В современном мире редкая организация обходится без автомобиля и связанных с ним расходов на горюче-смазочные материалы.

Компании могут учитывать в составе расходов расходы на горюче-смазочные материалы при использовании в своей деятельности автотранспорта:

• имеющегося в собственности,
• взятого в аренду,
• полученного по договору лизинга и т.п.

Бухгалтерский и налоговый учет горюче-смазочных материалов имеет множество особенностей и нюансов, постоянно вызывающих все новые и новые вопросы.

К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся:

1. Различные виды топлива:

• дизельное топливо,
• бензин,
• керосин,
• сжатый природный газ,
• сжиженный нефтяной газ.

2. Смазочные материалы:

• пластичные смазки,
• специальные масла,
• моторные масла,
• трансмиссионные масла.

3. Специальные жидкости:

• тормозные,
• охлаждающие.

В бухгалтерском учете расходы, связанные с приобретением ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности, как материальные затраты в соответствии с п.7, п.8 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99.

Учет ГСМ осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01.

Порядок учета расходов на ГСМ для целей налогового учета по налогу на прибыль, при общей системе налогообложения (ОСНО), регламентируется 25 главой Налогового кодекса.

В статье будут рассмотрены нюансы учета расходов на ГСМ для целей бухгалтерского и налогового учета по налогу на прибыль, а так же виды и порядок оформления путевого листа, подтверждающего данные расходы.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ГСМ

В соответствии с п.5 ПБУ 5/01, материально - производственные запасы (МПЗ) принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Согласно п.6 ПБУ 5/01, фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и акцизов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

К фактическим затратам на приобретение МПЗ относятся:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику;
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением МПЗ;
• таможенные пошлины;
• невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы МПЗ;
• вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены МПЗ;
• затраты по заготовке и доставке МПЗ до места их использования, включая расходы по страхованию.

Обратите внимание: Общехозяйственные расходы не включаются в фактические затраты на приобретение МПЗ, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с их приобретением.

В соответствии с п.14 ПБУ 5/01, МПЗ, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в оценке, предусмотренной в договоре.

Бухгалтерский учет ГСМ ведется в суммовом и количественном выражении по видам ГСМ и местам нахождения и использования.

Автомобили заправляются на автозаправочных станциях, как за наличный расчет, так и по талонам или топливным картам (в этом случае оплата осуществляется в безналичном порядке).

Соответственно, оприходование ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основании:

• авансовых отчетов подотчетных лиц,
• накладных поставщиков ГСМ,
• прочих аналогичных документов.

В соответствии с п.16 ПБУ5/01, оценка МПЗ при отпуске их в производство и ином выбытии, производится одним из следующих способов:

• по себестоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения материально - производственных запасов (способ ФИФО).

Выбранный способ оценки МПЗ при их списании, организация должна закрепить в своей учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Согласно п.18 ПБУ 10/99, расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место.

Списание ГСМ на затраты производится в размере фактически израсходованного количества ГСМ, которое зависит от километража, пройденного автомобилем.

Размер фактических расходов ГСМ рассчитывается исходя из:

• установленных в организации норм расходов на топливо (количество литров на 100 км),
• фактического километража, определяемого по показаниям спидометра.

При установлении норм расхода ГСМ можно использовать информацию, предоставляемую заводами-изготовителями в технической документации к автомобилю.

Для более точного определения нормы расходов ГСМ можно учесть условия эксплуатации автомобиля:

• в городском цикле,
• по загородным дорогам,
• в зимнее время,

В соответствии с п.1 ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п.2 ст.9 закона 129-ФЗ).

Основным первичным документом для списания ГСМ на расходы служит путевой лист .

Постановлением Госкомстата от 28.11.1997г. №78 утверждены унифицированные формы путевых листов:

• форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля»,
• форма №3спец «Путевой лист специального автомобиля»,
• форма №4 «Путевой лист легкового такси»,
• форма №4-С «Путевой лист грузового автомобиля»,
• форма №4-П «Путевой лист грузового автомобиля»,
• форма №6 «Путевой лист автобуса»,
• форма №6спец «Путевой лист автобуса необщего пользования».

Кроме того данным Постановлением утвержден так же «Журнал учета движения путевых листов» (форма №8).

Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008г. №152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

В соответствии с п.2 Приказа №152, обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие:

• легковые автомобили,
• грузовые автомобили,
• автобусы,
• троллейбусы,
• трамваи.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п.3 Приказа №152):

1. Наименование и номер путевого листа.

2. Сведения о сроке действия путевого листа, включающие в себя дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.

Если путевой лист оформляется более чем на один день - даты начала и окончания срока использования путевого листа.

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства, включающие:

3.1. Для юридического лица:

• наименование,
• организационно-правовую форму,
• местонахождение,
• номер телефона.

3.2. Для ИП:

• почтовый адрес,
• номер телефона.

4. Сведения о транспортном средстве, включающие:

4.1. Тип транспортного средства:

• легковой автомобиль,
• грузовой автомобиль,
• автобус,
• троллейбус,
• трамвай,

4.2. Модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется:

• с автомобильным прицепом,
• автомобильным полуприцепом,
• так же модель автомобильного прицепа (полуприцепа).

4.3. Государственный регистрационный знак:

• автомобиля,
• прицепа (полуприцепа),
• автобуса,
• троллейбуса.

4.4. Показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

4.5. Дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

5. Сведения о водителе, включающие:

• ФИО водителя,
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

В соответствии с п.8 Приказа №152, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности организации.

Обратите внимание: Некорректное заполнение путевого листа и недостаточность данных, необходимых для расчета расходов ГСМ, может повлечь за собой искажение учета этих расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Согласно п.10 Приказа №152, путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

При этом, если в течение срока действия путевого листа, автомобиль используется несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (п.11 Приказа №152).

