Персональный водитель становится в последнее время уже все более распространенным явлением в жизни делового человека. Если еще несколько лет назад нанять водителя бизнесмены стремились исключительно ради соответствия определенному статусу, то сегодня наконец пришло понимание всех преимуществ такого решения.
Свободное время для активного делового человека это большая ценность, которую в конечном итоге можно конвертировать в некоторый финансовый доход. Именно поэтому тратить столь драгоценный ресурс на управление автомобилем, особенно в условиях постоянных пробок крупных мегаполисов непозволительная роскошь. Намного эффективнее можно провести это время на заднем сиденье своего авто с телефоном, ноутбуком и деловыми бумагами в то время как персональный водитель будет управлять автомобилем. Тем более что современные технологии позволяют сегодня получить доступ в Интернет практически из любого места, что дает возможность решать различные рабочие вопросы даже из салона собственного автомобиля.
Сегодня нанять водителя можно как самостоятельно с помощью изучения соответствующих объявлений в СМИ и специализированных сетевых ресурсов, так и посредством кадровых агентств по подбору персонала. В первом случае на поиск подходящей кандидатуры может уйти немало времени, да и результаты таких поисков зачастую непредсказуем. Именно поэтому многие бизнесмены предпочитают нанимать водителя через агентства. В этом случае относительно небольшая оплата за доступ к базе данных зачастую полностью компенсируется оперативностью и качеством выполнения поставленной задачи. Кроме того в агентстве могут подобрать водителя, уже соответствующего определенным критериям, установленным потенциальным работодателем (возраст, профессиональные навыки, желаемая зарплата и т.п.). Еще одним вариантом найма водителя будет опрос собственных друзей и коллег. Подбор водителя по рекомендациям известных работодателю людей заметно снижает степень рисков, однако и вероятность подбора таким способом несколько ниже, нежели через кадровое агентство.
Фирма может арендовать автомобиль «вместе с водителем». Для этого нужно заключить договор аренды транспортного средства с экипажем. «Плюс» с точки зрения арендодателя — он сохраняет контроль за условиями и режимами эксплуатации машины. А какие преимущества получает арендатор?
Арендодатель может сдать в аренду автомобиль на условиях предоставления услуг по его управлению и технической эксплуатации. Для этого он заключает с арендатором договор аренды транспортного средства с экипажем. Аренда с экипажем или без такового — это разные виды аренды. Для каждого из них в Гражданском кодексе предусмотрены свои нормы.
В чем особенности аренды с экипажем? На что обратить внимание при составлении договора? Как арендатору правильно оформить первичные учетные документы?
Это важно. Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается (ст. 15 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 143 УК РФ).
Арендуем… экипаж
По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель (ст. 632 ГК РФ):
— предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование;
— оказывает своими силами услуги по управлению автомобилем и по его технической эксплуатации.
Как видно, договор имеет две составляющие.
В акте приема-передачи нужно отразить передачу от арендодателя к арендатору не только автомобиля, но и экипажа. Хотя эта рекомендация звучит «диковато», пренебрегать ею не следует.
Суды приходят к выводу: если транспортное средство передано без экипажа, и арендодатель не сможет доказать, что объект аренды эксплуатировался с экипажем, то взыскать с арендатора арендную плату ему не удастся (постановления ФАС Уральского округа от 21 декабря 2010 г. N Ф09-10614/10-С5 по делу N А76-45677/2009-18-1170/208, ФАС Западно-Сибирского округа от 17 февраля 2011 г. по делу N А67-5335/2010). Дело в том, что условие об оказании услуг по управлению является существенным для договоров данного вида (п. 1 ст. 432 ГК РФ). И если оно не соблюдено, договор считается незаключенным.
Такой нюанс заслуживает самого пристального внимания бухгалтера. Ведь по длящимся договорам аренды оформлять акты об оказании услуг не обязательно (письмо Минфина России от 6 октября 2008 г. N 03-03-06/1/559). Акты приема-передачи имущества не только удостоверяют отношения аренды, но и являются первичными учетными документами для признания расходов на аренду.
Впрочем, состав экипажа и персональные данные его членов могут быть отражены в отдельном «передаточном» документе. Но его должны подписать и лица, которых арендодатель уполномочил на управление автомобилем (ст. 402 ГК РФ). Это может быть наряд на работу у арендатора.
В ходе исполнения договора состав экипажа может изменяться. Об этом арендодатель должен уведомить арендатора.
Операции по передаче персонала напоминают процедуры, характерные для договоров аутсорсинга. И действительно, в пункте 2 статьи 635 Гражданского кодекса прямо сказано: члены экипажа являются работниками арендодателя.
Из этой формулировки следует, что стороной договора аренды автомобиля с экипажем не может быть физическое лицо, которое самолично оказывает услуги по его управлению. В такой ситуации с физлицом надлежит заключить два договора: один — аренды автомобиля без экипажа, второй — на оказание услуг по управлению. Причем с части вознаграждения (относящегося к оказанию услуг) арендодателю придется уплатить взносы на обязательное социальное страхование.
