Các tính năng của việc điền vào một bảng thời gian. Điền bảng chấm công: tài liệu quan trọng để tính lương Mẫu thống nhất T 12

Mẫu bảng chấm công theo mẫu T-12 và T-13

Bảng chấm công là một tài liệu nhân sự phản ánh sự có mặt/vắng mặt của nhân viên tại nơi làm việc của họ. Nếu nhân viên không đến làm việc thì phải nêu rõ lý do. Ngoài ra, thông tin về tổng số ngày, số giờ làm việc trong tháng được nhập vào bảng chấm công.

Đối với những mục đích này, một biểu mẫu ở dạng T-12 hoặc T-13 được sử dụng. Cái sau sẽ được coi là một mẫu.

Ý kiến chuyên gia

Maria Bogdanova

Hơn 6 năm kinh nghiệm Chuyên ngành: luật hợp đồng, luật lao động, luật an sinh xã hội, luật sở hữu trí tuệ, tố tụng dân sự, bảo vệ quyền lợi của trẻ vị thành niên, tâm lý pháp luật

Nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ thời gian của người sử dụng lao động thậm chí còn được quy định ở cấp lập pháp - tại Điều 91 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga “Khái niệm về thời gian làm việc”. Năm 2019, cũng như trước đây, có thể thực hiện theo 2 cách: tự lập tài liệu dựa trên các mẫu có sẵn hoặc sử dụng biểu mẫu thống nhất đã được phê duyệt theo Nghị định của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga ngày 5 tháng 1, 2004 số 1. Đối với các cơ quan ngân sách nhà nước (thành phố) có mẫu phiếu báo cáo riêng, được phê duyệt theo lệnh của Bộ Tài chính Nga ngày 30 tháng 3 năm 2015 số 52n.

Vào năm 2019, thời gian lưu trữ lịch cho các bảng chấm công làm việc sẽ không thay đổi; sẽ là 5 năm đối với các công ty và công ty thông thường và lên tới 75 năm đối với các ngành nằm ở cực bắc hoặc có khả năng gây nguy hiểm gia tăng (nặng, độc hại và các loại khác). doanh nghiệp).

Không nên đóng bảng chấm công sớm vài ngày trước khi kết thúc tháng thanh toán. Mặc dù điều này xảy ra thường xuyên. Ví dụ: bảng chấm công được ký vào ngày 27 và tất cả nhân viên được bố trí ngày làm việc từ ngày 27 đến ngày 30 (31). Kết quả là, nếu một nhân viên bị ốm, đi nghỉ bằng chi phí của mình, v.v., thì có thể anh ta đã được trả lương “thêm”. Trong trường hợp này, số tiền này sẽ phải được giữ lại từ khoản tích lũy của tháng tiếp theo dưới dạng khoản tạm ứng chưa được hưởng được cấp cho người lao động vì tiền lương (Phần 2 Điều 137 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga).

Điền mẫu T-13

Bảng chấm công có thể được điền theo 2 cách:

Ghi lại tất cả sự có mặt và vắng mặt trong công việc mỗi ngày (thảo luận bên dưới)

Chỉ lưu ý sự vắng mặt, đi trễ và các hành vi “vi phạm” khác trong lịch trình ngày làm việc

Ở đầu biểu mẫu, chúng tôi cho biết tên của tổ chức hoặc cá nhân doanh nhân, số tài liệu và ngày chuẩn bị.

Cột “Mã theo OKPO”. Mã OKPO được biểu thị theo dữ liệu trong thông báo từ Rosstat.

Cột “Kỳ báo cáo”. Chúng tôi cho biết khoảng thời gian mà tài liệu được soạn thảo (thường là một tháng).

Cột 2 và 3. Họ và tên, chức vụ, mã số nhân sự của người lao động.

Cột 4. Tất cả sự tham dự và vắng mặt đều được ghi nhận. Mỗi ngày dương lịch tương ứng với một ô riêng biệt gồm hai ô. Ô phía trên cho biết mã chữ cái và ô phía dưới cho biết số giờ đã làm việc trong ngày hoặc ô này có thể để trống, miễn là số giờ làm việc được ghi theo ngày.

Tất cả các mã (chữ cái và số) được biểu thị trên mẫu T-12; các mã được sử dụng phổ biến nhất là:

Tôi là một người làm việc toàn thời gian

B – cuối tuần hoặc ngày lễ

K – chuyến công tác

B – khuyết tật tạm thời (nghỉ ốm)

OT - nghỉ phép có lương cơ bản

Cột 5.Ô trên cùng cho biết số ngày làm việc trong mỗi nửa tháng. Ở phía dưới là số giờ làm việc trong cùng thời gian.

Cột 6. Dữ liệu cho cả tháng được thể hiện: ô trên cùng là số ngày đã làm việc, ô dưới cùng là số giờ đã làm việc.

Cột 7-9. Cung cấp thông tin để tính lương. Nếu một loại thù lao được sử dụng cho tất cả nhân viên, thì trong tiêu đề của bảng, chúng tôi sẽ tìm thấy hai cột: “Mã loại tiền lương” và “Tài khoản tương ứng” - và điền dữ liệu liên quan vào chúng.

Trong trường hợp này, cột 7 và 8 phía dưới vẫn trống. Chỉ điền vào cột 9. Và nếu sử dụng nhiều loại thù lao thì điền vào các cột 7,8,9 và không chạm vào các cột ở đầu bảng.