Обратите внимание: Оформленные путевые листы должны храниться организацией не менее пяти лет (п.18 Приказа №152).

ПОРЯДОК ПРИЗНАНИЯ РАСХОДОВ НА ГСМ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ (ОСНО)

В налоговом учете организации расходы на ГСМ признаются в соответствии с главой 25 Налогового кодекса, в зависимости от назначения используемого транспорта:

• либо в соответствии пп.5 п.1 ст.254 «Материальные расходы», как затраты на приобретение топлива, воды, энергии всех видов, расходуемых на технологические цели,
• либо на основании пп.11 п.1 ст.264 «Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией», как расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

Не смотря на то, что действующим законодательством не установлены какие либо нормы и ограничения на размер расходов ГСМ, расходы должны соответствовать критериям, указанным в ст.252 Налогового Кодекса, в частности должны быть обоснованы. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Так же в Письме Минфина №03-03-06/4/67 изложено следующее:

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенными в действие Распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.2008г. №АМ-23-р «О введении в действие Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

В соответствии с п.6 указанных Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.

Таким образом, если Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив для соответствующей автомобильной техники, то руководитель организации может ввести в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.

До принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, налогоплательщик может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.»

Необходимо отметить, что данное Письмо Минфина не единственное в своем роде. Точно такие же рекомендации Минфин давал в своих Письмах и ранее.

Например, в Письме от 04.09.2007г. №03-03-06/1/640 и в Письме от 14.01.2009г. №03-03-06/1/15.

При том, что организации не должны в обязательном порядке руководствоваться рекомендациями Минфина, следует учитывать, что подтверждение обоснованности расходов соответствует общей концепции Налогового кодекса.

Таким образом, любая компания, учитывающая расходы ГСМ в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль, должна разработать и закрепить в учетной политике для целей налогового учета методологию определения расходов на ГСМ, подтверждающую их обоснованность.

При этом, если отклонение норм расходов ГСМ, установленных компанией, будет сильно отличаться (в большую сторону) от норм, установленных Минтрансом, в части этих расходов возникает налоговый риск по налогу на прибыль.

Ведь каждое транспортное средство имеет определенные технические характеристики, позволяющие определить, сколько топлива расходует тот или иной автомобиль при эксплуатации.

При проведении выездной налоговой проверки таким компаниям, с большой вероятностью, придется отстаивать свою позицию в суде.

Следует учитывать, что в настоящее время есть судебная практика по данному вопросу, поддерживающая налогоплательщиков.

Так, Определением ВАС РФ от 14.08.2008г. №9586/08, оставлены без изменений следующие выводы судов:

«Исследовав и оценив представленные доказательства по эпизоду, связанному с приобретением обществом горюче-смазочных материалов, суды, руководствуясь положениями статей 252, подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, сделали выводы о том, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов горюче-смазочных материалов в целях налогообложения прибыли, что произведенные затраты на приобретение горюче-смазочных материалов экономически обоснованы, документально подтверждены и правомерно включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, а налог на добавленную стоимость по приобретенным горюче-смазочным материалам обоснованно включен в состав налоговых вычетов в соответствии со статьями 169, 171, 172 Налогового кодекса.»

Кроме того, в Постановлении ФАС Уральского округа от 20.02.2008г. по делу №А60-8917/07, суд пришел к выводу, что применение норм расхода ГСМ, утвержденных Минтрансом РФ, является ошибочным, поскольку утвержденные нормы установлены как базовые в целях организации планирования поставки и контроля расхода топлива и масел и не предназначены для регулирования налоговых отношений.

Поскольку законодательством о налогах и сборах или в установленном им порядке не утверждены нормы затрат на содержание служебного автотранспорта, указанные затраты принимаются для целей налогообложения в суммах фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.

Такой же вывод сделан и в Постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.2008г. по делу №А09-3658/07-29, согласно которому Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом РФ, на которые ссылаются налоговые органы, носят рекомендательный характер.

Однако, не смотря на наличие положительной судебной практики, представляется разумным рекомендовать взвешенный и осмотрительный подход к признанию расходов на ГСМ в целях уменьшения налоговых рисков по налогу на прибыль организаций.

Учет ГСМ по путевым листам – 2019-2020 (далее - ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа» ;
• «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме» ;
• Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется .

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК» .

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье .

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

		Сумма, руб.	Операция (документ)
			Оприходован бензин (ТОРГ-12)
			Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 - 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Q н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Q н — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Полезная информация

Учет расходов на горюче-смазочные материалы на предприятии: особенности бухгалтерского учета

Горюче-смазочные материалы - одна из статей расходов на содержание автомобилей, мотоциклетной техники или спецтехники предприятия, по которой требуется вести учет в установленном порядке. Бухгалтер предприятия, компании, организации или учреждения в обязательном порядке сверяет данные выдачи, фактического расхода и остатка ГСМ каждый месяц.

Для этого используются различные методы и способы, которые допускаются в соответствии с Налоговым кодексом. Расчет может проводиться по усредненной стоимости купленных нефтепродуктов и технических жидкостей, по себестоимости остатков, ФИФО, ЛИФО. Утвержденный метод расчетов в обязательном порядке должен быть указан в соответствующем приказе.

На предприятии, имеющем на балансе , расходы на горюче-смазочные материалы относятся к«Материальным затратам». В бухгалтерском учете покупка ГСМ отражается в счете 10«Материалы» (для бензинового или дизельного топлива - субсчет 3«Топливо»).

Различают несколько вариантов местонахождения приобретенных горюче-смазочных материалов:

• На складах - это бензин, дизтопливо, пропан-бутан, моторные и иные масла, хранящиеся в складских помещениях.
• Оплаченные талоны на топливо - имеются талоны, по которым был получен бензин, дизельное топливо и прочее.
• Топливо в топливных баках транспортных средств, а талоны у водителя.

