le type de transport pour lequel la fiche est délivrée. La numérotation s’effectue par ordre chronologique dans l’en-tête de la feuille, conformément à la procédure de numérotation des documents de l’entreprise.
Le chef d'entreprise (entrepreneur) doit désigner une personne responsable qui sera chargée d'indiquer sur la fiche des précisions telles que : la date et l'heure de départ de la voiture du parking de service et de son retour, les relevés du compteur kilométrique au moment du départ et au retour du véhicule. Les dossiers du responsable doivent être confirmés par un cachet ou une signature de la personne avec l'explication du nom et des initiales du nom et du patronyme.
Si l'entrepreneur individuel n'a pas la possibilité de désigner une personne responsable, et également s'il agit lui-même en tant que chauffeur, il lui incombe de remplir ces coordonnées.
Dans les cas où la voiture est conduite par de nombreux conducteurs sur des équipes différentes, il est permis d'établir plusieurs feuilles de route pour chacun d'eux. Dans ce cas, la date, l'heure et les données du compteur kilométrique sont saisies par le conducteur qui a ouvert le premier quart de travail, c'est-à-dire le premier à quitter le parking. Ainsi, la date, l'heure et les relevés du compteur kilométrique lors de l'entrée dans le parking de service à la fin des heures de travail sont fixés par le conducteur terminant le dernier quart de travail dans la voiture.
Les tâches du travailleur médical comprennent l'examen des conducteurs dans le but d'effectuer des examens médicaux avant et après le voyage. L'examen est confirmé par le cachet et la signature d'un employé médical avec une transcription du nom et des initiales du nom et du patronyme.
Contrôle technique avant départ. l'état des transports doit être effectué par un contrôleur agréé par l'inspection des transports pour ce type d'activité.
Un tel certificat peut être obtenu par un chauffeur, un chef mécanicien ou un contremaître. Cependant, moyennant des frais, des marquages peuvent également être effectués par des inspecteurs dans des centres de service spécialisés.
Si la machine répond aux exigences de fonctionnement, l'inspecteur notera sur la fiche : « Contrôle avant départ de l'état technique réussi », mettra la date, l'heure et sa signature avec son nom et ses initiales. Si des pannes ou des dysfonctionnements sont détectés, il est préférable de laisser ce détail vide.
Les feuilles de route 2019 sont enregistrées dans un journal de bord spécial et conservées pendant au moins cinq ans.