Cột 7(Nếu cần). Mã loại thanh toán. Một danh sách đầy đủ các mã có sẵn. Mẫu sử dụng: 2000 - thanh toán nghĩa vụ công việc (lương) và 2012 - thanh toán kỳ nghỉ

Cột 8. Tài khoản tương ứng được thể hiện theo sơ đồ kế toán các tài khoản.

Cột 9. Số ngày, số giờ làm việc trong tháng tương ứng với hình thức trả lương này.

Cột 10, 11, 12, 13. Dữ liệu về lý do vắng mặt và đi trễ của nhân viên được chỉ định (mã và số ngày, giờ nhân viên vắng mặt tại nơi làm việc).

- Hình 1 (bấm vào để phóng to) -

Bộ luật Lao động của Liên bang Nga (Điều 91) quy định nghĩa vụ của người sử dụng lao động là lưu giữ hồ sơ về thời gian làm việc của người lao động. Vì mục đích này, các biểu mẫu thống nhất về bảng chấm công cho năm 2019 (TURV) đã được cung cấp và được phê duyệt theo Nghị quyết số 1 của Ủy ban Thống kê Nhà nước ngày 5 tháng 1 năm 2004. Việc sử dụng các biểu mẫu này là không bắt buộc nên người sử dụng lao động có thể tự xây dựng. Mẫu số T-13 được sử dụng thường xuyên nhất vì nó được sử dụng để xử lý thông tin xác thực tự động. Dưới đây là mẫu bảng chấm công làm việc năm 2019.

Lệnh của Bộ Tài chính Liên bang Nga ngày 30 tháng 3 năm 2015 số 52n phê duyệt mẫu OKUD 0504421 để các cơ quan công quyền (cơ quan nhà nước), cơ quan chính quyền địa phương, cơ quan quản lý quỹ ngoài ngân sách nhà nước, nhà nước (thành phố) sử dụng thể chế. Thứ tự tương tự xác định thủ tục hoàn thành và áp dụng nó. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn cái phù hợp và tải xuống bảng chấm công (dạng đơn giản).

Mẫu T-12

Mẫu T-13

Mẫu OKUD 0504421

Cách ghi lại thời gian làm việc

Đối với bất kỳ độ dài nào của ngày làm việc, bất kể chế độ đã thiết lập, thời gian làm việc có thể được phản ánh trong bảng kế toán theo hai cách:

phương thức đăng ký liên tục việc đi làm, vắng việc;
bằng cách chỉ ghi lại những sai lệch (vắng mặt, làm thêm giờ, v.v.).

Nếu độ dài của ngày làm việc (ca) không thay đổi thì chỉ có thể ghi nhận những sai lệch vì các điều khoản của hợp đồng lao động hoặc nội quy lao động xác định số giờ làm việc cho mỗi ngày làm việc.

Trong trường hợp số giờ làm việc trong các ngày (ca) khác nhau có thể khác nhau, ví dụ khi ghi tổng thời gian đã làm việc thì nên sử dụng phương pháp đăng ký liên tục. Điều này sẽ cho phép, sau khi kết thúc kỳ kế toán, xác định khả năng làm thêm giờ, cũng như điều chỉnh sự tham gia thêm của nhân viên vào công việc trong giới hạn định mức về thời gian làm việc được thiết lập cho danh mục này.

Việc ghi chú vào bảng chấm công về lý do nghỉ việc, làm thêm hoặc do người lao động, người sử dụng lao động chủ động rút ngắn thời gian làm việc... được lập trên cơ sở hồ sơ được lập hợp lệ (giấy chứng nhận mất năng lực lao động, giấy chứng nhận hoàn thành nghĩa vụ nhà nước hoặc công cộng , văn bản cảnh báo về thời gian ngừng hoạt động, đơn xin làm việc bán thời gian, văn bản đồng ý của nhân viên trong các trường hợp do pháp luật quy định, v.v.).

Cách điền lịch thời gian làm việc (sheet) năm 2019

Khi biên soạn, bạn phải được hướng dẫn sử dụng và hoàn thiện các mẫu chứng từ kế toán cơ bản để ghi chép lao động và các khoản thanh toán đã được phê duyệt bởi Nghị quyết số 1 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga ngày 5 tháng 1 năm 2004 (sau đây gọi là như Hướng dẫn). Trong trường hợp này, chúng được sử dụng. Vì vậy, khi phản ánh lượng thời gian đã làm việc, mã chữ cái (I) hoặc mã số (01) được nhập đối diện với họ của nhân viên và thời gian làm việc được ghi ở các dòng phía dưới. Nếu công việc theo tiến độ rơi vào ban đêm thì có thể bổ sung vào biểu mẫu những cột để chỉ rõ những chi tiết cần thiết.

Mẫu điền form OKUD 0504421

Ai điền vào bảng chấm công?

Bảng chấm công, mẫu trống mà bạn có thể tải xuống ở trên, được điền bởi người có thẩm quyền. Nếu TURV cho từng bộ phận của tổ chức được duy trì riêng biệt thì khi bổ nhiệm người chịu trách nhiệm nên ra lệnh nêu rõ chức vụ, họ, tên, họ của nhân viên chịu trách nhiệm lập bảng chấm công cho từng bộ phận. bộ phận cơ cấu và người thay thế anh ta trong thời gian anh ta vắng mặt.

Mẫu lệnh bổ nhiệm người phụ trách

Cuối tuần và ngày lễ trong thẻ báo cáo năm 2019

Chúng được phản ánh theo quy định, có tính đến tất cả các ngày nghỉ lễ đã thiết lập và việc chuyển nhượng của chúng theo Nghị định của Chính phủ. Ngày nghỉ của các loại nhân viên khác nhau sẽ khác nhau tùy thuộc vào lịch làm việc được thiết lập cho họ. Mã kế toán ngày lễ trong tài liệu có thể khác. Nó phụ thuộc vào cách tổ chức trả tiền cho những ngày này và trên cơ sở chúng được cung cấp.