Чтобы упростить процедуру учета всех ГСМ для всего транспорта, стоящего на балансе предприятия, при ведении бухгалтерского учета применяются субсчета 2-го, 3-го порядка и т.д. В качестве примера: счет 10 «Топливо», субсчет «ГСМ на складе», субсчет «Дизельное топливо».

В бухучете расходы на ГСМ, связанные с использованием автомобилей, отражаются в различных счетах в зависимости от того, для чего выполнялась перевозка: грузоперевозки для собственных нужд или поставки товаров в дилерские центры, магазины, служебные пассажирские перевозки и прочее.

Пример расходов на ГСМ

Водитель легкового служебного автомобиля Быков Н.Г. в компании ООО «МебельПром», получил под предоставление отчета деньги наличными для приобретения горюче-смазочных материалов. Он предоставляет в бухгалтерию авансовые отчеты, отражающие реальные расходы на покупку, в качестве подтверждения также прикладываются первичные документы. Бензин списывается согласно путевым листам, которые сдаются в отдел бухгалтерии организации.

Для ведения количественно-суммового учета горюче-смазочных материалов компания «МебельПром» разработала и утвердила собственную форму лицевых карточек. Данные карточки открывают на каждого водителя компании.

На начало мая у водителя был остаток несписанного топлива в объеме 20 литров по цене 42 рубля за литр без учета НДС. 3 мая дополнительно было приобретено еще 20 литров бензина АИ-98 по цене 44 рубля за литр. По данным бортового компьютера автомобиля расход 1, 2 и 3 апреля составил соответственно 8, 11 и 11 литров.

В компании списание ГСМ осуществляется по скользящей средней себестоимости, рассчитываемой непосредственно на дату проведения операции.В бухгалтерском учете ООО «МебельПром» были выполнены проводки:

Дата	Приход			Расход			Остаток
			Стоимость			Стоимость			Стоимость
Остаток на 01.05

336 рублей - списано по нормам 8 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 1 мая.

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин АИ-98 в баке машины Быкова Н.Г.»:

462 рубля - списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 2 мая.

Дебет 10-3 Кредит 71 субсчет «Быков»

840 рублей - оприходовано 20 литров бензина на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету.

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин АИ-98 в баке машины Быкова Н.Г.»:

484 рубля - списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 3 мая.

Аренда транспорта

Транспортное средство или предоставляется во временное владение либо пользование на основании соответствующего договора, заключенного с физическим либо юридическим лицом. Обычно арендатор несет все расходы, вызванные эксплуатацией ТС, включая затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, технических жидкостей, других расходных материалов. По условию договора возможна смешанная оплата, включающая фиксированную арендную плату за пользование машиной или техникой и оплату расходов на содержание ТС. Вторая часть платы фиксированной не является и связана непосредственно с внешними факторами, техническим состоянием арендованного движимого имущества и т.д.

Если все расходы на эксплуатацию несет арендатор, то учет расходов на ГСМ в бухгалтерии выполняется аналогично ситуации с собственным транспортным средством, только машина учитывается не в основных средствах предприятия, а на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». В соответствии с Налоговым кодексом РФ при расчете налогов арендная плата относится к прочим расходам. Для арендатора не имеет значения - берется в аренду ТС у физического или юридического лица. Зато для арендодателя важен статус. Так, для физ. лиц машина или иное транспортное средство, спецтехника, сдаваемая в аренду, облагается налогом. По ЕСН также идут различия - арендуется ли ТС с водителем (оператором) или без него.

Так как машиной пользуется непосредственно организация, то на весь срок аренды выписывается путевой лист. Стоит отметить, что по статье 253 пункта 1 подпункта 2 Налогового кодекса РФ организация вправе включать потраченные денежные средства на содержание, техническое обслуживание и эксплуатацию основных средств и прочего имущества, включая движимое, используемого в производстве, в расходы по сниженному налогообложению. Это касается и топлива, масел и технических жидкостей, приобретаемых для автомобиля, взятого в аренду.

Арендовать легковые, или спецтехнику выгодно в следующих случаях:

• Требуется проведение определенного рода работ, для которых приобретение машин или техники в собственность нецелесообразно с экономической точки зрения.
• Временный вынужденный простой собственного парка машин и техники при необходимости срочного выполнения работ - грузоперевозки по договору на поставку стройматериалов, выполнение строительных, дорожно-ремонтных работ.
• Необходимость в проведении разовых работ - к примеру, требуется погрузчики, колесные бульдозеры на 1 смену.

Безвозмездное пользование транспортным средством: особенности отражения расходов по договору ссуды

Помимо собственных и арендованных машин возможно получение ТС по договору безвозмездного пользования (ссуда). Одна сторона передает второй легковую, грузовую машину или самоходную спецтехнику. Вторая сторона должна вернуть ТС в оговоренные сроки в том же состоянии, в каком оно было получено, учитывая нормальный износ на протяжении всего срока эксплуатации. Передавать машину по ссуде может как собственник (физическое или юридическое лицо), так и лицо, уполномоченное действовать от имени собственника.

Договор ссуды предполагает возврат не такого же, а того же транспортного средства. Поэтому при заключении договора детально указываются все сведения о машине или технике - номера агрегатов, техническое состояние и прочее. В соответствии с Гражданским кодексом организация не может передать транспорт учредителю, руководителю и другим лицам на руководящих, контролирующих должностях в этой же организации.

По ссуде все расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание, диагностику, ремонт и сервис автомобиля несет непосредственно ссудополучатель, хотя отдельные условия стороны могут указать в договоре. Опять же, расходы ссудополучателя на перечисленные выше операции способствуют уменьшению налогов на прибыль. Аналогично с арендой, расходы на топливо и другие горюче-смазочные материалы несет непосредственно предприятие, выступающее в роли ссудополучателя.