Альтернативным вариантом оформления отношений с физлицом — владельцем автомобиля может быть договор перевозки (ст. 785 ГК РФ). Он менее выгоден для сторон, поскольку тогда взносы на обязательное социальное страхование придется уплатить со всей суммы сделки. Но если водитель имеет статус индивидуального предпринимателя, уплачивать за него страховые взносы (а также НДФЛ) не придется.
Добавим, что наемных работников вправе привлекать и физическое лицо, не имеющее статуса индивидуального предпринимателя (ст. 303 ТК РФ). Так что физлицо может быть полноценной стороной договора, если вверит свое авто другому водителю.
Распределяем обязанности
Предусмотренные законом обязанности участников договора охарактеризованы в таблице.
Обязанности по договору аренды автомобиля с экипажем
| Арендодатель обязан (безоговорочно): | Арендатор обязан (если иное не предусмотрено договором): | Члены экипажа обязаны подчиняться (п. 2 ст. 635 ГК РФ): |
| — поддерживать надлежащее состояние автомобиля, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ); | — нести расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией автомобиля, в т.ч. расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ) | — распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации автомобиля;
— распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации автомобиля |
Арендодатель обязан (безоговорочно):
— поддерживать надлежащее состояние автомобиля, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ);
— обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию автомобиля в соответствии с целями аренды, указанными в договоре (п. 1 ст. 635 ГК РФ);
Привлечение стороннего персонала освобождает арендодателя от ряда обязанностей. Например, организовывать предрейсовые медицинские осмотры водителей будет арендодатель (ст. 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Он же обеспечивает мероприятия по охране труда, включая проведение специальной оценки условий труда (п. 2 ст. 4 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).
Обязанности по страхованию автомобиля стороны определяют в договорном порядке. По умолчанию они возлагаются на арендодателя (ст. 637 ГК РФ).
Обязанности арендатора, установленные законом и договором, определяют круг расходов, которые он вправе учесть в целях налогообложения прибыли. Скажем, признать расходы на ремонт арендованного автомобиля он не сможет. Это позволено только арендодателю.
Платим взносы на обязательное социальное страхование
Договор может предусматривать, что расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание несет арендатор (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Такое соглашение не свидетельствует о наличии у него договорных, в том числе трудовых отношений с водителем. Поэтому уплачивать взносы на обязательное социальное страхование за экипаж ему не придется (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…»). Эта обязанность сохраняется за арендодателем.
Минфин России (письмо от 1 декабря 2009 г. N 03-03-06/1/780) считает, что плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей: платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством. Но такое толкование выходит за рамки закона. Данный договор не является смешанным, содержащим элементы различных договоров (п. 3 ст. 421 ГК РФ): аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ) и возмездного оказания услуг (ст. 779 ГК РФ). Это самостоятельный вид договора (что подтверждено в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 20 августа 2009 г. N Ф04-4263/2009(10662-А67-11) по делу N А67-4601/2008). Поэтому цена договора распределению между «элементами» не подлежит.
Подчеркнем: договор аренды автомобиля с экипажем подразумевает участие как минимум трех разных лиц — арендодателя, арендатора и водителя. Если же арендодатель и водитель совпадают в одном лице, заключенный договор нуждается в толковании (ст. 431 ГК РФ). А уж каким образом он будет переквалифицирован в целях исчисления страховых взносов (подп. 4 п. 4 ст. 18 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…») — зависит от особенностей его исполнения. Арбитражная практика единообразием не «страдает».
Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 13 ноября 2013 г. по делу N А06-1300/2013 был сделан вывод, что подобные сделки с физлицами представляли собой договоры перевозки. Эта позиция повлечет доначисление взносов. А вот в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 июля 2013 г. по делу N А69-2236/2012 судьи пришли к противоположному заключению — что фактически имели место отношения аренды имущества. Такая интерпретация доначислением взносов не грозит. Наконец, в постановлении ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г. по делу N А65-16395/2012 представлено третье мнение: с единой цены договора страховые взносы не могут быть исчислены в принципе (ввиду отсутствия законных методик разграничения выплат, различных по своему целевому назначению).
Вывод: использование владельца автомобиля в роли экипажа обеспечит в отношениях с государственными внебюджетными фондами скорее «приключения», нежели «оптимизацию».
Учитываем расходы
Арендную плату арендатор будет учитывать в расходах на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Казалось бы, затраты на ГСМ следует классифицировать как расходы на содержание служебного транспорта, предусмотренные подпунктом 11 названного пункта. Однако такие расходы подтверждаются авансовыми отчетами (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Между тем авансовый отчет — документ, применяемый при расчетах с подотчетными лицами (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12 октября 2011 г. N 373-П). А как быть, если заправку оплатили члены экипажа? Подотчетными лицами они не являются, поэтому денежных расчетов с ними лучше избегать.
У арендатора есть альтернативная возможность признать расходы на приобретение топлива — в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Этот вариант не порождает налоговых рисков. Для его реализации членам экипажа выдают талоны на ГСМ или корпоративные топливные карты (письмо УФНС РФ по г. Москве от 30 июня 2010 г. N 16-15/068679). Рекомендуем предусмотреть эти операции в договоре.