Ngày nghỉ theo lịch của người lao động được biểu thị bằng mã chữ cái (B) hoặc mã số (26). Nó không ảnh hưởng đến mức lương được thiết lập.

Nếu theo sáng kiến của công ty, nhân viên được nghỉ thêm một ngày và công ty giảm tỷ lệ làm việc hàng tháng cho họ thì nhân viên được trả lương đầy đủ và những ngày này công ty không trả. Đối với những ngày như vậy, bảng chấm công chứa mã chữ cái (B) hoặc mã số (26).

Một trường hợp khác là công ty bố trí thêm ngày nghỉ là khi nhân viên được nghỉ một ngày và công ty trả lương cho những ngày này theo mức bình quân. Hóa ra là người lao động nhận được tiền lương cho những ngày làm việc và mức lương trung bình cho những ngày nghỉ được trả thêm. Đối với trường hợp như vậy, thẻ báo cáo cung cấp mã chữ cái (OB) hoặc mã số (27).

Khoảng thời gian lưu trữ các bảng chấm công

Bảng kế toán như vậy là một tài liệu nhân sự liên quan đến tổ chức lao động, mà Điều. Mục 22.1 của Luật Lưu trữ quy định thời hạn lưu trữ đặc biệt, cụ thể là:

5 năm kể từ cuối năm lập bảng chấm công, nếu bảng chấm công chỉ tính đến thời gian làm việc của những người lao động làm việc trong điều kiện lao động bình thường;
50 năm kể từ ngày lập TURV, nếu tính đến công việc của người lao động làm công việc độc hại hoặc nguy hiểm.

Kế toán và thuế

Dựa trên số liệu ghi trong bảng, bộ phận kế toán tính lương và các phúc lợi khác nhau. Dữ liệu này cũng ảnh hưởng đến việc nộp thuế. Hãy chú ý đến những rủi ro chính.

Khi vượt qua các cuộc kiểm tra thuế, bao gồm cả thuế thu nhập, công ty phải cung cấp dữ liệu đáng tin cậy về số ngày và giờ làm việc của mỗi nhân viên để xác nhận tính chính xác của các khoản dồn tích. Nếu phát hiện vi phạm, số thuế thu nhập ghi trong báo cáo sẽ bị coi là không chính xác và sẽ bị xử phạt.

Dựa trên thu nhập của nhân viên, tổ chức, với tư cách là đại lý thuế, phải tìm hiểu xem người này có phải là đối tượng cư trú thuế của Liên bang Nga hay không để sử dụng thuế suất chính xác trong tính toán. Thẻ báo cáo này có thể xác nhận sự hiện diện thực tế của nhân viên trong nước. Đặc điểm này cần được đặc biệt tính đến bởi những người sử dụng lao động cử nhân viên đi công tác tới Belarus hoặc Kazakhstan, vì khi qua các biên giới này, hộ chiếu của công dân không được đánh dấu. Nếu xảy ra tranh chấp, công ty có thể chứng minh mình đã áp dụng đúng tỷ lệ, khấu trừ và tính đầy đủ thuế thu nhập cá nhân.

Việc điền chính xác bảng chấm công đảm bảo cho công ty khả năng Quỹ Bảo hiểm xã hội tính chi phí nghỉ ốm, vì sẽ không thể xác nhận chính thức số ngày làm việc, điều này cực kỳ quan trọng khi tính toán những khoản này.

Luật lao động bắt buộc người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ về thời gian làm việc của người lao động. Các tổ chức, bất kể tư cách pháp nhân và cá nhân doanh nhân đều phải tính đến số giờ làm việc. Đặc biệt với mục đích này, Ủy ban Thống kê Nhà nước đã xây dựng và phê duyệt các Biểu mẫu N T-12 và N T-13.

Chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn điền, giúp bạn phản ánh chính xác số liệu và sử dụng bảng chấm công một cách hợp lý.

Tại sao bạn cần một bảng thời gian?

Bảng chấm công làm việc được Ủy ban Thống kê Nhà nước phê duyệt ngày 05/01/2004 số 1 giúp bộ phận dịch vụ nhân sự và kế toán của doanh nghiệp:

tính đến thời gian người lao động làm việc hoặc không làm việc;
giám sát việc tuân thủ lịch làm việc (đi học, vắng mặt, đi trễ);
có thông tin chính thức về thời gian làm việc của từng người lao động để tính lương hoặc lập báo cáo thống kê.

Nó sẽ giúp kế toán xác nhận tính hợp pháp của việc trích hoặc không dồn tiền lương, số tiền bồi thường cho từng nhân viên. Nhân viên nhân sự phải theo dõi sự có mặt của nhân viên và, nếu cần thiết, biện minh cho hình phạt áp dụng cho nhân viên.

Bảng chấm công đề cập đến các dạng tài liệu được cấp cho nhân viên khi bị sa thải cùng với sổ làm việc theo yêu cầu của người đó (Điều 84.1 Bộ luật Thuế của Liên bang Nga).

Điều đáng lưu ý là các mẫu bảng chấm công thống nhất N T-12 và N T-13 không bắt buộc phải sử dụng kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2013. Tuy nhiên, người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ (Phần 4 Điều 91 Bộ luật Lao động Liên bang Nga). Các tổ chức và cá nhân doanh nhân có thể sử dụng những cách khác để kiểm soát thời gian nhân viên dành cho công việc. Nhưng trên thực tế, định dạng biểu mẫu do Gostkomstat phát triển khá tiện lợi và tiếp tục được sử dụng ở mọi nơi.