Для налоговой отчетности ссуда относится к безвозмездно оказанным услугам, и указывается во внереализационных доходах. Организация сама определяет стоимость с учетом рыночной стоимости аренды аналогичного по марке, модели, классу, году выпуска и техническому состоянию транспортного средства.

Выплата компенсаций сотрудникам за пользование личным авто для работы

Сотрудники предприятия или организации, компании в соответствии с условиями и соглашением с руководителем могут использовать личный транспорт в служебных целях. Так технологу предприятия для контроля производственного процесса необходимо совершать поездки в отдельные цеха, заводы, расположенные в пределах города, в соседних города или областях. Или менеджеру для оценки эффективности труда либо решения организационных, коммерческих вопросов регулярно приходится ездить по филиалам, супермаркетам сети или магазинам, принадлежащим компании. В таких случаях сотрудник имеет право на компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией личной машины в служебных целях.

Нередко встречаются ситуации, когда размер выплаты складывается из установленной Правительством Российской Федерации нормы и расходов на топливо. Естественно, такой подход не отражает реальных затрат, которые несет работник при эксплуатации собственной машины не в личных целях. Нормативно компенсация включает в себя расходы на пользование машиной (износ, ГСМ, техобслуживание, сервис, ремонтные работы, шиномонтаж).

Компенсация выплачивается только, если непосредственная деятельность (прямые обязанности по трудовому договору) сотрудника связана с регулярными поездками по работе. В противном случае требовать компенсировать понесенные расходы работник не имеет права, если не сможет доказать, что ТС использовалось в служебных целях.

Порядок выплат компенсаций и другие моменты, связанные с возмещением расходов, изначально были указаны в письме Минфина РФ от 21.07.1992 № 57. За прошедшее время нормы выплат существенно изменились, но общие положения остались действующими, поэтому бухгалтерам предприятий, компаний и организаций, практикующих выплату компенсаций, настоятельно рекомендуется ознакомиться с данным документом.

Сумма, выплачиваемая сотруднику, напрямую зависит от того, как часто личная машина применяется для разъездов в служебных целях. В эту сумму включаются все расходы, которые несет владелец транспортного средства - не только бензин или дизельное топливо, пропан-бутан, но и моторное, трансмиссионное масла, технические жидкости, проведение техобслуживания (плановое ТО1, ТО2 и т.д.) и сервиса.

Соответственно, для расчета выплачиваемой компенсации используется следующая формула:

Ск = А + Т + ТО + Р

• Ск - общая сумма компенсации,
• А - амортизация или износ автомобиля, соответствующий пробегу (физический износ агрегатов, узлов и деталей машины на 1 км пути),
• Т - непосредственно стоимость бензина или дизтоплива, а также группы горюче-смазочных материалов,
• ТО - стоимость технического обслуживания конкретного авто с учетом марки, модели, модификации и года выпуска,
• Р или ТР - ремонт/текущий ремонт (стоимость ремонтных работ для устранения поломок, дефектов или неисправностей, повреждений, возникших в ходе служебного пользования ТС).

Компенсация начисляется на основании соответствующего приказа руководителя предприятия, компании.

Отметим, что компенсация:

• Начисляется каждый месяц в фиксированной сумме без учета календарных дней.
• Не начисляется, если в заданный период времени сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и личный автомобиль для служебных целей не использовался.

Объективную сложность в расчете выплачиваемой компенсации представляет определение степени интенсивности пользования личным транспортом. Так, работник может указать определенный расход топлива и пройденный километраж при служебной поездке, но заехать на обед или по другим личным делам. Соответственно, вычислить, какие расходы понес владелец ТС именно на поездку по служебным, а какие - по личным целям, не представляется возможным.

Как вариант, на предприятии можно утвердить разъездную ведомость или её аналог, по которой можно будет судить о реальных затратах на эксплуатацию и обслуживание личной машины, используемой для рабочих поездок.

Для предприятия денежные средства, выплачиваемые в виде компенсации, относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для сотрудника компенсация в пределах установленных норм подоходным налогом не облагается, хотя налоговые органы относятся к этому вопросу иначе.

Расходы на горюче-смазочные материалы одновременно с выплатой компенсации не учитываются при расчете налога на прибыль, так как личный автомобиль не относится к служебному транспортному средству.

Ведение учета ГСМ в «1С: Бухгалтерия 8.3»: основные способы и тонкости операций

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в компании ведется с использованием автоматизированных программных комплексов «1С». Рассмотрим подробнее, как учитываются расходы на ГСМ в бухучёте в «1С: Бухгалтерия 8.3». Для этого выделим основные этапы для приобретения и списания горюче-смазочных материалов за наличные и для учета топлива по путевым листам.

Приобретение/списание за наличные

При учете ГСМ в «1С: Бухгалтерия 8.3» отражают 3 операции: выдача наличных работнику на покупку топлива, оприходование и списание по путевым листам.

• Выдача денег . Для выдачи необходимо оформить денежные средства в подотчет. Для этих целей во вкладке «Банк и касса» выбираем «Кассовые документы» и потом «Выдача». В качестве вида операции следует указать «Выдача подотчетному лицу». Заполняются все поля формы, в том числе автоматически (значения берутся из справочников). По завершению заполнения традиционно осуществляется проводка («Провести») с формированием Расходного кассового ордера и сама проводка. Печатную форму РКО можно получить, нажав на кнопку «Печать».
• Оприходование . Работник получил деньги, купил на них ГСМ и предоставил в бухгалтерский отдел авансовый отчет. Теперь необходимо оприходовать бензин в программе. Во вкладке «Касса и банк» следует перейти в «Авансовый отчет». Далее создается отчет с указанием подотчетного лица, других данных, включая сведения из «Выдачи денег». Во вкладке товары выбирается созданная до этого позиция (например, «Бензин АИ-98»). Счет учета - 10.03. В зависимости от того, как и кем была совершена продажа и покупка бензина, указывается 18% НДС или без налога на добавленную стоимость. При необходимости после проведения документа можно ознакомиться с бухгалтерскими проводками, формируемыми автоматически.
• Списание . Операции по списанию проводят в соответствии с заполненными путевыми листами. Оптимальным вариантом для этого является использование готового документа «Требование-накладная», а не «Операция, введенная вручную». Необходимо перейти в «Производство», а затем создать новый документ. Далее заполняется стандартная форма. Единственное, что в «Материалах» потребуется добавить требуемые ГСМ, указать количество по путевому листу и счет (Топливо - 10.03). Не забудьте заполнить все поля вкладки «Счет затрат».