Реальный характер оказания услуг по управлению транспортным средством удостоверяют, в частности, акты приемки арендатором услуг, оказанных работниками арендодателя, путевые листы, товарно-транспортные накладные (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 10 сентября 2013 г. по делу N А58-6582/2012). Причем арбитры убеждены, что оформление путевых листов, товарно-транспортных накладных, табелей учета рабочего времени входит в обязанности арендодателя транспортного средства с экипажем (постановление ФАС Уральского округа от 21 декабря 2010 г. N Ф09-10614/10-С5 по делу N А76-45677/2009-18-1170/208).
По мнению автора, четко разграничить распоряжения по технической и коммерческой эксплуатации не всегда возможно. Во избежание разногласий обязанности сторон по составлению первичных документов целесообразно закрепить в договоре.
Компаниям выгодно нанимать водителей с личным автомобилем, для использования в различных целях. Что бы оформить правильно нового сотрудника существует определённый порядок соответственно трудового законодательства. Главное это обязательное оформление соглашения к договору, в нём необходимо прописать возможный размер компенсационных выплат, который утверждается в коллективном договоре.
Перечень документов
- Пакет документов будущего сотрудника
- Коллективный договор
- Бланк заявления
- Бланк трудового договора
- Документы компании
- Печать работодателя
- Трудовое законодательство
- Документы на личный автомобиль (Доверенность, свидетельство о регистрации автомобиля)
Порядок устройства на работу
1. Заполненное заявление на работу с личным транспортом должно быть принято, его надо адресовать руководителю компании и оно отправляется на рассмотрение. В заявлении должны быть указаны личные данные соискателя на должность и связанные с ней нюансы. Чаще всего, набирают водителей с личным авто, для работы торговым представителем, менеджером по продажам, или др. Название работ может звучать по разному, главное оговорить подробности.
2. Далее с новым сотрудником заключают трудовой договор. В нём прописаны условия работы. Для специалистов в торговле оговаривается оклад и дополнительно процент от реализованной продукции. В договоре подробно расписан характер работы, возможно отдалённость поездок. Законченный договор заверяют печатью работодателя и подписью директора и нового сотрудника..
3. К договору дополнительно составляется соглашение, с целью установления размера оплаты за эксплуатацию личного авто, в служебных целях. Ищите работодателей, которые согласны компенсировать ГСМ, тех обслуживание и текущий ремонт. Некоторые компании готовы возмещать расходы на топливо, в полном размере. Такой документ также должен быть заверен обеими сторонами.
4. Важно заключить колдоговор или локально нормативный акт, в котором прописано какие компенсации готово возмещать предприятие, своему сотруднику с личным автомобилем, для использования в служебных целях. В нём должна быть зафиксирована конечная сумма или процент расходов. Если это крупная компания, в которой есть профсоюз, то надо учитывать мнение его устава, когда будете подписывать кол договор.
5. В трудовой книжке соискателя должна быть произведена запись, на какую должность вас берут, название службы, куда оформили сотрудника.
6. Ежедневно в путевых листах фиксируйте расходы по использованию личного транспортного средства, с указанием маршрута. Они помогут вам получить компенсацию, и работодателю учесть расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли. Так как компенсируемые средства не облагаются ЕСН и НДФЛ.
От правильного договора к плодотворному сотрудничеству.
Современный работодатель неоднократно сталкивается с кадровой проблемой. Выбрать из множества претендентов одного, но ответственного и исполнительного — задача не из легких. Водитель — специфическая должность, которая подразумевает не только наличие у соискателя водительских прав, но и массу других качеств, необходимых для такой работы.
Что должен уметь и знать современный водитель?
Личный водитель — это не просто работа. В большинстве случаев, должность шофера превращается в образ жизни. Главное правило личного водителя — быть рядом. В любое время дня и ночи он должен быть на связи, в пределах досягаемости — работа не для слабонервных, ведь ситуации бываю разные, машина может понадобиться в самый не подходящий момент. Придется проявить смекалку, чтобы успешно разрешить проблему. При этом водителю не стоит быть слишком болтливым, задавать лишние вопросы вроде: » А что мы там будем делать?», но с удовольствием поддержать беседу, которую заведет начальник. Современный водитель должен быть внимательным и пунктуальным, опоздания в принципе никогда не приветствуются, так как бывает, что каждая потерянная минута приносит убыток хозяину, а, соответственно, и подчиненным.
Если ваш социальный и финансовый статус обязывает иметь в штате личного водителя, то к выбору кандидатуры стоит подойти со всей серьезностью, ведь от его профессиональных и личных качеств напрямую будет зависеть ваша безопасность. Скорее всего, кадровые агентства предложат вам массу »
достойных претендентов» на должность, однако не стоит брать »
кота в мешке» — проведите личное собеседование, в ходе которого вам, как опытному руководителю, сразу станет понятно какими качествами или недостатками, изложенными выше, обладает тот или иной соискатель. В первую очередь он должен понравиться именно вам, ведь этот человек будет сопровождать вас в пути каждый день, и если он не будет импонировать вам, скорее всего это повлечет за собой конфликты, а в будущем такое сотрудничество непременно потерпит фиаско.