Ai giữ bảng chấm công trong tổ chức

Theo Hướng dẫn sử dụng và điền mẫu chứng từ kế toán sơ cấp:

bảng chấm công năm 2019 do người có thẩm quyền lập và lưu trữ;
văn bản có chữ ký của trưởng bộ phận và nhân viên nhân sự;
sau đó chuyển sang bộ phận kế toán.

Như chúng ta có thể thấy, các quy định không xác định vị trí của nhân viên là người giữ bảng chấm công. Ban quản lý có quyền chỉ định bất cứ ai thực hiện nhiệm vụ này. Để làm điều này, một lệnh được ban hành cho biết vị trí và tên của người chịu trách nhiệm. Nếu lệnh bổ nhiệm nhân viên đó không được ban hành thì nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động. Nếu không, việc yêu cầu nhân viên lưu giữ hồ sơ là trái pháp luật. Trong các tổ chức lớn, một nhân viên như vậy được bổ nhiệm vào mỗi bộ phận. Anh ta điền vào biểu mẫu trong vòng một tháng, đưa cho trưởng bộ phận để ký, người này sau khi kiểm tra dữ liệu sẽ chuyển biểu mẫu cho nhân viên nhân sự. Nhân viên bộ phận nhân sự xác minh thông tin, điền vào các tài liệu cần thiết cho công việc của mình dựa trên đó, ký vào bảng chấm công và chuyển cho kế toán.

Ở các công ty nhỏ, người ta không tuân theo một chuỗi dài như vậy - bảng kế toán được nhân viên nhân sự lưu giữ, sau đó chuyển ngay đến bộ phận kế toán.

Sự khác biệt giữa Bảng Chấm Công mẫu N T-12 và N T-13 là gì?

Hai dạng chủ đề được phê duyệt khác nhau, một trong số chúng (T-13) được sử dụng trong các tổ chức và công ty nơi lắp đặt cửa quay đặc biệt - một hệ thống tự động kiểm soát sự tham gia của nhân viên. Và mẫu T-12 được coi là phổ biến và ngoài ra còn có Mục 2 bổ sung. Nó có thể phản ánh các thỏa thuận với nhân viên về tiền lương. Nhưng nếu công ty tiến hành quyết toán với nhân sự như một loại hình kế toán riêng biệt thì phần 2 vẫn trống.

Điền vào bảng thời gian

Có hai cách để điền vào bảng chấm công:

điền liên tục - tất cả các lần xuất hiện và vắng mặt đều được ghi lại hàng ngày;
điền sai lệch - chỉ ghi nhận độ trễ và vắng mặt.

Hãy để chúng tôi đưa ra một ví dụ về hướng dẫn điền vào mẫu T-13 bằng phương pháp điền liên tục.

Bước 1 - tên tổ chức và đơn vị cơ cấu

Ở trên cùng ghi tên công ty (tên đầy đủ của cá nhân doanh nhân) và tên đơn vị cơ cấu. Đây có thể là bộ phận bán hàng, bộ phận tiếp thị, bộ phận sản xuất, v.v.

Bước 2 - Mã OKPO

OKPO là công cụ phân loại doanh nghiệp và tổ chức toàn Nga. Chứa trong cơ sở dữ liệu Rosstat, nó bao gồm:

8 chữ số đối với pháp nhân;
10 chữ số dành cho doanh nhân cá nhân.

Bước 3 - số tài liệu và ngày chuẩn bị

Số tài liệu được gán theo thứ tự.
Ngày tổng hợp thường là ngày cuối cùng của tháng báo cáo.

Bước 4 - kỳ báo cáo

Bảng chấm công được gửi mỗi tháng - khoảng thời gian từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng của tháng 8 trong trường hợp của chúng tôi.

Bước 5 - thông tin nhân viên

Một dòng riêng biệt được điền cho mỗi nhân viên bộ phận.

Số sê-ri trong thẻ báo cáo.
Họ và tên chức vụ của nhân viên.

Mã số nhân sự được gắn cho từng nhân viên và được sử dụng trong tất cả các chứng từ kế toán nội bộ. Nó được nhân viên giữ lại trong toàn bộ thời gian làm việc trong tổ chức và không được chuyển cho người khác trong vài năm sau khi bị sa thải.

Bước 6 - thông tin về việc tham dự và số giờ

Để điền thông tin về sự có mặt và vắng mặt của nhân viên, các ký hiệu viết tắt được sử dụng. Bạn sẽ tìm thấy danh sách chúng ở cuối bài viết trong một đoạn riêng. Trong ví dụ của chúng tôi về nhân viên Petrov A.A. 4 chữ viết tắt được sử dụng:

I - chấm công (trong trường hợp chấm công thì ghi số giờ làm việc ở ô dưới cùng);
Vào một ngày cuối tuần;
K - đi công tác;
OT - kỳ nghỉ.

Bước 7 - tổng số ngày và giờ trong tháng

Cột thứ 5 cho biết số ngày và số giờ làm việc trong nửa tháng.

Ở cột thứ 6 - tổng số ngày và giờ trong tháng.

Bước 8 - thông tin tính lương

Mã loại thanh toán xác định loại thanh toán tiền mặt cụ thể, được mã hóa bằng số. Để biết danh sách đầy đủ các mã, hãy xem phần cuối của bài viết. Ví dụ sử dụng:

2000 - tiền lương (tiền công);
2012 - tiền nghỉ phép.