Учет по топливным картам

Если предприятие покупает бензин или дизельное топливо по топливным картам, то процесс учета ГСМ будет иным, чем при приобретении за наличные. Бухучет горюче-смазочных материалов выполняется в следующей последовательности:

• Предоплата . Предварительно потребуется осуществить предоплату продавцу (поставщику) бензина или дизтоплива. Перейдите в раздел «Банковские выписки» вкладки «Банк и касса» и нажмите «Списание» для того, чтобы списать требуемую сумму с расчетного счета.
• Топливная карта . Поступление топливной карты осуществляется посредством документа «Поступление» в «Покупках». Создается новый документ «Поступление товаров» с указанием данных по документации поставщика. Далее необходимо добавить номенклатуру «Карта топливная» и указать данные по поставщику и топливу. При проведении операций с НДС проводится регистрация и последующая проводка документа.
• Принятие горюче-смазочных материалов . Обычно ближе к последним числам месяца поставщики указывают данные о поставленном по факту бензине или дизтопливе. Принятие ГСМ осуществляется посредством «Поступления товаров» по счету 10.03 с указанием всех реквизитов поставщика.
• Списание . По путевым листам выполняется списание на расходы в соответствии с израсходованным бензином. Если бензин списывается на иные нужды, отличные от производственных, то операция проводится аналогичным образом, но счет будет 91.02.
• Контроль остатков . Учет оставшегося топлива выполняется посредством оформления ОСВ из закладки «Отчеты». ОСВ формируется по заданным параметрам.

Важность учета топлива на предприятиях

В рыночных условиях при высокой конкуренции в большинстве сфер деятельности определяющим фактором становится не только качество товаров или услуг, но и их стоимость. Себестоимость продукции или оказываемых услуг с использованием (легковых, грузовых авто, спецтехники) напрямую зависит от рационального использования материальных ресурсов, а именно - горюче-смазочных материалов.

Расход бензина или дизельного топлива, моторного масла, а также масла в гидравлике машин и спецтехники, проведение регулярного техобслуживания и текущего ремонта авто требует затрат, которые учитываются на предприятии и отражаются при ведении бухгалтерского, налогового учета. Наличие ошибок в отчетной документации, несоответствии бухгалтерских проводок реальным расходам на горюче-смазочные материалы приводит к снижению эффективности деятельности предприятия, проблемам с бухучетом, налогообложением.

Контроль осуществляется как по закупленному топливу, так и фактически истраченному с учетом путевых листов. Именно путевые листы остаются эффективным способом отслеживания полученного и израсходованного бензина, дизельного топлива при пользовании транспортным средством непосредственно в служебных, а не личных целях.

Необходимо проводить объективную оценку расходов на ГСМ с учетом всех факторов. Так, нормы расхода бензина или дизтоплива составляются с учетом дорожных, климатических условий, особенности поездок (грузоперевозки, пассажирские перевозки), специфики движения (в условиях города с частыми пробками, светофорами, на трассе, в смешанном цикле). Общий расход топлива включает не только израсходованный бензин на пробег, но и топливо на транспортные работы, обкатку машины после проведения ремонта и техобслуживания. Зимой учитываются надбавки, поскольку реальное потребление топлива возрастает.

Группа горюче-смазочных материалов включает в себя:

• Топливо - бензин, дизтопливо, пропан-бутан, метан.
• Масла - моторное, трансмиссионное, ГУР и другие.
• Пластичные смазки , используемые для деталей, узлов и агрегатов ТС.
• Тормозная жидкость .
• Охлаждающие и другие технические жидкости , необходимые для работы систем, узлов и агрегатов автомобиля, специальной техники.

Помимо топлива все указанные выше ГСМ меняются или доливаются при каждом техническом обслуживании. По завершению текущего ремонта (ТР) также потребуется замена тех или иных ГСМ. Реже требуется доливка жидкостей и масел в процессе эксплуатации - в зимний период или в случае, когда возрастает интенсивность пользования транспортным средством.

Объем работ по техобслуживанию и текущему ремонту напрямую зависит от пробега транспортного средства или спецтехники, климатических, дорожных условий, года выпуска и фактического износа машин. Если для легковых автомобилей, используемых в личных целях, периодичность проведения ТО регламентируется заводом-изготовителем и является постоянной величиной (каждые 12 месяцев или 15 000 км пробега), то для автопарка на балансе предприятия, включающего также и спецтехнику, обязательно применяют корректирующие коэффициенты - категории условий работы и природно-климатических условий.

От своевременного и полноценного техобслуживания зависит исправность техники, машин. Все расходы на проведение ТО и ТР, покупку соответствующих горюче-смазочных материалов также отражаются при ведении учета в организации.

Логично, что полностью до нуля бензин в баке ни один водитель, работающий на предприятии, использовать не будет - в противном случае это чревато проблемами и неисправностями топливной системы, системы подачи топлива и других систем, агрегатов. Оставшееся в баке топливо относится к переходящему на следующий учетный период остатку, который отражается в субсчете «Бензин в баках авто».

Обратите внимание , что различие стоимости затрат по горюче-смазочным материалам в бухгалтерском и налоговом учете для налогоплательщиков по ПБУ 18/02 чревато налоговыми обязательствами.

Грамотно организованный, соответствующий действующим нормам и требованиям Налогового, Гражданского, Трудового кодекса РФ учет расходов на горюче-смазочные материалы - один из основных факторов успешного ведения материально-хозяйственной деятельности предприятия. И от того, как осуществляется бухучет ГСМ, во многом зависит эффективность содержания и эксплуатации собственного автопарка или парка техники, арендованных или полученных в безвозмездное пользование машин, спецтехники.

Нередко возникают ситуации, когда по производственной необходимости работник вынужден использовать свое имущество. Чаще всего речь идет об использовании машины. Причем работодатель обязан это компенсировать: оплатить амортизацию и другие затраты. Как сделать это максимально эффективно?

Законодательная база

Не многие вообще понимают, что значит оплата ГСМ и компенсация использования личного транспорта. И работодатели с успехом этим пользуются. Хотя их обязанность компенсировать сотруднику затраты закреплена статьей 188 Трудового кодекса. Однако, как будет видно ниже, ее использование - не лучший вариант. Гораздо больше полезной информации содержат Гражданский и Налоговый кодексы. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами, которые они дают, нужно правильно подойти к вопросу.

Как все происходит на практике?

Часто сотрудника ставят перед выбором: или едешь за 300 км в другой город по жаре на автобусе, или езжай на своей машине. Ему и в голову не приходит, что расходы за оплату ГСМ и не только могут и должны быть ему компенсированы. Предприятия используют юридическую неграмотность работников. Большинство не знают, что такое оплата ГСМ на работе и компенсация затрат.

Кстати, это касается не только автомобиля, но и любого другого личного имущества, которое сотрудник использует при выполнении своих служебных обязанностей. Просто личный транспорт используют чаще всего. Соответственно, и оплата ГСМ сотрудникам за счет работодателя - это норма. Хотя и не все работодатели согласны платить.

Пара примеров

С этим сталкивался каждый, кто хоть раз пытался работать торговым представителем. Еще один пример, где сотрудники чаще всего используют собственный транспорт - такси. Чтобы получить компенсацию, использовать автомобиль или другое имущество работник должен только с ведома и разрешения руководства. Причем все должно быть оформлено документально.

Оплата ГСМ сотрудникам - что это?

Часто ответа на этот вопрос не знают даже работники бухгалтерии, что уж говорить о рядовых сотрудниках. Многие считают, что ГСМ - это только или солярка. Это не совсем так. На самом деле, к горюче-смазочным материалам (ГСМ) относят еще много чего:

• масла;
• тосол - в зимнее время;
• другие необходимые расходники.

Соответственно, оплата ГСМ включает в себя не только затраты на топливо.

Как оформить все официально?

Есть 3 способа оформить свои договоренности с работодателем:

• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• договор аренды автомобиля;
• договор на оказание

Каждый из них имеет свои плюсы и минусы. Ниже рассмотрим их подробно.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Самое простое - заключить с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако проще - не значит эффективнее: получить оплату ГСМ за счет работодателя сотрудникам будет непросто. Ниже приведен пример такого соглашения.

Там должны быть четко прописаны:

• марка и характеристики транспортного средства;
• сумма ежемесячной компенсации и затраты, которые также компенсирует работодатель: оплата ГСМ, текущий и капитальный ремонт, диагностика и ТО, страховка;
• сроки, в которые должен быть предоставлен отчет о фактически понесенных затратах;
• сроки, в которые работодатель компенсирует затраты сотруднику.

Сотрудник должен часто ездить по заданию руководства, либо разъездной характер работы предусматривает выполнение им своих служебных обязанностей. Ведь по закону оплата ГСМ при использовании личного транспорта, как и компенсация других расходов, возможна только при наличии производственной необходимости.

Ежемесячно сотрудник сдает отчет о своих поездках, где указывает:

• дату поездки;
• время выезда и возвращения;
• пункт назначения;
• цель поездки.

Кроме того, этот документ в обязательном порядке должен содержать дату составления и подпись сотрудника.

Плюсы и минусы дополнительного соглашения

Компенсация затрат работника в рамках трудового договора выгодна прежде всего работодателю. Ведь всегда можно ограничить ее размером, предусмотренным постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002 года: 1200 рублей - для автомобилей с объемом двигателя менее 2000 см 3 и 1500 рублей - для автомобилей с объемом двигателя более 2000 см 3 .

Однако такая компенсация вряд ли устроит сотрудника - при нынешних ценах на бензин уложиться в нее почти невозможно. Соответственно, работодателю приходится идти на компромисс и заключать договор аренды или договор оказания транспортных услуг либо платить из собственного кармана - нивелировать компенсацию за счет снижения налогов не получится.

Как сдать автомобиль в аренду?

В этом случае отношения сторон будут регулироваться Гражданским кодексом. На практике чаще используется аренда без экипажа. Ниже вы можете видеть типовой договор.

В договоре аренды обязательно нужно указать:

• характеристики автомобиля: марка, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный номер;
• условия субаренды - желательно запретить работодателю сдавать автомобиль кому-либо другому;
• другие договоренности - кто и в какие сроки проводит ТО, кто оплачивает расходники и текущий ремонт, для каких целей может использоваться автомобиль - например, только пассажирские перевозки.

Заключая договор аренды, нужно понимать, что вы тем самым передаете свой автомобиль компании пусть во временное, но пользование. В то время как в рамках трудового договора автомобиль можете использовать только вы.

Поэтому в договоре аренды нужно оговорить, как именно работодатель может использовать вашу машину. В противном случае не удивляйтесь тому, что вас заставят перевозить различные грузы или какой-то мусор - ведь владеет машиной, пусть и временно, теперь компания.

Важно: обязательно зафиксируйте в договоре на момент сдачи в аренду.

Часто возникает проблема с тем, что стороны не знают, как прописать в договоре аренды оплату ГСМ. Спорят по этому поводу даже юристы. Расчет оплаты ГСМ ведут на основании путевых листов - по фактическому километражу. Для этого существуют специальные нормы, на основании которых и проводят списание.