Tài khoản tương ứng là một tài khoản kế toán mà từ đó các chi phí cho một loại thù lao cụ thể được xóa bỏ. Trong trường hợp của chúng tôi, tài khoản để xóa lương, phụ cấp đi lại và tiền nghỉ phép là như nhau.

Cột 9 ghi số ngày hoặc số giờ làm việc đối với từng loại thù lao. Trong trường hợp của chúng tôi, những ngày tham dự và đi công tác được nhập vào ô trên cùng và những ngày nghỉ phép được nhập vào ô dưới cùng.

Nếu áp dụng một loại thù lao (lương) cho toàn bộ người lao động trong tháng thì mã loại hình trả lương và số tài khoản ghi ở trên cùng, cột 7 và 8 để trống chỉ ghi ngày, giờ làm việc. ở cột 9. Như thế này:

Bước 9 - thông tin về lý do và thời gian vắng mặt

Cột 10-12 chứa mã lý do vắng mặt và số giờ vắng mặt. Trong ví dụ của chúng tôi, nhân viên đã vắng mặt trong 13 ngày:

3 ngày - do đi công tác;
Tôi đã đi nghỉ trong 10 ngày.

Bước 10 - chữ ký của người có trách nhiệm

Bảng kế toán được ký vào cuối tháng:

nhân viên chịu trách nhiệm bảo trì;
trưởng Bộ phận;
nhân viên nhân sự.

Cách đánh dấu kỳ nghỉ trên bảng chấm công

Trước khi đánh dấu kỳ nghỉ trên bảng chấm công của bạn, điều quan trọng là phải biết những điểm sau:

loại nghỉ phép nào cần chỉ định;
thời gian nghỉ phép - từ ngày nào đến ngày nào người lao động nghỉ;
phương pháp nào được sử dụng để điền vào bảng chấm công - các sai lệch liên tục hay chỉ được ghi lại?

Các loại nghỉ phép khác nhau được thể hiện trong thẻ báo cáo bằng các chữ viết tắt sau:

	nghỉ phép có lương thường xuyên
	trả thêm
	hành chính (không tiết kiệm lương)
	có trình độ học vấn được giữ lại lương
	đào tạo tại chỗ (ngày rút ngắn)
	đi học không cần tiết kiệm lương
	cho việc mang thai và sinh con
	chăm sóc trẻ đến 3 tuổi
	không được giữ lại tiền lương trong các trường hợp pháp luật có quy định
	bổ sung mà không tiết kiệm tiền lương

Khi sử dụng cả hai phương pháp điền bảng chấm công, biểu tượng kỳ nghỉ sẽ được dán cho mỗi ngày nhân viên vắng mặt. Chỉ là khi sử dụng phương pháp liên tục, những ngày còn lại sẽ được lấp đầy bằng lượt đi bỏ phiếu (mã có điều kiện “I”) và khi sử dụng phương pháp có tính đến độ lệch, chúng vẫn trống.

Các ký hiệu và mã khác trong bảng

Chúng tôi trình bày các ký hiệu chữ cái được sử dụng trong bảng chấm công dưới dạng bảng.

Có mặt tại nơi làm việc:

Vắng mặt tại nơi làm việc:

	khuyết tật tạm thời (nghỉ ốm) có thanh toán trợ cấp
	thương tật tạm thời mà không được trả trợ cấp
	rút ngắn thời gian làm việc trong các trường hợp pháp luật có quy định
	buộc phải vắng mặt do bị sa thải bất hợp pháp (sa thải)
	không xuất hiện liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ nhà nước (công cộng)
	vắng mặt không có lý do chính đáng
	chế độ bán thời gian
	cuối tuần và ngày lễ
	ngày nghỉ có lương bổ sung
	thêm ngày nghỉ không lương
	đánh đập
	vắng mặt không rõ lý do
	ngừng hoạt động do lỗi của người sử dụng lao động
	thời gian ngừng hoạt động vì lý do ngoài tầm kiểm soát của bất kỳ ai
	ngừng hoạt động do lỗi của nhân viên
	đình chỉ công việc (được trả lương)
	sa thải mà không giữ lại lương
	đình chỉ công việc vì chậm trả lương

Chúng tôi sẽ chỉ đưa ra mã số cơ bản của các loại thù lao(Danh sách đầy đủ nằm trong Lệnh của Cơ quan Thuế Liên bang Nga ngày 13 tháng 10 năm 2006 N SAE-3-04/):

Bảng thời gian mẫu đã hoàn thành

Hãy cùng xem xét trong bài viết bảng chấm công làm việc là gì và sử dụng những biểu mẫu nào. Quy tắc điền bảng chấm công, ví dụ về điền. Chúng ta sẽ chỉ ra những khó khăn chính khi điền bảng chấm công có thể dẫn đến sai sót khi tính lương.

Bảng chấm công là một tài liệu phản ánh số giờ làm việc của mỗi nhân viên và số lần vắng mặt mỗi tháng của mỗi nhân viên trong tổ chức. Dựa trên đó, các tính toán được thực hiện.

Tất cả các tổ chức được yêu cầu duy trì bảng chấm công.

Để ghi thời gian làm việc có 2 mẫu thống nhất T-12 và T-13 đã được Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga phê duyệt.

Mẫu T-12 không chỉ được sử dụng để ghi số giờ làm việc mà còn để tính lương. Vì vậy, ở các công ty nhỏ, khi kế toán còn quản lý bộ phận nhân sự thì họ sử dụng mẫu T-12 này.

Khi chỉ cần thông tin về số giờ làm việc và số lần vắng mặt, hãy sử dụng phần đầu tiên của biểu mẫu T-12 hoặc biểu mẫu T-13.