Эксперты все-таки рекомендуют заключать договор аренды автомобиля с оплатой ГСМ. Однако это - по договоренности. Если арендой оплата ГСМ не предусмотрена, заключают отдельный договор на оплату ГСМ с поставщиком, а водителю выдается топливная карта с определенным лимитом.

Также важно заранее оговорить другие нюансы: платит ли вам компания фиксированную сумму каждый месяц или оплата идет почасовая - в зависимости от фактически отработанного времени, кто и как оплачивает страховку.

Договор оказания транспортных услуг

Используется гораздо реже - в основном, если на личном транспорте осуществляется перевозка грузов. Представим компанию по организации квартирных переездов. Вместо того чтобы приобретать автомобиль или брать его в аренду, она могла бы заключить с грузчиком, имеющим в собственности нужный автомобиль, договор на оказание транспортных услуг.

Таким образом, грузчик выполнял бы свои непосредственные обязанности (погрузку и разгрузку) в рамках трудового договора. И уже в частном порядке оказывал бы услуги по перевозке этих грузов из точки А в точку Б. Однако для этого ему пришлось бы оформить ИП, ведь предпринимательская деятельность без регистрации в РФ запрещена.

Как собственнику авто оптимизировать налоги?

Для сдачи авто в аренду или оказания транспортных услуг работнику потребуется оформить ИП. Строго говоря, сдать свой автомобиль в аренду он может, не будучи предпринимателем. Однако если таких автомобилей несколько, то оформить ИП все-таки придется. Кроме того, в этом случае он платит меньший налог - 6 % на УСН-доходы, вместо 13 % НДФЛ. Однако с его официальной зарплаты по-прежнему удержат НДФЛ 13 %.

Тут есть еще один важный нюанс. Независимо от результатов деятельности ИП должен заплатить страховые взносы, даже если у него нет наемных сотрудников. Сумма фиксирована и в 2018 году составляет 32385 рублей. Однако если доход ИП превышает 300 000 рублей в год, то взимается дополнительный платеж 1 % от разности «доход минус 300 000 рублей».

Однако сумма страховых взносов не может превышать определенной величины. В 2018 году это 212 360 рублей в пенсионный фонд (эти деньги «не пропадают», а идут на формирование будущей пенсии предпринимателя) и 5 840 рублей в виде взносов на медицинское страхование. В совокупности страховые взносы для ИП не могут превышать 218 200 рублей в год.

На первый взгляд, страховые взносы - это ненужные дополнительные расходы. Но так ли это на самом деле? Не совсем. Дело в том, что ИП имеют право уменьшить авансовый платеж по УСН "Доход" на суммы уплаченных страховых взносов. Таким образом, при сдаче авто в аренду налог можно не платить вовсе (сумма налога вряд ли превысит уплаченные взносы), причем совершенно законно. А основная часть уплаченных взносов идет на вашу же будущую пенсию.

Важно: статус ИП и УСН не освобождает предпринимателя от уплаты транспортного налога. Его придется заплатить в любом случае. А вот налог на имущество в этом случае платить не надо.

Пример того, как ИП повышает доход от сдачи авто в аренду

Представим, что Иван сдал свой автомобиль ООО «Ромашка», сотрудником которого он является, за 100 000 рублей в месяц. При этом фирма берет на себя текущий и капитальный ремонт машины, а также оплату ГСМ и прочих расходников.

Не оформляя ИП, в год сотрудник получил бы «на руки» всего 1 044 000 рублей. Работодатель, выступая налоговым агентом Ивана, самостоятельно удержал бы с этой суммы 13 % НДФЛ. В то же время, оформив ИП на УСН "Доход", Иван заплатил бы следующие налоги:

• страховые взносы в ПФР: 32385 + 1 % × (100 000 × 12 - 300 000) = 41385 рублей;
• страховые взносы на медицинское страхование: 5840 рублей;
• УСН 6 %: 100 000 × 12 × 6 % - 41385 - 5840 = 24775 рублей.

Соответственно, его чистый доход составил 100 000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775 = 1 128 000 рублей. Причем 41385 рублей пошли бы на будущую пенсию Ивана, а не в казну государства. Таком образом, экономия на налогах составила бы 125 385 рублей в год. Или чуть больше 10000 рублей в месяц.

Кроме того, в первом случае Иван платит НДФЛ сразу. Фактически, он этих денег даже не видит - налог за него перечисляет работодатель. Во втором Иван получает «на руки» всю сумму. И только затем платит налоги. Причем он может распределять их как ему угодно в течение года - главное, заплатить все не позднее 31 декабря.

Возможность управлять сроками уплаты налогов дает существенное преимущество. Допустим, Иван решил равномерно распределить налоговую нагрузку и каждый квартал выплачивать положенную сумму.

Таким образом он может дополнительно освободить следующие суммы:

• январь - 100 000 × 13 % = 13000 рублей;
• февраль - 100 000 × 13 % +13000 = 26000 рублей;
• март - 100 000 × 13 % + 13000 + 13000 = 39000 рублей.

До конца марта он может использовать эти деньги по своему усмотрению. И только затем заплатить соответствующий платеж по страховым взносам, уменьшив тем самым авансовый платеж по УСН "Доходы".

На первый взгляд кажется, что суммы небольшие. Но стоит Ивану увеличить доход в 10 раз - сдать в аренду несколько машин или вместо аренды выбрать лизинг, экономия станет внушительной.

Как предприятию сэкономить на налогах?

Если предприятие находится на ОСН (общая система налогообложения) или УСН "Доходы минус расходы" (один из видов упрощенной системы налогообложения), то затраты на аренду автомобиля, оказание транспортных услуг или выплату компенсации в рамках трудового договора могут быть учтены для уменьшения налогооблагаемой базы. Правда, в последнем случае для легковых автомобилей сумма вычета ограничена законодательно.