Bạn có thể sử dụng bất kỳ hình thức nào để ghi lại giờ làm việc.

Quy định điền bảng chấm công

Bảng chấm công do nhân viên nhân sự điền hàng ngày, nếu doanh nghiệp không có bộ phận nhân sự thì bảng chấm công do nhân viên kế toán lưu giữ.

Khi điền bảng chấm công không quên ghi rõ tên tổ chức, đơn vị cơ cấu.

Phải điền “Số hồ sơ” và “Ngày biên soạn”

Trong ô “Kỳ báo cáo”, chúng tôi nhập đầu và cuối tháng mà bảng chấm công được duy trì.

- số seri;

– họ, tên viết tắt, chức vụ (chuyên môn, nghề nghiệp);

- Mã số nhân sự;

– ghi chú về việc đi làm và vắng mặt theo ngày trong tháng

Dòng trên cùng của bảng chứa mã thời gian làm việc bằng chữ cái hoặc số cho mỗi ngày trong tháng (xuất hiện, đi công tác, v.v.). Số giờ dành cho họ được ghi ở phía dưới. Ví dụ: nếu một nhân viên làm việc cả ca vào ngày 3 tháng 7 năm 2014, thì trong bảng chấm công tháng 7, trong ô có số 3 đối diện với họ của nhân viên, mã “I” và 8 giờ làm việc sẽ được nhập. Nếu nhân viên bị ốm vào ngày hôm đó thì phải nhập “B”, và vì nhân viên đó không có giờ làm việc nên ô dưới cùng không được điền hoặc được nhập là 0.

- kết quả trung gian và kết quả cuối cùng;

– nếu vắng mặt, ghi chú về việc vắng mặt sẽ được nêu rõ lý do.

Cuối bảng chấm công chúng tôi đảm bảo có chữ ký của người chịu trách nhiệm điền bảng chấm công cũng như chữ ký của trưởng bộ phận kết cấu và nhân viên nhân sự.

Các mã cơ bản để điền vào bảng chấm công

Loại giờ làm việc	Mã chữ cái	Mã kỹ thuật số
Ngày làm việc	TÔI	01
Chuyến công tác	ĐẾN	06
Nghỉ phép cơ bản hàng năm	TỪ	09
	R	14
Cha mẹ nghỉ phép cho đến khi con được ba tuổi	chất làm mát	15
Người lao động được nghỉ phép không lương với sự cho phép của người sử dụng lao động	TRƯỚC	16
Thương tật tạm thời được hưởng trợ cấp theo quy định của pháp luật	B	19
	TRONG	26
Vắng mặt không rõ lý do (cho đến khi làm rõ sự việc)	NN	30

Các tình huống không chuẩn khi điền bảng chấm công

1. Người lao động bị ốm khi đang đi nghỉ.

Sau kỳ nghỉ, nhân viên trở lại làm việc và được nghỉ ốm trong thời gian bị bệnh. Trong phiếu báo cáo, thay vì nghỉ phép (OT), mã khuyết tật tạm thời (B) được nhập từ ngày đầu tiên bị bệnh và thời gian nghỉ phép sẽ được kéo dài thêm trong thời gian bị bệnh.

Có trường hợp nhân viên tiếp tục bị ốm ngay cả khi đã kết thúc kỳ nghỉ dù đã cảnh báo với người sử dụng lao động. Vì lời nói của nhân viên không phải là căn cứ để điền vào bảng chấm công nên sau kỳ nghỉ, chúng tôi ấn định nghỉ phép không rõ lý do (NU). Sau khi nhân viên nghỉ ốm, chúng tôi sửa khoảng thời gian thành mã B.

2. Người lao động được nghỉ trong thời gian nghỉ phép.

Ví dụ, nhân viên này đã nghỉ phép từ ngày 1 tháng 6 đến ngày 29 tháng 6 năm 2014. Trong bảng chấm công làm việc, chúng ta nhập mã OT cho kỳ nghỉ chính, còn ngày 12 tháng 6 được đánh dấu bằng mã B (ngày nghỉ không làm việc), vì ngày này không được tính vào thời gian nghỉ được hưởng lương.

Ở bất kỳ tổ chức nào, việc lập bảng chấm công là bắt buộc. Các quy tắc thiết kế tài liệu này, mục đích của nó và một ví dụ làm sẵn có thể được sử dụng làm mẫu - tất cả những điều này sẽ được thảo luận dưới đây.

Bạn có thể tải mẫu mẫu ở cuối bài viết.

Thời gian dự kiến của ca làm việc và tổng số ngày làm việc trong một tháng hầu như sẽ luôn khác với số giờ và ngày làm việc thực tế. Để ghi lại thực tế, một bảng chấm công được lưu giữ: nó cho phép bạn thu thập tất cả thông tin về thời gian làm việc thực sự đã làm.

Mục đích của tài liệu này gồm có hai phần:

Nhận thông tin về toàn bộ thời gian làm việc.
Nhận dữ liệu về những lần vắng mặt trong cùng khoảng thời gian.

Những thông tin như vậy trước hết sẽ hữu ích cho một kế toán viên. Một số thanh tra viên cũng sẽ cần thông tin - mô tả tương ứng được đưa ra trong bảng.

kế toán viên	tính toán tất cả các khoản thanh toán cần chuyển cho nhân viên: tiền lương, tiền nghỉ hè, trợ cấp đi lại, v.v.
đại diện của Dịch vụ Thuế Liên bang	Các thanh tra viên quan tâm đến tính chính xác của việc tính toán các khoản thanh toán và thuế đánh vào chúng: công ty thường được kiểm tra để xem liệu cơ sở tính thuế có bị đánh giá thấp hay không
nhân viên FSS	thời gian làm việc được quỹ quan tâm liên quan đến việc tính toán phúc lợi xã hội (ví dụ: chăm sóc trẻ em)
thanh tra lao động	thanh tra quan tâm đến việc liệu quyền của người lao động có bị vi phạm hay không
đại diện Rosstat	Nhân viên của Rosstat thu thập dữ liệu thống kê - ví dụ: sử dụng thông tin từ thẻ báo cáo, họ lập ra một báo cáo duy nhất.

Hình thức: mẫu và mẫu

Mỗi công ty có quyền sử dụng mẫu riêng của mình hoặc theo dõi giờ làm việc bằng một biểu mẫu đặc biệt T-12. Bạn có thể lấy biểu mẫu của nó làm cơ sở (được đưa ra dưới đây) và điều chỉnh nó cho phù hợp với nhu cầu của công ty.

Tài liệu gồm có 3 phần chính:

Trang tiêu đề cung cấp một hệ thống mã thống nhất, được sử dụng để chỉ định, ví dụ, ngày nghỉ bổ sung (làm thêm giờ), nghỉ ốm, thời gian ngừng hoạt động do lỗi của người sử dụng lao động, v.v. Mỗi trường hợp có một mã chữ cái và số.
Phần thứ hai (dạng bảng) là ghi số giờ làm việc thực tế. Nó được thực hiện hàng ngày (kể cả cuối tuần và ngày lễ).
Và phần thứ ba cũng được trình bày dưới dạng bảng. Nó cung cấp thông tin về các khoản thanh toán tiền lương (số tiền, giờ và ngày, tỷ lệ).

Mẫu T-12 trống trông như thế này.

Cùng với mẫu T-12 còn có mẫu T-13. Nó thiếu phần cuối cùng (thứ ba) - nghĩa là tài liệu này là một bảng chấm công đơn giản để ghi lại giờ làm việc mà không cần tính lương. Một tài liệu ví dụ hoàn chỉnh được hiển thị dưới đây.

Thủ tục

Tài liệu được duy trì bởi các nhân viên được chỉ định đặc biệt: họ ghi lại giờ làm việc mỗi ngày. Theo quy định, người chịu trách nhiệm đăng ký chính xác là giám đốc của một đơn vị kết cấu (ví dụ: bộ phận bán hàng). Cấp phó của ông cũng có thể chia sẻ trách nhiệm. Nếu công ty đủ lớn, họ sẽ giới thiệu một vị trí đặc biệt là người chấm công, người ghi lại mọi thông tin.

Trong mọi trường hợp, những người chịu trách nhiệm luôn được chỉ định bởi người quản lý và sẽ ban hành lệnh tương ứng (mẫu miễn phí) - ví dụ: tài liệu hiển thị bên dưới.

GHI CHÚ. Tất cả những người có trách nhiệm phải đọc văn bản của lệnh và ký tên và ghi ngày tháng.

Nói chung, thứ tự trông như thế này:

Người chịu trách nhiệm ghi lại thông tin mỗi ngày.
Sau khi hoàn thành (sau một tháng), tài liệu sẽ được gửi đến bộ phận nhân sự.
Sau phòng nhân sự, anh vào phòng kế toán.
Chữ ký cuối cùng vẫn thuộc về người đứng đầu đơn vị kết cấu.

GHI CHÚ. Khi tài liệu được hoàn thành và có chữ ký của tất cả những người có trách nhiệm, nó sẽ được lưu trữ và gửi đến cơ quan lưu trữ để lưu trữ. Thời hạn sử dụng tối thiểu là 5 năm. Nhưng nếu công việc tại doanh nghiệp được thực hiện trong điều kiện nguy hiểm và có hại thì thời gian bảo quản sẽ tăng lên đáng kể - ít nhất là 75 năm.

Cách điền bảng chấm công: hướng dẫn từng bước

Khi điền, một hệ thống ký hiệu thống nhất được sử dụng. Bảng chấm công ghi thời gian làm việc theo nguyên tắc “mỗi vị trí một vị trí”. Chỉ những nhân viên có hợp đồng lao động mới được tính đến, bao gồm cả nhân viên bán thời gian nội bộ - đặc biệt, đối với họ, thông tin phải được nhập hai lần.

Dữ liệu cho các nhân viên sau không được tính đến:

người lao động không chính thức;
người lao động bán thời gian bên ngoài;
làm việc trên cơ sở hợp đồng dân sự.

Quy trình điền yêu cầu thiết kế chính xác của trang tiêu đề và phần bảng thực tế.

Trang tiêu đề

Các thông tin sau được ghi lại ở đây:

Tên công ty (cho phép viết ngắn, ví dụ: Alpha LLC).
Mã cho OKUD và OKPO.
Số – công ty chọn hệ thống đánh số riêng của mình. Ví dụ: một tùy chọn phổ biến là gán số tuần tự trong suốt năm dương lịch.
Kỳ báo cáo – tức là tháng với ngày bắt đầu và ngày kết thúc của việc bảo trì tài liệu.
Theo ngày biên soạn, chúng tôi muốn nói đến ngày cuối cùng sau đó nó phải được ký bởi tất cả các nhân viên có trách nhiệm. Sau đó tài liệu sẽ được đưa vào kho lưu trữ.