В случае аренды автомобиля на ОСН, в зачет расходов идет не только арендная плата, но также:

• ГСМ и другие расходники;
• проведение текущего и капитального ремонта авто;
• ТО, мойка, оплата парковки и стоянка для машины;
• страховка;
• оплата труда водителя.

Причем расходами, уменьшающими налогооблагаемую базу, признаются только документально подтвержденные затраты. При этом они должны быть экономически обоснованы.

Важно: предприятие не является собственником арендованного автомобиля, а значит, и не обязано платить имущественный и транспортный налоги.

Доходы бизнеса обычно существенно превышают расходы на аренду автомобиля. Соответственно, за счет уменьшения налога на прибыль можно с лихвой компенсировать все фактически понесенные затраты.

Подведем итоги

Статья 188 Трудового кодекса обязывает работодателя компенсировать сотруднику использование личного транспорта в служебных целях. Если такое использование предполагается эпизодически, достаточно просто заключить соответствующее допсоглашение к трудовому договору и вовремя сдать отчет.

Однако если работник без использования личного транспорта не может выполнять свои обязанности и вынужден пользоваться своей машиной в служебных целях постоянно, эта компенсация не сможет покрыть большую часть фактически понесенных затрат. Разве что только за счет прибыли предприятия. Использовать такую компенсацию для уменьшения налога на прибыль организация сможет только в установленном законом размере, что не покроет и десятой части фактических затрат.

Соответственно, такой подход не выгоден ни работнику, ни предприятию. И все из-за особенностей налогообложения: работник как частное лицо платит слишком большой НДФЛ, а предприятие не может в должной мере оптимизировать налоги. Гораздо выгоднее для обеих сторон заключить договор аренды или оказания транспортных услуг (если предполагается перевозка других пассажиров или грузов).

Только в этом случае сотруднику придется оформить ИП - процедура не сложная и не занимает много времени. Некоторые думают, что, став ИП, они не смогут работать по трудовой как частное лицо. Однако на самом деле это возможно - закон не запрещает.

06.03.2018

ГСМ – это «горюче-смазочные материалы», различная продукция, изготовленная из нефти. Эти товары относятся к разновидности промышленных, поэтому их реализация выполняется исключительно специализированными компаниями.

Изготовление всего, что относится к ГСМ, происходит в строгом соответствии принятым нормами и требованиям. Поэтому каждая партия должна обязательно сопровождаться документацией с результатами лабораторных исследований, подтверждающей ее качество.

Сегодня довольно просто. В целом, в понятие горюче-смазочных материалов входит обширный список продуктов нефтепереработки, использующихся в качестве:

• Горючего – бензин, дизель, керосин, попутный нефтяной газ.
• Смазочных материалов – масла для моторов и трансмиссий, а также пластичные вещества.
• Технических жидкостей – тосол, антифриз, тормозная жидкость и так далее.

Горюче-смазочные материалы – продукты, получаемые в результате перегонки нефти

Виды топлива, относящиеся к ГСМ

Так, как из всего, что относится к горюче-смазочным материалам, большая часть является топливом, остановимся на его видах подробнее:

• Бензин . Обеспечивает работу двигателей внутреннего сгорания. Отличается быстрой воспламеняемостью, которая в механизмах совершается в принудительном порядке. При выборе нужного горючего следует руководствоваться такими характеристиками, как состав, октановое число (влияющее на детонационную стабильность), давление паров и пр.
• Керосин . Изначально выполнял осветительную функцию. Но наличие особенных характеристик сделали его основным компонентом ракетного топлива. Это высокий показатель испаряемости и теплоты сгорания , хорошая переносимость низких температур, уменьшение трения между деталями. Учитывая последнее свойство, его часто используют также как смазку.
• Дизтопливо . Главными его разновидностями являются маловязкое и высоковязкое топливо. Первое применяется для грузового транспорта и другой быстроходной техники. Второе – для низкооборотистых двигателей, например, промышленного оборудования, тракторов и т.д. Доступная , низкая взрывоопасность и высокий КПД делают его одним из самых востребованных.

Природный газ в жидком состоянии, также используемый для заправки автомобилей, не является продуктом переработки нефти. Поэтому, согласно принятым стандартам, он не относится к ГСМ.

Три основных вида топлива, относящиеся к ГСМ

Смазочные масла как разновидность ГСМ

Что означает ГСМ, когда речь заходит о маслах? Этот нефтепродукт является неотъемлемым элементом любого механизма, поскольку его основная задача – уменьшение трения между частями машин и их защита от износа. По консистенции смазки делятся на:

• Полужидкие.
• Пластичные.
• Твердые.

Их качество зависит от наличия в составе присадок – дополнительных веществ, улучшающих эксплуатационные характеристики. Добавки могут улучшить как один, так и несколько показателей сразу. Различают, например, противоизносные или же моющие, оберегающие запчасти от наслоения отложений.

Особенности состава добавок к моторному маслу

По способу изготовления масла делятся на:

• Синтетические.
• Минеральные.
• Полусинтетические.

Последние являются симбиозом веществ, полученных искусственным путем с натуральными результатами нефтепереработки.

Чтобы сразу становилось понятно при взгляде на любую упаковку ГСМ, что это такое, каждый продукт имеет свою маркировку. По ней определяют, для каких целей он предназначен. В эти показатели входит качество, вязкость, наличие присадок, соответствие определенному времени года.

Разновидности ГСМ от тюбиков со смазкой до бочек с топливом

В этой статье мы осветили, что такое ГСМ, расшифровали аббревиатуру и рассказали, для чего применяются те или иные продукты. Предоставленной информации будет достаточно в качестве ознакомительного материала.

Чтобы более подробно узнать о том, что такое горюче-смазочные материалы и какие из них лучше всего подойдут для поставленных целей, обращайтесь к специалистам компании «Аммокс».