Phần dạng bảng

Tại đây bạn cần điền vào tất cả các trường:

Thông tin tính lương

Nếu mẫu T-12 được duy trì thì phần này cũng được điền vào. Tại đây thông tin được ghi chủ yếu về 2 hình thức thanh toán:

Mức lương thực tế (ghi bằng mã 4 chữ số 2000).
Thanh toán cho những ngày nghỉ lễ (theo mã số 2012).

Tất cả số tiền sẽ được ghi nợ từ cái gọi là tài khoản đại lý - nó sẽ giống nhau, bất kể hình thức thanh toán.

Như thường lệ, giờ làm việc được ghi lại dựa trên tổng số ngày, giờ.

Ở cuối văn bản, tất cả các nhân viên được ủy quyền đều ký:

người duy trì tài liệu (nếu có)
đại diện nhân sự;
trưởng phòng.

Video hướng dẫn đăng ký

Video bình luận khi điền:

Trang bổ sung

Có một số trường hợp bản thân bảng chấm công là không đủ vì kế toán liên quan đến việc ghi lại thông tin bổ sung. Sau đó, bạn nên vẽ một tờ khác:

Nếu nhân viên nghỉ việc vào giữa tháng hoặc đầu tháng. Trong trường hợp này, tất cả ngày và giờ làm việc thực tế được ghi vào một tờ bổ sung. Và trên mẫu đơn họ ghi “Bị sa thải” vào đúng ngày diễn ra việc sa thải. Sau đó, tài liệu được gửi cùng với một tờ bổ sung.
Nó cũng sẽ cần thiết khi nhân viên không làm việc, nhưng không liên lạc và không thông báo lý do vắng mặt. Nếu anh ta không đến (hoặc không lấy giấy tờ xác nhận lý do hợp lệ) và đã đến lúc giao giấy tờ thì nhập mã số 30 (ký tự “NN”).

Trong những trường hợp như vậy, tốt hơn hết bạn nên đánh dấu tất cả bằng bút chì. Ví dụ: nếu sau đó nhân viên đó đã được nghỉ ốm, thì phải đánh dấu bằng mã 19 (chữ “B”).

Kế toán tóm tắt: tính năng tính toán

Nếu không thể duy trì số giờ bình thường (8 giờ một ngày và 40 giờ một tuần) thì tổng thời gian làm việc thực tế được xác định bằng một tổng đơn giản. Thủ tục này tồn tại ở các doanh nghiệp:

làm việc suốt ngày đêm, theo ca;
sử dụng lịch trình linh hoạt;
tổ chức luân chuyển công việc.

Sau đó, khái niệm chính trở thành kỳ kế toán. – Tháng dương lịch, quý 1 hoặc cả năm. Khoảng thời gian cụ thể được lựa chọn tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp. Ví dụ: nếu công việc dự kiến sẽ diễn ra trong điều kiện nguy hiểm và có hại thì khoảng thời gian 1 quý sẽ được lấy làm cơ sở.

Nếu trong bất kỳ khoảng thời gian nào mà nhân viên không thực hiện công việc vì lý do chính đáng thì thời gian này sẽ không được tính đến (tức là bị loại trừ hoàn toàn).

Tình huống không chuẩn: phải làm gì

Trong hầu hết các trường hợp, việc lập một tài liệu khá đơn giản, vì kế toán dựa trên sự phân bổ đồng đều, đồng đều về thời gian làm việc cho mỗi nhân viên. Tuy nhiên, lệnh này thường bị vi phạm do một số trường hợp nhất định, ví dụ:

Nếu đồng nghiệp xin nghỉ và người quản lý không phản đối thì chỉ ghi số giờ thực tế đã làm việc (bằng số nguyên). Sự vắng mặt được biểu thị bằng dấu “I” hoặc hai số “01”.
Nếu anh ta bị ốm thì họ ghi chữ “B” và để trống các ô ở phía dưới. Tất nhiên, việc nghỉ ốm là yêu cầu bắt buộc đối với một ghi chú như vậy.
Nếu nó đã được lên kế hoạch và nhân viên đã đồng ý thực hiện nó, theo quy trình hiện hành, họ sẽ đặt ký hiệu “NV” (trong phiên bản kỹ thuật số, mã “28”). Có những lúc người ta tạm thời chưa biết lý do thực sự của sự vắng mặt. Sau đó, bạn có thể đặt “NN”, nhưng nếu tình huống trở nên rõ ràng, ký hiệu thích hợp sẽ được chọn và “NN” sẽ bị gạch bỏ.
Nếu đồng nghiệp đi công tác thì đánh dấu “K”. Khi anh chính thức trở lại và bắt đầu công việc thường lệ của mình, họ đặt chữ “I”.

Cách thực hiện thay đổi

Ghi lại giờ làm việc liên quan đến việc ghi lại thông tin có thể thay đổi trong ngày hoặc trong tuần, do đó bảng chấm công cung cấp khả năng thực hiện các thay đổi. Các điều chỉnh phải được thực hiện để phản ánh tình hình thực tế và sự thật phải được ghi lại.

Có 2 cách để sửa:

Sự không chính xác được cho phép, nhưng tài liệu được bổ sung với cái gọi là hình thức chỉnh sửa. Cả hai giấy tờ đều được gửi để xác minh cùng nhau.
Tài liệu gốc đã được sửa chữa, nhưng không có mẫu bổ sung nào được lập. Sau đó, bạn cần cẩn thận gạch bỏ tất cả dữ liệu không chính xác. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng một đường ngang. Nếu thông tin sai sót được chứa trong các trường liền kề, một dòng sẽ bị gạch bỏ.

Trong trường hợp này, một mục thích hợp phải được thực hiện để giải thích chi tiết tình huống chẳng hạn.